Образец смены фамилии в трудовой книжке в 2022 году

Причины для изменения персональных данных

Обстоятельства изменения определяются законодателем. Граждане РФ старше 14 лет меняют данные самостоятельно при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий в случае изменений регулируются Федеральным законом от 15.11.1997 г. 143-ФЗ. Причины изменения:

1. Собственное желание. Чаще всего из-за трудного или противоречивого произношения или религиозных убеждений.
2. Свадьба. Фамилия исправляется при наличии документов о браке.
3. Расторжение брака. Замена — при предъявлении документов о расторжении брака.

ВАЖНО Помните, что при изменении личной информации трудовая книжка не заменяется!

Правила внесения данных

Основной причиной вступления остается брачный союз. Владелец книги должен предоставить работодателю документы, подтверждающие изменение титульного листа.

В качестве подтверждающих документов используются следующие документы:

• Паспорт, в котором заявитель фигурирует с новой фамилией.
• Свидетельство об изменении имени. Это необходимо при смене сотрудниками фамилии в трудовой книжке не при заключении брака, а по другим причинам.
• Доказательства, свидетельствующие о том, что брак был заключен или расторгнут.
• Копия акта, который необходимо заполнить в случае брака или развода.

Официально изменение персональных данных может быть подтверждено наличием всех этих документов или одного из них. Для внесения смены фамилии по браку в трудовую книжку работник должен подать заявление. Он оформляется на имя руководителя и отправляется в отдел кадров.

необходимо указать:

• текущая фамилия заявителя;
• факт его изменения;
• бывшее полное имя.

Приложите к заявлению копию своего паспорта. После подачи оформляется приказ об изменении фамилии сотрудника в связи с заключением брака.

Исправление фамилии в трудовой книжке

Работник также должен внести изменения в трудовую книжку. Порядок следующий:

• старая фамилия зачеркнута чертой;
• вводится новый;
• на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документальную основу.

Данный порядок установлен п. 2.3 Инструкции приказа Минтруда России от 10 октября 2003 г. 69 и п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.

Регистрация смены фамилии внутри обложки должна быть удостоверена подписью специалиста, осуществившего изменение, и печатью (при наличии).

СНИЛС

Также при смене фамилии нужно будет сменить страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. Он содержит личные данные гражданина, поэтому документ необходимо обновить. Речь идет о самой карте — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС работник может, обратившись в отдел ПФР самостоятельно или через работодателя. При обращении в орган ИПФ старый сертификат будет отозван, а взамен будет выдан новый.

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

ВАЖНО С 1 сентября 2021 года изменился порядок ведения и архивирования трудовых книжек: новое постановление Минтруда № 320н. Правило отменяет действие постановления правительства n. 225 от 16.04.2003 г постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994 г., п. 69 от 10.10.2003 г и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016 г. 2016. Кроме того, утверждены новые формы ТК и вкладыш к нему, но, в отличие от обновленной процедуры, измененные формы документов должны применяться только с 01.01.2023.

Перечень документов, в которых указано, как изменить фамилию, дату и другие сведения на титульном листе, установлен приказом Минтруда №125 от 21.07.2012. 320н от 19.05.2021г. Пункт 7 утвержденной им инструкции определяет перечень основных документов:

• заграничный пасспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке или его расторжении;
• документы, подтверждающие изменение (с указанием количества и даты).

Наличие этих документов позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудовую книжку сотрудника.

Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую

По словам сотрудника, кадровик не имеет права что-либо менять в ведении кадрового учета для конкретного сотрудника. Это регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2012 г. 225, который устанавливает общие положения по хранению и учету трудовой документации для сотрудников.

Работник должен предоставить подтверждающие документы в отдел кадров или индивидуальному предпринимателю:

• паспорт с новыми личными данными;
• свидетельство о браке или разводе, если на этом основании изменилась фамилия;
• если лицо по собственной инициативе изменило имя, отчество или фамилию — справка об изменении;
• в крайнем случае заменяющим документом, удостоверяющим личность, может быть паспорт или новые водительские права.

Ответственный менеджер по персоналу должен лично удостовериться, что представленные документы являются законными и дают возможность вносить изменения. Проверьте информацию, а затем решите сменить работу. Новые документы необходимо сделать ксерокопиями и хранить в личном деле сотрудника. Законодательство не регламентирует точные сроки и последовательность действий по внесению изменений в рабочие документы.

Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написания заявления об изменении кадрового документа. Регламентом этого не предусмотрено. Но специалисты все же рекомендуют следовать этой процедуре, чтобы обезопасить стороны в случае возникновения сомнительной ситуации. В заявке сотрудник должен кратко объяснить причину корректировок и указать исходные данные в приложении.

Вопрос к работодателю об изменении рабочего места сопровождается подтверждающими документами

Как правило, в компании есть стандартная практика занесения всех вопросов в тот или иной журнал, кадровик должен записывать в нем это заявление.

В реестр заявлений сотрудников вносятся все заявки: на праздники, на корректировку кадровых документов и другие

После этого остается еще один шаг до внесения изменений в задание: отдать приказ на внесение в него изменений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несоответствий. Заказ формируется стандартным образом:

1. Указываем дату заказа.
2. Сформулируем цель документа — изменить фамилию в бухгалтерских документах.
3. Вводим старые и новые данные о сотруднике.
4. Поясним причины внесения изменений.
5. Устанавливаем дату, утверждаемую исполнителем заказа и руководителем компании.
6. Информируем сотрудника с заказом (требуется его ознакомительная виза).
7. Вставляем требования заказа в соответствующий бухгалтерский журнал.

Порядок смены фамилии в бухгалтерских документах заполняется по типовой форме

И теперь, после всего предварительного обучения, кадровик может приступить к внесению изменений в личный журнал сотрудника. Документом, регламентирующим правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, является Постановление Минтруда РФ от 25 декабря 2006 г. 69 от 10.10.2003 г.

Алгоритм действий при внесении изменений в книгу следующий:

1. На основании вышеупомянутых инструкций по регистрации работы (см. Параграф 2.3 Инструкции Министерства труда), корректировки должны быть внесены на правую титульную страницу трудовой книжки (первая страница). Изменения вносятся путем стирания предыдущих данных тонкой линией, чтобы старые данные оставались доступными для чтения. По возможности новые данные (фамилия, имя или отчество) вставляются аккуратно после (а если они не включены в строку, над зачеркнутой фамилией).
   В основной части внимательно поменяйте фамилию
2. В левой части спреда акций вам необходимо сформулировать причину и причины внесения изменений. Для этого необходимо записать дату, серию и номер документа разборчивым почерком, подтверждающим изменение идентификационных данных. Корректировка должна быть согласована с руководителем организации или индивидуальным подрядчиком, руководителем службы управления персоналом или другим уполномоченным сотрудником. На пересечении с записью, ближайшем к краю, проставляется фирменная печать (если есть).
   В левой части обложки указаны причины исправления фамилии сотрудника
3. Что еще следует учитывать при внесении уточнения:
   • надпись должна быть выполнена одним цветом;
   • запрещено обрабатывать роды гелевой ручкой;
   • фамилия вводится полностью (когда фамилия становится двойной, например Петрова-Воткина, необходимо удалить старую «Петрова» и написать новую полную фамилию).

Внесены исправления. Обратите внимание, что не рекомендуется брать оригиналы подтверждающих документов у сотрудника при оформлении рабочей документации (необходимо брать, но только копии). Разъяснения рекомендуются в его присутствии.

Если сотрудник снова меняет фамилию (например, в случае развода), процедура повторяется:

• старые данные удаляются;
• обновленные данные вводятся в свободное место;
• указаны реквизиты документа, проставлена ​​виза ответственного лица, печать.

Видеоинструкция: как внести изменение фамилии в трудовую

Издание приказа

Пришло время отдать приказ об изменении имени сотрудника. Опять же, закон не устанавливает какой-либо конкретной формы для этого приказа, поэтому его можно оформить на ваше усмотрение. В то же время статья 9 Закона 402-ФЗ содержит обязательные реквизиты, которые должны содержаться в постановлении. Не вдаваясь в подробности, предлагаем примерный вид этого документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Номер заказа. ______

об изменениях в бухгалтерских документах в связи с изменением фамилии сотрудника

москва 12.02.2018

На основании Свидетельства о браке X-XX No. 123456 от 15.01.2018, выданный Тушинским отделением ЗАГСа г. Москвы, паспорт гражданина РФ и личное заявление сотрудника

ПОРЯДОК:

изменение в бухгалтерских документах фамилии руководителя Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор / Иванов И.И/

В приказе также можно указать, кто из сотрудников кадровой службы отвечает за его выполнение и кто должен ему следовать. Работник должен ознакомиться с документом для подписания.

Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.

Работодатель фиксирует смену фамилии в трудовой книжке. Для регистрации организации требуется письменное заявление от сотрудника с просьбой изменить записи. Утвержденного образца нет. Формат адреса произвольный.

Приложение включает в себя следующую информацию:

1. Имя работодателя, должность и ФИО руководителя.
2. Должность и ФИО заявителя.
3. Дата регистрации обращения.
4. В центре следующей строки находится слово «декларация».
5. Текст запроса представлен ниже.
6. После текста сотрудник подписывает и расшифровывает его.

К заявлению о внесении изменений должны быть приложены основные документы.

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов II главного бухгалтера Викторова В.В. Декларация В связи с женитьбой и сменой фамилии с Викторова на Никанорова прошу поменять трудовую книжку и другие кадровые документы. Заявка: Копия свидетельства о браке. Копия паспорта. Никанорова 13.09.2021

Ответственность сторон за достоверность информации

Работодатель несет ответственность за правильное заполнение документов сотрудника. Сотрудники, составляющие формы, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и другим санкциям, предусмотренным законом, если они допустят ошибки и ненадлежащим образом выполняют свои обязанности.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо законодательством не установлена. Работодатель может по собственной инициативе наложить обязательство предоставлять обновленные данные в определенное время в контракте или во внутренних локальных документах. В этом случае за нарушение данных правил к сотруднику будут применены санкции. Этими документами работник должен быть подписан, чтобы он осознавал свои обязанности.

Как внести изменения в трудовую книжку

Регистрация регулируется приказом Минтруда No. 320н: пункт 7 указывает, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с браком или по другим причинам. Вставка происходит на первой странице (заголовок.

Действия работодателя:

1. Существующая запись с предыдущей информацией зачеркнута линией.
2. Новая информация вводится рядом с перечеркнутой полосой. Это делается над записью, рядом с ней, под записью — момент законом не урегулирован. Внутри обложки указаны документы, которые служат основанием для исправления. Строгая формулировка не была утверждена. Опция «Фамилия в трудовой книжке изменена на основании свидетельства о браке…». Работодатель указывает номер учредительного свидетельства и его дату.
3. Надпись на внутреннем конверте заверяется работодателем или уполномоченным им лицом (с транскрипцией) с указанием даты.
4. Работодатель проставляет печать учреждения или штамп отдела кадров (если есть). Печать не должна перекрывать сделанные записи.

Все надписи разборчивы, без сокращений.

Вот пример того, как правильно изменить фамилию в трудовой книжке в 2021 году:

А вот пример того, как на личном листе в кадровом учете сделать запись об изменении фамилии в связи с замужеством — аналогично ТК указать в личном листе следующую запись:

Фамилия «Викторова» изменена на фамилию «Никанорова» на основании свидетельства о браке от 07.08.2021 г. IV-МЮ н. 123456, выдано Кутузовским отделом ЗАГС города Москвы.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего изменение личных данных осуществляется при вступлении в брак. Федеральный закон о документах гражданского состояния (ФЗ-143, принят в 1997 г.) в ст. 30 устанавливает, что изменение личных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия является обязательным требованием паспорта как документа, удостоверяющего личность: эта информация в соответствии со ст. 19 ГК РФ, являются основными идентификаторами гражданина. При изменении таких персональных данных необходимо произвести замену паспорта (это прямо указано в пункте 12 Паспортного регламента, утвержденного Постановлением Правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК) согласно ст. 66 ТК РФ, являясь основным документом работника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но при смене фамилии после замужества необходимо изменить трудовую книжку — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующую информацию о сотруднике, которая вводится на основании паспорта. Поэтому при смене паспорта гражданина аналогичные изменения необходимо внести в ТК.

Образец приказа

Информация об изменениях также должна быть внесена в личную карту и личный кабинет сотрудника для получения заработной платы.

В трудовом договоре была обязанность указывать новую информацию. Однако согласно ТК РФ договор не может быть изменен, а только дополнен. Поэтому владелец книги подписывает дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.

По сообщению организации, издается приказ, согласно которому в рабочем документе делается запись о смене фамилии на основании брака. Он составлен по образцу.

Приказ необходимо заверить подписью всех заинтересованных лиц: работника, работодателя, кадровиков и бухгалтерии.

Важные документы не будут действительны, если указанные в них личные данные сотрудника неверны. Следовательно, регистрация, подтверждающая изменение имени, должна быть произведена незамедлительно.

Изменения внесены некорректно: как исправить

Были случаи, когда работник менял фамилию из-за брака на предыдущем месте работы, а работник, который был обязан вести трудовые книжки, не умел правильно записать смену фамилии в трудовой книжке. Он просто удалил старую и написал новую фамилию сотрудника, без всякого обоснования и подтверждения смены подписями и печатями.

В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке должны подтверждаться соответствующими документами и заверяться печатями и подписями, такая запись с необоснованным изменением имени фактически является незаконной. Но так как запись не является неправильной и не требует исправления, а информация неполная и требует дополнительной информации, данный недостаток при оформлении документа можно исправить на последнем месте работы, не обращаясь в организацию, внесшую неполные изменения в титульный лист книги.

Для устранения недостатка в регистрации новой фамилии сотрудника сотрудник отдела кадров или руководитель организации делает отметку на документе в свободном месте обложки с указанием его номера и даты, которая является основание для изменения фамилии сотрудника. Предпочтение отдается первичному документу — свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек не запрещается записывать паспорт сотрудника как основание для смены фамилии.

Трудовой договор

Как изменить трудовой договор? На этот счет есть две точки зрения.

Один из них предполагает подготовку дополнительного соглашения к контракту, в котором кадровик отражает изменения. Он основан на ТК РФ, ст. 57, где указано, что недостающая информация должна быть включена в текст трудового договора, а смена фамилии — это измененная информация. Поэтому требуется дополнительное согласование.

Должен ли я менять трудовой договор при смене фамилии сотрудника?

Другая позиция заключается в том, что смена имени — это изменение информации о сотруднике, а не условий его работы. Недостающие сведения необходимо внести в текст договора (п. 3 той же статьи ТК РФ). Кроме того, сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, устанавливающий, что дополнительное соглашение распространяется только на изменение условий труда работника.

Осмотрительные сотрудники отдела кадров часто вносят изменения как в трудовой договор, так и в дополнительное соглашение к нему, чтобы гарантировать исключение претензий со стороны регулирующих органов. В практике проверок компаний Инспекцией труда пока не зафиксировано никаких санкций за такое «двойное» отражение информации.

Как выглядит новая запись

Согласно постановлению № 69, смена фамилии в трудовой книжке при вступлении в брак осуществляется следующим образом:

• Нерелевантная фамилия заявителя перечеркивается один раз прямой линией. Разрешается использование перьевых ручек, гелевых ручек или шариковых ручек. Чернила должны быть водонепроницаемыми.
• Вычеркните его, чтобы слово оставалось разборчивым. Новую информацию можно написать над зачеркнутой информацией или на свободном месте рядом с ней.
• Реквизиты документа, подтверждающего допустимость изменений, указаны на обложке книги изнутри. При написании личных данных использование сокращений запрещено.
• Требования заверяются подписью штатного работника, уполномоченного составлять трудовые книжки, и печатью работодателя.

ТК учитывает наличие у сотрудников электронных книг, которые ссылаются на официальные документы. Теперь, согласно Статье 66 (1), данные также вводятся в электронном виде. Информация хранится на сайте Пенсионного фонда России и госуслуг. Сотрудник, сменивший фамилию в связи с браком, заполняет анкету АДВ-2. Его можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

Сделать запись в трудовой книжке можно при смене фамилии при заключении брака, используя приведенный выше пример.

Подробности записываются в произвольной форме.

Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке

Персональные данные сотрудника указываются на титульном листе трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовой книжки (2003 г.) содержит конкретные инструкции и правила, как изменить фамилию в рабочей тетради:

• изменения вставляются на титульную страницу, содержащую личную информацию}
• фамилия, которую нужно изменить, зачеркнута четкой линией}
• рядом со старой записью создается новая, содержащая текущую информацию}
• причина изменения записана внутри обложки со ссылкой на соответствующие документы.

В титульном листе, по сути, нет специально предусмотренного законом места, где и как правильно записать смену фамилии в трудовой книжке. На практике пишется там, где есть свободное место: оно может быть выше или ниже зачеркнутой фамилии, рядом с ней. Любой из вышеперечисленных вариантов будет правильным.

На обложке трудовой книжки сотрудник отдела кадров или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает отметку с указанием причин внесенных изменений. Укажите название документа, его номер (если есть) и дату.

Реестр заверяется подписью руководителя или руководителя, после чего ставится печать службы или кадровой организации.

Трудовой договор работницы

Поскольку в связи с вступлением в брак необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, в трудовой договор следует внести соответствующие изменения.

Нет однозначной точки зрения по вопросу о том, следует ли в случае изменения имени сотрудника в связи с браком заключать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, или этого достаточно для изменения имени содержание договора. В последнем случае необходимо обязательно заверить внесенные изменения подписями как работника, так и работодателя.

В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы

При изменении личных данных сотрудника менеджерам по персоналу необходимо будет исправить информацию в другой кадровой документации:

1. В бухгалтерском журнале трудовых книжек.
2. В личном кабинете работника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
3. В личной карте сотрудника (форма № Т-2) здесь, помимо смены фамилии, необходимо обновить паспортные данные.
   Информация о смене фамилии и паспорта вносится в личную карту сотрудника
4. В трудовом договоре. Для этого составляется дополнительное соглашение, в котором еще раз дублируются причины внесения изменений, устанавливается крайний срок введения новых персональных данных человека.
   Дополнительным соглашением к трудовому договору предусмотрено изменение персональных данных работника
5. В программе праздника выписки, другая кадровая документация.

Если человек не получил СНИЛС самостоятельно, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного удостоверения кадровика (или бухгалтера, в зависимости от того, кто занимается данной проблемой на предприятии) необходимо составить и отправить в региональное отделение ПФР пакет документов, в который должен быть включен:

• анкета-анкета в формате АДВ-2, обратите внимание, что в заявке должна быть обновленная подпись лица, сменившего фамилию;
• опись документации (форма АДВ-6);
• предыдущие СНИЛС сотрудника;
• ксерокопия нового паспорта сотрудника.