Однодневные командировки

Что учесть и как оформить?

Поскольку однодневная командировка отличается от одной из нескольких дней только на время пребывания сотрудника в дороге, она оформляется в обычном порядке, легализованном Положением о деловых поездках (Постановление Правительства № 749 от 13.10.2010 г. / 08).

По пункту 11 этого документа понятно, что однодневный законодатель называет командировкой, из которой сотрудник может каждый день возвращаться к месту постоянного проживания.

Работодатель должен самостоятельно определить целесообразность такой реституции для работника с учетом:

• удаленность от места выполнения служебного задания;
• реальная возможность воспользоваться транспортом для возврата в тот же день;
• объем и сложность оказания услуги.

также необходимо учитывать, что сотрудник должен явиться в службу отдохнувшим на следующий день, а значит, он должен успеть выспаться.

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

1. Оформление заказа на командировку. Здесь указываются период, цель поездки, порядок оплаты, согласно LNA по служебным командировкам компании, и другая информация, необходимая для персонала, службы бухгалтерского учета для учета и расчета командировочных.
2. Выдача предоплаты бизнес-путешественнику — наличными или по безналичному расчету на карту, согласно LNA.

Хотя это не обязательно, многие компании ведут журналы поездок, что особенно важно, если организация большая и некоторые сотрудники постоянно находятся в командировках. Процедура, санкционированная LNA, может также предусматривать выдачу служебного задания даже на один день.

Учитываются ли суточные за однодневную поездку, если квитанция такси в аэропорту датирована следующим днем?

Если будет отправлен внешний работник, работающий неполный рабочий день, то такую ​​ситуацию также лучше спрогнозировать в LNA. Как правило, ваше письменное согласие требуется на однодневную командировку (а также на несколько дней); от компании — справка о направлении в командировку. Путешественнику приходится решать производственные задачи на основном рабочем месте, например брать на это время выходной.

В табеле рабочего времени однодневная командировка обозначается буквой «К» или «06».

После возвращения сотрудник, как правило, представляет предварительный отчет с приложением первоисточников о понесенных расходах.

Важно! Беременных нельзя даже отправлять в однодневные командировки; иметь детей до трех лет — только с их согласия; родитель (опекун), воспитывающий ребенка; сотрудники, ухаживающие за больными родственниками; заключившие ученический договор, помимо целей ученичества (статьи 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник сообщает о потраченных деньгах. Для этого заполните авансовый отчет, к которому вы приложите документы, подтверждающие расходы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтвержденные расходы не подлежат возмещению, но если вы решите их компенсировать, вы сохраните НДФЛ на уровне 13 %. Нет необходимости документировать ежедневные расходы, их нужно включать в авансовый отчет отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда сотрудник не внес предоплату и потратил больше. Например, ему пришлось остаться на пару дней и оплатить проживание в гостинице из собственного кармана. Компенсируйте эти расходы и доплачивайте за 2 дня в сутки.

Если же он не потратил все деньги, он их возвращает.

Ограничения направления в командировки

Кого нельзя направлять в командировки

запрещается отправлять в командировки:

• Беременные женщины (статья 259 ТК РФ);
• Работники моложе 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
• Лица, с которыми заключен ученический договор, — в командировках, не связанных с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В каких случаях потребуется письменное согласие работника

Следующий круг лиц может быть отправлен в командировку только с их письменного согласия:

• Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга (ст. 259 ТК РФ);
• Работники с детьми-инвалидами (ст. 259 ТК РФ);
• Работники, осуществляющие уход за больными членами их семей на основании медицинской справки (ст. 259 ТК РФ);
• Отцы, воспитывающие детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Ограничения для иностранных работников

Временно проживающие и временно проживающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность за пределами субъектов Российской Федерации, на территории которых выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (пп. 4.2 и 5 из 13 Правил). Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Общий максимальный срок трудоустройства иностранцев отдельных профессий за пределами субъекта Российской Федерации, на территории которого было выдано разрешение на работу, при отправке в командировку устанавливается Приказом Минздрава России. Социальное развитие Российской Федерации от 28 июля 2010 г. N 564н:

• для временного пребывания — максимум 10 календарных дней в течение срока действия разрешения на работу;
• для временных резидентов — максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
• для высококвалифицированных специалистов — 30 календарных дней в году в течение срока действия разрешения на работу.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные компенсируют неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день деловой поездки, начиная со дня посадки в самолет и заканчивая днем ​​вашего возвращения в город. Деньги можно потратить где угодно: в музеях, в кино или на пару коктейлей в баре.

Ежедневный выпуск перед увольнением сотрудника. Их размер определяйте сами — закон не устанавливает минимальных и максимальных ограничений. Но в день свыше 700 рублей в день для командировок в Россию и 2500 рублей в день для командировок за границу облагается НДФЛ в размере 13%.

Например, сотрудник уезжает на неделю в Москву. Вы платите 1000 рублей в сутки в сутки. Это больше лимита, поэтому НДФЛ облагается 300 рублей в сутки. За 7 дней командировки на 7000 суточных необходимо удержать и перечислить в налоговую инспекцию 273 рубля НДФЛ. Удерживайте его из следующей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения отчета о расходах — подробности об этом будут далее.

Возмещение расходов на проживание и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует гостиницу, компенсируйте ему расходы перед отъездом в командировку. По своему усмотрению вы можете компенсировать дополнительные услуги отеля: стоимость еды, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Попросите их оставить билеты и взять чек или квитанцию ​​в отеле. Это потребуется для подтверждения расходов.

По согласованию с сотрудником вы можете компенсировать другие расходы, например, на визу или паспорт.

Зарплата

Заработная плата выплачивается только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается исходя из средней дневной заработной платы. Для расчета средней дневной заработной платы разделите заработную плату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество дней, проработанных в течение этого периода.

Оплата командировок

Как оплачивается время командировки

На период командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 168 ТК РФ)

Средний заработок удерживается за все рабочие дни по графику, установленному в направляющей организации (п.9 Положения о технических условиях направления работников в командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):

• на период нахождения сотрудника в командировке;
• целыми днями в дороге, даже во время вынужденной остановки.

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянной работы, необходимо оплачивать согласно средней заработной плате работника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в целом возмещаются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

• путешествовать;
• аренда жилья;
• суточные;
• прочие командировочные расходы, предусмотренные LNA, согласовываются с руководством.

При этом расходы на проживание по согласованию с работодателем будут возмещены, если работник останется вне места проживания в течение ночи (например, график транспорта таков, что он не успевает вернуться в дом и отдых накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то они не выплачиваются за однодневную командировку по России (Положение о деловых поездках, п. 11, п. 4). В локальном акте компании можно прописать специальную оплату за однодневные командировки, без использования термина «дневник». Этот платеж можно назвать «компенсацией», но при этом следует иметь в виду, что согласно ст. 217 НК РФ сумма более 700 рублей в сутки может быть признана доходом работника, а налоговые органы обяжут его начислять НДФЛ, взносы, начислять дополнительную прибыль на эту сумму командировочные расходы не принимаются.

В статье 217 Налогового кодекса РФ конкретно говорится о суточных, поэтому вопрос о том, считается ли компенсация в данном случае суточными и применяется ли к ней указанный лимит, является спорным. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь неоднозначна, однако есть Решение Президиума Высшего Арбитражного Суда п. 4357/12 от 11.09.12, который устанавливает, что суточные за один рабочий день, предписанные LNA, должны быть включены в расходы. Ведь в командировку работник отправляется по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

При однодневных поездках за границу необходимо выплачивать суточные, но половину дневной нормы, установленной организацией (Положение о деловых поездках, п. 20). Эти правила могут быть установлены для всех поездок за границу или могут быть установлены компанией в зависимости от страны пребывания. Суточный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, составляет 2500 рублей (уплачивается в валюте соответствующего государства).

Как оформить командировку: необходимые документы

Во-первых, компаниям, которые отправляют своих сотрудников в командировки, необходимо разработать правила поездок. Это местное постановление устанавливает размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных проездных документов входили служебные задания и проездные сертификаты. Но с 8 января 2015 года эти документы отменены. Теперь направление сотрудника в командировку осуществляется на основании правового акта (приказа, распоряжения) от работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Сотрудник направляется в командировку на указанный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно оформляется заказ (можно использовать бланк Т-9), в котором указывается вся информация, ранее включенная в проездной и в назначение услуги.

Сотрудник зачитывает приказ под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача ответственных средств осуществляется на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Также это может быть письменное заявление от прикомандированного сотрудника, в котором есть запись руководителя о сумме денег и сроке, на который она выдана, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как избежать ошибок в расчетах с ответственными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы, в ведомость посещаемости ставятся специальные отметки (код «К» или «06»).

Если сотрудник работал в этот день и уезжает в командировку вечером этого дня, в табель учета рабочего времени вносится код «I» и выплачивается заработная плата за этот день, так как на самом деле сотрудник был на работе работать в тот день.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, для субботы и воскресенья указывается код «К». Если сотрудник не приходит на работу по вторникам и путешествует по согласованию с работодателем, в табеле успеваемости также указывается код «К».

Документальное оформление командировок

Какие документы упоминаются в Положении о командировках

Документы и действия при отправке в командировку:

• Для отправки работника в командировку необходимо письменное решение работодателя (п. 3 Регламента командировок). Обычно это приказ об отправке сотрудника в командировку.
• При отправке в командировку сотрудник получает аванс наличными на оплату проезда и проживания, а также суточные на дополнительные расходы, связанные с пребыванием за пределами места постоянного проживания (п. 10 Правил деловых поездок)

По возвращении из командировки:

• По возвращении из командировки работник должен предоставить работодателю авансовый отчет о суммах, потраченных в связи с командировкой, и произвести окончательную выплату денежного аванса, выданного ему перед отъездом в командировку. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника (п. 26 Регламента командировок).

Документы, подтверждающие период фактического пребывания в командировке (п.7 Регламента деловых поездок):

• Основными документами, подтверждающими фактический срок пребывания сотрудника в командировке, являются проездные документы.
• Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, он должен составить служебную записку с указанием фактического срока пребывания в командировке и приложить документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту работы и возврат (может быть накладная, список маршрутов, накладные, квитанции, кассовые чеки и другие документы, подтверждающие маршрут перевозки).
• При отсутствии проездных документов срок пребывания в командировке подтверждается документами об аренде жилья по месту командировки (квитанция, гостиничный купон или иной документ, подтверждающий заключение договора на предоставление гостиницы услуги по месту командировки).
• При отсутствии проездных документов и документов на аренду жилья для подтверждения фактического срока пребывания в месте командировки потребуется напоминание от сотрудника и (или) иной документ, содержащий подтверждение стороны получатель о времени прибытия работника на рабочее место и ухода с рабочего места.

Какие формы документов использовать

Работодатель самостоятельно определяет, какие документы будут выдаваться для командировки (они должны быть закреплены в локальном нормативном акте организации).

вы можете использовать формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Итоговый список документов для оформления командировки

Документ	Обязательно или нет	Модуль
Заказ деловой поездки	Принудительный	Т-9 / Т-9а Форма работодателя
Назначение услуги	По желанию	Т-10а Форма работодателя
Напоминание сотруднику	Обязательно при отсутствии проездных документов	Свободная форма Форма работодателя
Меморандум с подтверждением принимающей стороны (проездной)	Обязательно при отсутствии проездных документов и документов на аренду жилья	Свободная форма Т-10 Форма работодателя
Ранний отчет	Принудительный	АО-1
Отчет о проделанной работе по сервисной деятельности	По желанию	Свободная форма Форма работодателя

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, средний заработок на день командировки остается у работника. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как рассчитать — всегда исходя из среднего заработка, или оплатить день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет однодневной поездки осуществляется в соответствии с Законодательным декретом от 24/12/07 о средней дневной заработной плате). Однако, если работник длительное время находился на больничном или по другой причине, указанной в ТК РФ, отсутствовал на работе в предыдущем году, рассчитывается его средний заработок по сравнению с действующей тарифной ставкой для месячной заработной платы она может быть меньше.

Затем работнику необходимо произвести доплату (письмо Минтруда № 14-1 / ООГ-7105 от 08.03.16). Чиновники настаивают на том, чтобы эту возможность для «раненых» сотрудников регистрировать в LNA.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник отправлен в однодневную командировку, годом ранее был в другом отпуске, поэтому взял отпуск за свой счет и к тому же заболел. Его средний дневной заработок составлял 1500 рублей. Среднесуточная сумма оплаты за месяц командировки, исходя из заработной платы сотрудника, составила 1600 рублей. Согласно Положению о командировках оплачиваются одни сутки отсутствия в командировке в размере 1600 рублей.

Если дневная заработная плата на тех же условиях ниже, например, до 1400 рублей, с работника начисляется 1500 рублей.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В расписании учтено рабочее время всех сотрудников. Отметьте дни поездки буквой «К» или цифрой «06».