Образец заполнения приказа об отмене командировки

Формат документа

Приказ об отмене командировки не имеет утвержденной формы и может быть оформлен в произвольном стиле. Однако каждое предприятие вправе самостоятельно разработать свою форму, утвержденную руководством, для дальнейшего использования модели.

При этом такой заказ можно оформить вручную или распечатать на принтере, набрав его на компьютере. Вы можете заполнить данный заказ на стандартном листе формата А4 или фирменном бланке с указанием реквизитов и логотипа. Последний вариант предпочтительнее.

Структура приказа, отменяющего командировку, должна соблюдаться так же, как и приказы, используемые в офисной работе. Заказ должен состоять из следующих основных подразделов:

1) Вводная часть, где отображаются:

• Название компании.
• Название документа с присвоенным номером.
• Место и время его образования.
• Обоснование оформления заказа с указанием причины.

2) Административная часть, в которой перечислены следующие пункты:

• Инструкция по отмене командировки.
• Отмена предыдущего заказа на отправку сотрудника в командировку.
• Назначение ответственного за исполнение заказа.

3) Заключительная часть, где отображаются:

• Подписи директора, утверждающего приказ.
• Подписи людей, которые обязаны ознакомиться с документом.

Примечание. Если есть документы, связанные с отказом от поездки, их список указан в приложении, которое находится после административной части заказа.

По каким причинам может быть отменена командировка?

Может быть много причин для отмены запланированного сервисного задания. Наиболее распространены:

1. Утрата актуальности командировки.
2. Перенос командировки.
3. Болезнь подчиненного, отпуск или неожиданный отпуск (например, по семейным обстоятельствам).
4. Прочие неожиданные ситуации.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки?

В любом опубликованном заказе необходимо показать обоснование его конструкции. Обычно причина и основание выданного приказа об отмене служебной командировки отображаются в преамбуле административного акта после обозначения наименования формы и даты ее заполнения.

В этом случае в заказе на отмену командировки обязательным условием является отображение причины. Кроме того, здесь также требуется сослаться на законодательную норму Российской Федерации, либо на официальный межведомственный меморандум, либо на акт, относящийся к приказу.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, что проще: отменить командировку. Некоторые сотрудники предприятий действительно считают, что для этого достаточно устного приказа руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что каждое действие, которое происходит внутри компании, всегда строго регламентируется разного рода документами. Командировки не исключение.

Если высшее должностное лицо организации принимает решение об отправке одного из подчиненных в командировку, на этот счет издается соответствующее распоряжение. На его основе в дальнейшем оформляются всевозможные проездные документы, ведутся бухгалтерские и кадровые операции и т.д. Точно так же, если решение об отмене поездки будет принято внезапно, необходимо оформить новый приказ, который инициирует необходимый процесс на предприятии.

Следствием заказа обычно является аннулирование ранее оформленных документов (проездных, абонементных билетов, схемы проезда и т.д.), Возврат билетов, оформленных для командировки денежных средств и т.д.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Порядок отмены командировки включает:

1. Название работодателя.

2. Название документа («Распоряжение об отмене командировки»), его номер, дата и место составления.

3. Блок текста с мотивационными формулировками, обосновывающими публикацию заказа.

Здесь вы можете сослаться на документы, по которым поездка отменяется. Например, это может быть справка о болезни от сотрудника или письмо от контрагента (на которое направляется путешественник) о невозможности встретиться по той или иной причине.

4. Блок текста с формулировками разрешительного характера («Ордино»).

Это отражает суть порядка управления:

• об отмене командировки работника с указанием его ФИО.;
• об отмене ранее принятых приказов и иных административных актов, связанных с отправкой работника в командировку;
• о возложении ответственности за исполнение заказа с указанием ответственного Ф.И.О. (это может быть бухгалтер, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, либо руководитель отдела кадров, если это вопрос определения дальнейшего рабочего графика путешественника).

5. Ссылки на вопросы, которые можно задать:

• документы, на основании которых оформляется приказ (их копии);
• документы, аннулированные по приказу (их копии).

Распоряжение подписывается директором. Подписи об ознакомлении с заказом ставятся:

• прикомандированный сотрудник;
• отвечает за оформление документа.

Как учесть расходы из-за отмены командировки

Транспортные расходы сотрудника — это расходы организации, а не его доход. Принимая во внимание, они должны быть отнесены на внереализационные расходы компании. Но суточные не следует засчитывать в расходы, так как у работника нет расходов.

Если сотрудник первоначально оплатил билеты и проживание своей картой, а налоги были удержаны во время возмещения, компания все равно должна возместить сотруднику полную сумму затрат. При возмещении сотруднику этих расходов нет необходимости удерживать НДФЛ и платить страховые взносы из сумм.

Если билеты и гостиница оплачиваются со счета компании (например, в командировках Туту), деньги возвращаются непосредственно на счет компании.

В итоге

• При отмене или переносе командировки лучше обращаться к официальным документам.
• Чем раньше вы оформите возврат, тем больше сможете его получить (кроме невозвратных билетов).
• Штрафы за отмену — это не затраты на персонал, а затраты компании.
• Сумма всех фактически понесенных расходов отражается в авансовом отчете.
• Если командировка откладывается на короткое время, работник не может выплатить суточные.

 

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок принятия указанного распоряжения, а также осуществления иных действий в случае отмены командировок работников устанавливается на уровне локальных актов работодателя. Например, в Положении о деловых поездках.

Это положение может регулировать:

• порядок принятия всех административных актов организации, касающихся командировок (в том числе приказов о назначении командированных лиц);
• порядок отчетности сотрудников (например, в отношении предоставления отчетов, которые являются необязательными по закону, но желательными в связи с существующей схемой документооборота в организации);
• действия сотрудников, ответственных за оформление различных документов при оформлении командировок (или их аннулировании) под свою ответственность.

важно, чтобы приказ об отмене поездки был мотивированным. Поэтому его подготовке может предшествовать сбор документов, подтверждающих отсутствие необходимости или возможность отправки работника. Эта процедура является одной из тех, которые могут регулироваться на уровне местных нормативных актов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (примеры мы приводили выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации наравне с административным актом.

Какие документы использовать для отзыва

Краткий алгоритм, описывающий, как правильно написать отзыв об отпуске, состоит из нескольких шагов. Главное, все тщательно задокументировать:

Шаг 1. Вам необходимо проинформировать сотрудника о ситуации. Уведомлять письменно об отзыве с праздников не нужно, закон этого не требует. Просто позвони по телефону. Крупные организации контролируются контролирующими органами. Для них разумно использовать письменную версию со следующей приблизительной структурой:

• причина досрочного ухода сотрудника;
• дата начала работы;
• предложение об использовании остатка, если получено согласие работника на отказ от отпуска;
• напоминание о возможности отказаться;
• объяснение способа пересчета суммы отпускных;
• возможный вариант поощрения в случае согласия.

Шаг 2. Получение и подтверждение согласия — основная часть процедуры отзыва сотрудника из отпуска, иногда согласие фиксируется письменно, рукой сотрудника под текстом обращения (уведомления).

Заявление

Согласие часто выражается в отдельном заявлении. Он имеет произвольную форму и содержит следующую информацию:

• формулировка о намерении сотрудника прервать отдых по требованию администрации;
• сроки переноса отпускных дней;
• способы пересчета ранее оплаченного отпуска.

Генеральному директору ООО «ППТ.ру» Петров П.П. старшим менеджером по продажам Александрова А.А. ЗАЯВЛЕНИЕ Я, Александрова Александра Александровна, согласна выйти из оплачиваемого ежегодного отпуска раньше положенного срока и приступить к работе 15 мая 2021 года. Прошу предоставить неиспользованную часть отпуска в размере 9 (девяти) календарных дней начиная с 12 Август 2021 г. Прошу компенсировать сумму излишка отпускных с выплатой заработной платы. 14 мая 2021 г AA. Александрова

Служебная

Если в одном из отделов крупной организации возникла нештатная ситуация, не лишним будет напоминание об отзыве из отпуска для производственных нужд это управленческое решение должно быть обосновано. Форма документа никак не регламентируется. Письменное обращение к начальнику оформляется в произвольной форме.

Шаг 3. Заказ размещается. Утвержденной формы заказа нет, она разрабатывается самостоятельно (часть 4 статьи 9 Федерального закона № 402 от 06.12.2011), предусматривающая следующие пункты:

• обоснование причины отзыва (например, ссылка на служебную записку);
• ИМЯ И ФАМИЛИЯ отозваны и должность;
• сроки использования остатка;
• порядок пересчета выплаченных пособий за недоиспользованный период;
• ИМЯ И ФАМИЛИЯ ответственный, контролирующий выполнение заказа.

Как правильно оформить?

Если заказ на командировку уже был оформлен и от него пришлось отказаться, для отмены командировки требуется новый заказ.

Причины его публикации могут быть следующими:

• необходимость в поездке отпала по независящим от сотрудника причинам;
• работник заболел;
• уехать не удалось по независящим от сотрудника причинам — например, нет билетов;
• любая другая причина, которую работодатель считает уважительной.

деловую поездку, возможно, придется перенести на более поздний срок. В этом случае вы можете оформить заказ на его отмену, а затем новый на командировку, но с другими условиями.

Порядок отмены командировки включает:

• название компании;
• номер и дата;
• наименование документа;
• приказ об отмене командировки;
• причины выдачи приказа — в этом качестве можно использовать служебную записку начальника отдела или заявление самого сотрудника;
• информация о командированном работнике;
• ФИО и должность руководителя;
• подпись руководителя;
• подпись сотрудника при ознакомлении с приказом.

Если сотруднику удалось получить предоплату, в приказе должны быть отражены необходимость и сроки возврата этих денег в кассу предприятия.

Образец поможет составить заказ.

Распоряжение работодателя должно быть оформлено в виде приказа. Это касается и решения об отмене командировки конкретного сотрудника.

Но командировку можно отменить не только по инициативе работодателя, но и по другим причинам.

Причин отмены командировки может быть несколько. Его можно отменить по инициативе работодателя и по инициативе работника.

Причины отмены могут быть следующими:

• Потребность в командировке отпала по какой-то не зависящей от сотрудника причине.
• Болезнь отстраненного сотрудника.
• Другие причины.

Документ оформляется на фирменном бланке или на обычном листе, но с необходимой информацией.

Заявление об отмене командировки должно содержать следующие пункты:

• информация о работодателе;
• название документа;
• его порядковый номер, дату и место публикации;
• основание для выдачи приказа;
• должность руководителя предприятия;
• его подпись и расшифровка;
• подпись сотрудника — означает, что сотрудник ознакомился с документом.

Каждая статья содержит определенную информацию:

• Информация о работодателе: полное и сокращенное название вашей компании указано вверху по центру. Здесь необходимо указать именно то, что указано в учредительных документах.
• Название документа. В данном случае это «Порядок». Это слово указывается в центре листа сразу после имени работодателя.
• Реквизиты документа: номер документа в заказе, дата заказа, а также место, где он был составлен.
• Причины публикации. В данном случае это «Отмена командировки конкретного сотрудника (ФИО)». Далее следует указать причины отмены поездки.
• Здесь также необходимо указать: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, который ранее был бы отправлен в командировку; ФИО сотрудника; название города или муниципалитета, куда оно было отправлено; реквизиты порядка назначения командировки; ФИО и должность сотрудника, назначенного ответственным за исполнение настоящего приказа; основание (т е документ) отмены поездки.

В конце документа нужно указать должность руководителя предприятия, его подпись и обязательно расшифровать.

Впоследствии подпись сотрудника. Это обязательное условие. Это означает, что сотрудник прочитал заказ.

Путешественнику дается определенная сумма денег на оплату необходимых расходов в командировке. Поскольку командировка отменяется, денежные средства необходимо вернуть в кассу компании.

Но поскольку поездка не состоялась, для отмены поездки целесообразнее установить период возврата.

Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 N 18

Но могут возникнуть 2 ситуации:

• Сотрудник не потратил ни копейки ответственных средств. Затем он просто доставляет полную сумму кассиру компании по входящему платежному поручению. Он укажет основу для возврата «n заказ…. От… отмена командировки».
• Часть выданных бухгалтерских средств была потрачена, но приобретенное оборудование может быть использовано в деятельности компании в будущем. Затем сотрудник заполняет отчет о расходах, доставляет оставшийся день и представляет чеки.

Основанием для оформления приказа является справка руководителя структурного подразделения, из которого сотрудник был отправлен в командировку.

В примечании должно быть указано, почему поездку следует отменить.

Надо ли пересчитать отпускные после отзыва

С момента выхода на работу начисляется заработная плата. Бухгалтерия производит пересчет. По окончании отчетного периода оформляется платная услуга (неиспользованная ее часть:

• в виде части оплаты труда за период работы;
• оба как аванс на следующий;
• внесены изменения в договоры с Пенсионным фондом РФ, ФСС и ФМС, НДФЛ.

Как составить приказ в 2021 году?

Действия, проводимые внутри учреждения, всегда фиксируются в определенных документах. Командировки не исключение. Некоторые считают, что для отмены командировки достаточно устного распоряжения директора. Однако это не так.

Чтобы отправить специалиста в командировку, руководитель компании должен издать приказ, в котором подчиненный отключается, планируя свои дальнейшие действия. Согласно приказу бухгалтерия оформляет командировочную анкету, проводится кадровый и бухгалтерский учет, а также другие действия.

Поэтому для отмены командировки необходимо разместить новый заказ, согласно которому аннулируются ранее оформленные документы, а именно:

• Форма путешествия.
• Деньги, потраченные на командировку, вернули.
• Билеты доставлены, если они уже куплены, и т.д.

Порядок оформления заказа, а также выполнения иных действий, отменяющих служебное задание, в большинстве своем определяется внутриотраслевыми актами предприятия (например, регламентом командировок).

В этой позиции можно ожидать:

• Порядок подготовки и публикации административных документов в компании, в связи с командировками.
• Порядок отчетности по возвращении из командировки.
• Действия персонала по оформлению документации для оформления командировочных.

Важно то, чтобы порядок отмены поездки был обоснован. Заявление об отмене командировки заполняется произвольно и не является сложным документом. Форма и структура этого приказа должны соответствовать аналогичным распорядительным документам, принятым в делопроизводстве. Документ можно заполнить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке.

Формирование такого заказа должно осуществляться путем заполнения вводной части, а именно:

1. Название компании и ее реквизиты. Текст находится вверху листа в середине строки. Если заказ оформлен на фирменном бланке, эти данные в нем уже отображаются.
2. Заголовки документов с числовым обозначением.
3. Заполнение мест и дат.
4. Преамбула, в которой указана причина отмены служебной командировки и основание для публикации заказа.

5.) Далее необходимо приступить к составлению административной части приказа, начиная со слова «Ордино:», с обозначением:

• ИМЯ И ФАМИЛИЯ должностного лица, в отношении которого отменяется командировка, с указанием места, куда должен ехать сотрудник и даты выезда.
• Пункт об отмене предыдущего заказа на командировку.
• ИМЯ И ФАМИЛИЯ должностное лицо, осуществляющее надзор за исполнением заказа.
• При наличии материалов, на основании которых производится отмена путешествия, заполняется раздел «Приложение», где они указаны.

6) В заключительной части заказа необходимо:

• Утвердите данное распоряжение директору, подписав документ.
• Предложите людям, указанным в заказе, ознакомиться с порядком, чтобы они поставили подпись в соответствующем поле.

При необходимости к этому заказу можно добавить любую дополнительную важную информацию. Если у вас есть документы, указанные во вложении, их необходимо приложить к заказу.

Оформление документа

Макет документа тоже может быть бесплатным. Заказ можно сделать вручную или распечатать, только во втором случае подготовленный заказ нужно распечатать. Для печати подойдет обычный лист бумаги или специальный бланк с распечатанными реквизитами организации и логотипом.

Заказ должен быть сделан в оригинале, но при необходимости могут быть сделаны дополнительные копии, которые должны быть должным образом заверены.

Как отменить командировку: инструкция

1. Выпустить приказ об отмене командировки

Если вы оформили заказ на командировку, но авансовый платеж еще не перечислен и билеты на поездку не приобретены, достаточно оформить заявку на отмену командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

• Рекомендации Роспотребнадзора</a>;
• Распоряжение Правительства РФ об ограничении передвижения через государственную границу;
• Локальные нормативные документы, действующие в конкретном регионе России или государства, например, указ о режиме чрезвычайной ситуации и обязательном карантине для посетителей.

В документе нужно написать фамилии и должности сотрудников, на которые распространяется приказ. Также в тексте необходимо указать номер заказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был отправиться в командировку, должен ознакомиться с заказом или приказом и поставить на нем свою подпись.

Если компании уже удалось оплатить командировочные расходы, необходимо предпринять еще несколько шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если сотрудник не уехал в командировку, компания все равно несет фактические расходы, которые в большинстве случаев не могут быть полностью возмещены. При возврате ж / д и авиабилетов чаще всего возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и возмещение затрат. Если билеты не подлежат возврату, их стоимость не может быть возвращена вообще (если перевозчик не отменил сам рейс).

Чем раньше вы вернете деньги за проездные, тем больше денег вам вернут. Пользователи Туту могут вернуть билеты на поезд и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформляются в учетной записи Tutu Business Trip, возврат осуществляется с бизнес-счета. После оформления возврата на электронную почту придет электронная квитанция и UPD (акт об оплате услуги), вы также можете скачать их в личном кабинете.

Срок возврата авиабилетов до 30 календарных дней, билетов на поезд — 7-10 рабочих дней.

Путешественник также должен отменить бронирование гостиницы или квартиры, если это возможно. Некоторые службы бронирования сохранят плату за свои услуги во время возмещения.

Все полученные электронные документы и квитанции необходимо распечатать и вернуть вместе с авансовым отчетом.

3. Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы ему удалось понести и сколько он может вернуть. Для отчета используйте стандартную форму № АО-1. Документ необходимо заполнить, когда все отчетные документы уже доступны. Отчет необходимо подать не позднее, чем через 3 дня после оформления отмены командировки.

В документе необходимо написать:

• размер перечисленного аванса;
• сумма потраченных средств;
• остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета запишите наименования отчетных документов (кассовый чек, квитанция о получении, UPD) и размер расходов по каждому из них.

При возврате билета необходимо распечатать квитанцию ​​о возврате с указанием вычетов и суммы, подлежащей возврату. Если билет не подлежит возврату и возврату не подлежит, вам нужно будет сделать снимок экрана с уведомлением от авиакомпании или службы бронирования. То же самое и с бронированием отелей.

4. Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — проверять все поданные документы и производить перерасчеты.

Если работник оплатил гостиницу и билеты своей картой, он должен сообщить о фактически понесенных расходах в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля по возвращении, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организации удалось выплатить сотруднику суточные, она должна вернуть деньги кассиру или перевести их на текущий счет организации. Некоторые компании могут удерживать суточные из заработной платы по требованию сотрудника.

Как изменить график отпусков сотрудников

Остальные дни отдыха и порядок использования оговариваются при подписании согласия и фиксируются в заказе. Изменения внесены в форму № Т-7, утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.2004 п. 1. Основанием для внесения изменений в программу на предприятии является оформление заказа:

• его реквизиты заносятся в графу 8 — «Основание для перевода»;
• заполняется графа 9 — «Предлагаемая оставшаяся дата».

Такие же изменения переносятся и на личную карту сотрудника.

Нюансы

• Военнослужащий, проходящий службу по контракту, имеет основание преждевременно покинуть место работы только по письменному приказу командного состава.
• Работодатель должен получить письменное согласие работника на отправку в командировку, если день отъезда совпадает с выходным днем.
• Отказ сотруднику подписать уведомление о командировке является дисциплинарным нарушением.
• Неподтвержденное заявление сотрудника о том, что сумма предоплаты за командировку не соответствует уровню возможных расходов, не является основанием для отмены командировки.
• Документированная отправка сотрудника в командировку оформляется в виде приказа. Дальнейшие модули разрабатываются непосредственно в компании по мере необходимости.
• Согласно нормативным актам РФ денежный штраф за отказ от командировки недопустим (если такие условия не предусмотрены трудовым договором или положением компании).

Трудовой кодекс не является исчерпывающим документом, регулирующим отношения между работниками и работодателями, но содержит набор основных правил, за соблюдение которых несут ответственность обе стороны. У каждой конкретной спорной ситуации есть разные способы разрешения, не всегда с конфликтом и с последствиями. Поэтому работодателям рекомендуется соблюдать закон и создавать благоприятные условия для деловых поездок, а сотрудникам — не прибегать к хитрости и обману и добросовестно выполнять свои служебные обязанности.

Как перенести командировку на другие даты

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают невозможным в настоящее время командировку, но необходимость никуда не делась. Могу ли я перенести запланированную командировку на другое время? Мы отвечаем.

Переезд из командировки никак не регулируется законом, но это не значит, что это невозможно. По логике, процесс переезда в командировку, как и любой другой процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель путешественника должен составить записку, в которой должен указать причину переноса поездки. После согласования записки с генеральным директором необходимо отменить предыдущий заказ и оформить новый с указанием других дат. Сотрудник должен ознакомиться с документом и подписать его.

Примечание: если командировка откладывается на короткий период времени (например, на несколько дней), выплачивать суточные нет необходимости — она ​​все равно понадобится сотруднику в ближайшее время. Билеты не подлежат возврату, их можно обменять на новые даты (если позволяет тариф). Многие авиакомпании предлагают такую ​​возможность. Часто это более выгодно, чем вернуть билет и купить новый. Что касается билетов на поезд, их нельзя поменять, просто купите еще.