Служебная записка о командировке: при направлении на личном транспорте, пример документа на расходы, форма, где отразить данные о продлении, а также готовый образец

Кто должен писать?

Сотрудник компании самостоятельно готовит меморандум сразу после возвращения из поездки.

Для расчета оплаты и компенсации затрат важно правильно заполнить документ.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Для получения компенсации затрат на бензин работник предоставляет копию свидетельства о постановке на учет транспортного средства и документы, подтверждающие эти затраты (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11 / 8304@).

Затем работодатель публикует:

• судебный запрет на выплату возмещения;
• договор об использовании автомобиля, в котором прописан размер компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23 января 2018 г. № 03-04-05 / 3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления Федеральной антимонопольной службы по Московской области № А40-104646 / 11-119-902 от 25.09.2012, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

При заключении договора работодатель обычно учитывает свои налоговые преимущества. Полная сумма компенсации и расходы на ГСМ не облагаются НДФЛ и отчислениями (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06 / 94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченный размер компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

• 1 200 руб в месяц при объеме двигателя 2000 куб. См и менее;
• 1500 рублей в месяц, если объем двигателя превышает 2000 куб. См.

Все, что работодатель выплачивает работнику сверх этих сумм, не может быть включено в налоговые расходы (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06 / 1/18366).

Для учета более высоких расходов вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Инструкция по написанию

Бланк можно подать на обычном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа:

1. В правом верхнем углу необходимо указать ФИО руководителя компании в дательном падеже.
2. Чуть ниже: ФИО руководителя отдела (если есть). Сразу записывается имя сотрудника, составившего эту записку.
3. Название документа и его содержание указываются в центральной части формы. Работник должен свободно выражать свое обращение к менеджеру.

Должны присутствовать:

• дата вылета, прибытия;
• цель поездки;
• название, марка, модель, номер транспортного средства (если поездка проходила на личном, служебном или арендованном автомобиле);
• внизу формы — описание прилагаемых документов;
• дата составления этого документа, подпись сотрудника с расшифровкой.

Как составляется документ?

Законодательство не содержит условий, которые должны соблюдаться при составлении этого документа, по этой причине можно написать заметку в произвольной форме, однако при соблюдении определенных условий:

1. Служебная записка оформляется на листе формата А4. Если у компании есть фирменный бланк, в этом случае правильнее писать пояснения прямо на нем.
2. Документ адресован лицу, принимающему решение об отправке в командировку, руководителю компании. Его местонахождение и полное название написано в правом верхнем углу.
3. Кроме того, необходимо уточнить, кто именно считается автором бизнес-меморандума. Кроме того, адаптируются его местоположение и индивидуальные данные.
4. Примерно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
5. Далее следует подробный документ с подробным описанием того, почему, с какими целями, кто именно и в какой период был отправлен в командировку.
6. Кроме того, следует определить, использовались ли личные или служебные автомобили. Если да, то вводятся регистрационные номера транспортных средств, а также информация о водителе.
7. Кроме того, в этом разделе необходимо более точно определить период отправления и возврата, так как это позволит четко установить продолжительность поездки.
8. Следующий элемент — это приложения. В нем необходимо указать, какие первичные документы предоставляются непосредственно для подтверждения командировки. Это может быть как накладная, так и кассовые чеки с АЗС, квитанции о парковке и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену поездки, если это произошло. Поскольку перечень сопроводительной документации ничем не регламентируется, чем больше прилагается чеков, квитанций и счетов-фактур, тем легче бухгалтеру амортизировать расходы на командировку.
9. Последнее, что нужно сделать, это установить дату для заметки и подписать ее.

Запрос о выплате средств на расходы

Эта категория — один из самых популярных и популярных типов напоминаний. Его составляют сотрудники, которым по служебным причинам необходимо покинуть рабочее место. Как подготовить записку о расходах:

1. Подготовка напоминания с просьбой о возмещении командировочных средств должна производиться строго после возвращения сотрудника.
2. необходимо определить перечень услуг, на которые были потрачены деньги на служебные нужды, но этого недостаточно.
3. к письму должны быть приложены чеки, проездные, квитанции и другие соответствующие документы, свидетельствующие о том, что сотрудник оплатил эти услуги.
4. Четко запишите дату отъезда сотрудника в командировку, а также дату прибытия.
5. Помимо ключевых точек, установленных для абсолютно всех заметок, в тексте документа показывается четкое время с подсчетом минут и города, из которого уехал сотрудник, а кроме того, город прибытия.
6. Затем подробно перечислите все услуги, за которые вы должны возместить, описав их максимально информативно, но в то же время кратко.
7. Затем отметьте время вашего прибытия и укажите список документов, которые вы прилагаете как основание для получения средств.

В итоге

1. Директор от своего имени пишет служебную записку и распоряжение об отправке в командировку и подписывает сам.
2. Во время отсутствия директора необходимо оформить доверенность и издать приказ о передаче полномочий работнику, который его заменяет.
3. Генеральному директору лучше всего покупать билеты и бронировать жилье с возможностью возврата денег, так как планы главы компании могут часто меняться.
4. Генеральный директор, как и любой другой сотрудник, должен бережно хранить документацию, чтобы впоследствии получить компенсацию дорожных расходов.

Что нужно сделать после командировки

1. Собрать все отчетные документы

К ним относятся документы, подтверждающие расходы на:

• проживание (договор аренды квартиры, счет, кассовый чек для оплаты гостиницы, выписка по кредитной карте);
• вид транспорта (посадочный талон на самолет, кассовые чеки за такси или каршеринг, договор аренды автомобиля и т д.). Подробнее о бухгалтерских документах для каршеринга.
• гостеприимство (приемы для деловых обедов, договор аренды конференц-зала и т д).

2. Заполнить авансовый отчет

В авансовом отчете необходимо фиксировать сумму выданных и потраченных средств. На обратной стороне отчета запишите наименования бухгалтерских документов (чек, квитанция и т.д.).

3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию

Это необходимо сделать в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из поездки. После этого бухгалтерия произведет перерасчет. Если генеральный директор заплатил за что-то из собственных средств, эти расходы должны быть ему возмещены.

Сообщение об использовании своего транспорта

В этом случае может потребоваться такой документ, как записка, если сотрудника отправляют в командировку на личном транспорте. Особых условий для оформления этого документа нет, он написан в произвольной форме.

Как правило, в записке с использованием личного автомобиля указывается следующая информация: дата, время начала и окончания поездки. Эта информация необходима бухгалтерии компании для расчета необходимой суточной суммы. Например, если сотрудник возвращается из командировки после полуночи, к сумме его суточного прибавляется еще один день.

Сервисная записка должна быть интегрирована с:

• накладная;
• квитанции об оплате парковки;
• квитанции на топливо.

Кроме того, в этом документе должны быть указаны все расходы, связанные с использованием транспортных средств — платных дорог и т.д.

Пример служебки

Директор ООО «Поляра»
Титова Елена Анатольевна
менеджером по продажам
Быченко Денис Владимирович.

ОФИСНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ

Подтверждение того, что вы в командировке.

Довожу до вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в командировке в ЧП «Гермес», расположенном в городе Иваново. Для проезда к месту командировки и возвращения в московское ООО «Поляра» использовался личный автомобиль Hunday, гос. Номер М256 ВО 732.

Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Жил у родственников.

Выезд: 15.01.2017 в 10.30.

Прибыл: 21.01.2020 2017 в 19.30.

Заявка:

Кассовый чек на АЗС в Москве от 15.01.2017

Кассовые поступления на СТО в г.Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01.2017 г. 2017 ноябрь

Отчет о проделанной работе.

21.01.2017 Быченко Д.В. Быченко