Образец оформления дубликата трудовой книжки в 2022 году

Когда выдают дубликат

Инициатором проекта является:

• работодатель;
• работник.

В таблице покажем, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто собирает документы.

Причина переиздания Кто делает

Сотрудник потерял или потерял оригинал	Лицо, потерявшее документ, обязано немедленно передать эту информацию ответственному лицу работодателя (п.31 правил).
Рабочая тетрадь потеряла целостность, разорвана — тетрадь и часть информации не может быть использована	Информация для восстановления документов собирается у виновного. Информация о странице, сохраненная в книге, переносится непосредственно в дубликат.
Недействительная запись в книге	Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя.
Кража, массовое уничтожение документов работодателя	Создана специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 Положения). Порядок восстановления сведений о трудовом стаже регулируется приказом Минтруда России от 24 июня 1994 г. 50.

Кто выдает

Правила ведения и ведения трудовых книжек определяют, когда и как выдается дубликат трудовой книжки в случае утери. Они были утверждены Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003 г. Ответственность за регистрацию возлагается на работодателя:

• бывший, если вы не работаете после увольнения;
• присутствует, если вы уже работаете.

На это ему дается 15 дней (п.31 правил). Но документы собирайте сами. Работодатель просто предоставляет и получает информацию, подтверждающую стаж работы (п. 7.2 правил). Часть информации содержит личный кабинет ПФ (СЗВК-4). Не полагайтесь на него полностью. Для многих работающих людей есть информация об общем стаже работы и нет данных о периодах и работодателях. На этом основании нельзя сделать запись в трудовой книжке. Иногда невозможно подтвердить отдельные рабочие места — новый документ имеет хронологические разрывы.

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательство наличия действительных трудовых отношений в прошлом:

• реквизиты мероприятий приема и увольнения, перевода из офиса;
• приказы (инструкции) и выписки из них;
• справки, содержащие сведения о причине их выдачи;
• личные кабинеты;
• личные дела и карты;
• бухгалтерская документация по оплате труда;
• профсоюзный билет и так далее;
• архивные справки, если организация больше не существует; судебные решения об определении трудового стажа.

ВАЖНО: Используются только оригинальные документы. После регистрации у работодателя остаются заверенные копии (часть 7 п. 7.2 инструкции (утверждена приказом Минтруда России от 10.10.2003 № 69)).

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Напрямую из правил ведения трудовых книжек форма заявления на восстановление трудовой книжки не предусмотрена, но так как от правильности этого утверждения зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого выписки и заметим некоторые особенности его подготовки и доставки.

Согласно действующему законодательству дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

Тот факт, что последним работодателем было ООО «Компакт», указывается в первом абзаце вышеуказанного заявления.

Второй абзац содержит основы для запроса дубликата трудовой книжки: потеря, кража и порча.

Кроме того, если утерю трудовой книжки ничем не следует подтверждать, да и невозможно, в случае повреждения трудовой книжки, было бы целесообразно приложить эту испорченную трудовую книжку к заявлению, явно отмечая факт передачи трудовой книжки трудовая книжка повреждена в тексте заявления.

Что касается кражи трудовой книжки, то лучше всего этот факт подтверждается заявлением в полицию.

По поводу возможного возражения об отсутствии такого преступления, как кража трудовой книжки, я сошлюсь на ч. 2 ст. 325 УК РФ, предусматривающая ответственность за «кражу паспорта или иного личного документа, имеющего значение для гражданина».

Несомненно, трудовая книжка — важный документ.

Поскольку бывший работодатель не очень-то хочет заниматься вашими проблемами, третий абзац напомнит работодателю, что согласно действующим правилам дубликат трудовой книжки должен быть изготовлен и выдан в течение 15 дней с даты подачи заявления.

Во избежание споров по поводу даты подачи апелляции рекомендуется сделать заявление в двух экземплярах.

Один экземпляр передается секретарю или другому должностному лицу, отвечающему за получение корреспонденции, а на втором экземпляре, который остается у вас, делается накладная с указанием даты.

Если соответствующий сотрудник отказывается наклеить этикетку, необходимо отправить заявку (в одном экземпляре) заказным письмом с уведомлением о получении и списком приложений.

Таким образом, 15-дневный период начнется с даты, указанной в подтверждении получения.

Исключением является ситуация, когда дубликат трудовой книжки изготавливает действующий работодатель, трудовой договор с которым действует в настоящее время.

В данном случае мы не можем говорить о 15 днях. Дубликат трудовой книжки вы получите только при увольнении.

 

Как сделать дубликат: пошаговая инструкция

После увольнения работодатель оформляет дубликат трудовой книжки вне зависимости от причин и обстоятельств, по которым она пришла в негодность. Но есть определенная последовательность действий, которой следует придерживаться.

Шаг 1. Получить заявление от работника

Работник пишет заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в произвольной форме или по правилам, утвержденным работодателем. Указывается причина потери, указывается запрос на новую форму. Ставится дата написания заявки, подпись заявителя.

Пример заявления

15.10.2020 г. 53-вх Генеральному директору ООО «Клабтк.ру» Воронов А.В. запашных И.А почтовый адрес: 123456, г. Санкт-Петербург, нс. Купчинская, д.7 корпус 1 м² 769 Декларация В отношении утраты трудовой книжки в результате пожара и в соответствии со статьями 31, 32, 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек составление трудовых книжек и их наличие у работодателей, утвержденных постановлением Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 выдайте и предоставьте мне дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи данного заявления. Для выдачи дубликата трудовой книжки, помимо имеющихся у вас материалов из моего личного дела и формы Т-2, сообщаю: 1. Информация об общем и (или) текущем опыте работы соискателя до прихода на работу: а) справка от ООО «Ромашка» о работе водителем в период с 15.01.2019 по 31.12.2019 от 06.10.2020 N 12; б) копию приказа ООО «Пион» о работе водителем в период с 15.01.2018 по 31.12.2018 от 15.01.2018 N 2 Заявка: 1. Документы и копии материалов, подтверждающих утерю / повреждение трудовой книжки. 2. Документы и копии документов, подтверждающих стаж работы. 15.10.2020 Запашных / И.А. Запашных

Обращение подается директору организации по последнему месту работы (п. 31 «Положения»). Регистрируется как входящая корреспонденция, затем передается в отдел кадров (специалисту) для исполнения).

Шаг 2. Оформить новый документ о рабочей деятельности и стаже

Распоряжением Минфина от 22.12.03 г. 117n уточняется, что учреждение должно для собственных нужд закупать бланки трудовых книжек. Они предназначены для работников, которые принимаются на работу впервые, и для тех сотрудников, которым требуется новый документ взамен утерянного.

Если при первоначальном приеме на работу форма составляется в первый день работы, то при запросе восстановления книги после увольнения дается пятнадцать дней с момента получения заявления от работника.

Сама конструкция состоит из нескольких этапов:

1. На первой странице пустого бланка в правом верхнем углу пишут «Дубликат».
2. Заполняется титульный лист: менеджер указывает актуальные данные о сотруднике на основании удостоверения личности, диплома об образовании.
3. На второй странице, в первой строке третьего столбца раздела «Информация о вакансии», делается запись об общем опыте работы.
4. В разделе «Информация о вакансии» введите данные о вакансиях всех предыдущих работодателей в хронологическом порядке. Все записи должны быть основаны на ссылках, представленных сотрудниками от предыдущих работодателей, или на записях. Если сертификатов нет, вводится только общий стаж.
5. Точно так же раздел о поощрении заполняется, если человек ранее был представлен на награду.
6. На титульном листе поврежденного бланка (при его наличии) кадровик пишет: «Взамен выдан дубликат».

Образец дубликата трудовой книжки

Шаг 3. Удержать стоимость бланка

Стоимость модуля вычитается из заработной платы (дохода) поступающего. Но сначала его следует проинформировать о необходимости за это заплатить. Если человек против, запрещается отказывать в переоформлении работодателю.

ВАЖНО! Работодатель имеет право на местном нормативном уровне бесплатно решать вопрос с формами. В этом случае расходы на их приобретение несет организация вне зависимости от ситуации, в которой и кому составлен документ.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

При подаче заявки на вакансию каждый сотрудник указывает свою работу. Книга ведется кадровой службой организации в течение всего периода работы с данным работодателем. При этом, в исключительных случаях, на усмотрение руководства допустимо выдавать сотруднику книжку лично под расписку. Как правило, оригинал книги требуется сотрудникам ПФР.

Так кто же выдает дубликат трудовой книжки в случае утери? Последний работодатель обязан переписать бланк, если соискатель не работал после него и потерял книгу. На новом месте есть возможность просто получить чистую трудовую книжку.

Часто документ теряется или становится непригодным для использования по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются по прежнему месту работы за дубликатом трудовой книжки.

Иногда книга пропадает из-за руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф или по другим причинам. Затем виновный работодатель становится ответственным за правильный пример заполнения дубликата трудовой книжки в случае утери. В его обязанности входит восстановление документа по запросу сотрудника.

Документы для указания записей о стаже

допускается подтверждение трудоустройства документами в виде договоров, соглашений, приказов. В качестве доказательства также принимаются во внимание справки о заработной плате, книги членов профсоюзов или кооперативов. Но они должны содержать записи о взносах, выплачиваемых официальным доходом.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа работы будут выписки из Пенсионного фонда Российской Федерации с указанием дат получения переводов застрахованным.

В справках предприятий о периоде работы должны быть указаны регистрационные номера и даты размещения заказов на акции в отношении работника (принятие должности, увольнение).

Любая информация, предоставляемая для определения продолжительности обслуживания, должна быть согласована с уполномоченным специалистом предприятия или руководителем отдела кадров и затем заверена печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральный директор ООО «Альфа»
Николаев А.А.
Петрова Анна Ивановна,
инженер-поверенный

декларация.

В связи с потерей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Для выдачи дубликата предоставляю информацию о предыдущих местах работы до прихода в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (Самара), ориентировочный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), ориентировочный период работы 2012-2015 гг.
3) И.П. Соловьев А.И. (Ульяновск), ориентировочный период работы 2009-2012гг.

01.04.2017

Петрова А.И.

выдан дубликат трудовой книжки
серия ТК № _____________________
«______» ________________ 2017 г
_________________________________
подпись людских ресурсов

Срок выдачи

Готовая копия выдается сотруднику через 15 дней после подачи заявления. Но если возникают сложности со сбором документов, подтверждающих стаж работы, этот срок переносится.

Кто оформляет дубликат

Копии выдает отдел кадров компании. Если работодатель утерял оригинал, он восстанавливается кадровой службой той же организации. Если сам сотрудник проиграл, копия также делается на рабочем месте. Сложности возникнут в случае проигрыша, когда человек не занят. В этом случае восстановление производит предыдущий работодатель (статья 31 указа). При обращении к новому руководителю документ будет повторно введен для сотрудника. Первая запись в нем будет следующей работой.

Алгоритм действий кадровика

Закон требует, чтобы у кадровика всегда был запас бланков этого типа. Серия, номер формы, дата ее заполнения записываются в книгу записей и выходов. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют правила составления дубликата трудовой книжки:

1. Просьба указать «дубликат» на титульном листе в правом верхнем углу».
2. Вводятся основные данные: ФИО, информация об образовании, прочее. Если информация изменилась, будут вставлены текущие данные.
3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
4. В столбце 3 указан общий подтвержденный опыт.
5. В хронологическом порядке периоды занятости пишутся отдельно для каждого работодателя.
6. Документ выдается работнику под роспись в журнале регистрации ТК, в нем также фиксируются серия и номер формы, дата выдачи.

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В целом правила составления дублирующей книги такие же, как и для исходной книги.

Однако, поскольку собрать все приказы о приеме и выписке, о поощрении и присвоении классных оценок (т.е самих приказов, а не документов со ссылками на эти приказы) бывает редко, существуют требования к минимально необходимым предметам в дубликат трудовой книжки.

Следовательно, дублирующая трудовая книжка обязательно должна включать информацию об общем и (или) продолжающемся опыте работы сотрудника до приема на работу к этому работодателю, информацию о работе и вознаграждении (поощрении), которая была внесена в трудовую книжку.

Общий стаж работы фиксируется в сумме, т.е указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без указания того, какой работодатель, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом обладатель трудовой книжки.

В дальнейшем общий и / или непрерывный стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, фиксируется за отдельные периоды работы в следующем порядке:

• в графе 2 (ниже указана форма трудовой книжки, разделенная по столбцам) указывается дата приема на работу;
• в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), в которой работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, по которой принят на работу работник.Если представленные документы подтверждают перевод работника на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), также производится соответствующая регистрация.
• Так, в графе 2 указывается дата увольнения (расторжения трудового договора),
• а в графе 3 — (основная) причина увольнения, если такие данные имеются в документе, представленном сотрудником.В случае, если документы не содержат полностью вышеуказанную информацию о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки заносится только имеющаяся в документах информация.
• В столбце 4 указываются наименование, дата и номер документа, по которому в дубликате сделаны соответствующие записи.

Особенность проведения проводок в дубликате трудовой книжки заключается в том, что если основанием для выполнения разноски является просто заказ в исходной трудовой книжке, в дубликате это может быть другой документ, содержащий только ссылку на заказ или трудоустройство договор.

Затем реквизиты такого документа фиксируются в дубликате (например, выписка из архива, решение суда и т.д.), Даже если такой документ содержит ссылку на приказы о приеме (передаче, увольнении) сотрудник.

Нет записывать	Дата	Информация о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, правовую оговорку)	Название, дата и номер документа, на основании которого произведена регистрация
количество	месяц	год
1	2	3	4

Приказ о выдаче

В трудовом законодательстве нет требований о выдаче приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае утери, кражи и т.д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами организации документооборота.

Приказ устанавливает основу проблемы — обращение сотрудника и ответственного исполнителя — сотрудника кадровой службы.

Какие документы понадобятся

Получение документа требует времени: на это отводится 15 дней. Зачастую кадровики не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки с указанием стажа работы, если он отсутствует. Сотрудник должен подтвердить стаж работы документами до того момента, когда книга была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, платежные ведомости — любые официальные подтверждения стажа работы. Все представленные доказательства должны быть заверены.

Подтверждение трудового стажа требует сам работник, работодатель обязан оказать ему помощь: отдел кадров оформляет заявки на предыдущие места работы или в архиве.

При отсутствии документов стаж работы подтверждается показаниями свидетелей в суде (см. Пункт 24 постановления, утвержденного постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о деятельности за определенные периоды.

Основные правила

Дубликат — это документ, идентичный оригиналу. Является дубликатом без существенных отличий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (Приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185)). Форма ТК, утвержденная п.1 Постановления Правительства РФ от 25.07.2012 г. 225 от 16.04.2003 г.

Перечислим правила, по которым составляется дубликат трудовой книжки:

• это не копия, а содержит данные, аналогичные оригиналу;
• исключение: в новой версии нет информации, которая оказывается неточной;
• вводится личная информация о сотруднике;
• перечислены офисы и занимаемые должности;
• регистрируются внутренние переводы, переименование, премии и сборы;
• информация внесена в локальные документы — причины изменения и прекращения трудовых отношений.

Данные не вставляются в новую книгу:

• что не может быть задокументировано;
• неточные, неверные и ненадежные.

Руководство обязано принять все необходимые меры и в течение 15 дней предоставить сотруднику новый документ (п.31 правил):

1. Подготовьте новую форму.
2. Правильно введите проверенные записи.

Порядок выдачи дубликата

При оформлении документа кадровая служба должна соблюдать порядок:

1. Получить выписку от сотрудника с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Он оформляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Он заверяется личной подписью сотрудника и указывается дата заполнения.
2. На основании заявления в организацию выдается приказ, о котором должен быть осведомлен сотрудник, запросивший дубликат, под роспись.
3. Отдел кадров обязан собирать соответствующие записи и восстанавливать записи. Эти документы включают:

• личное дело сотрудника;
• кадровые приказы, в которых отражена информация о приеме на работу, увольнении, переезде и т д;
• трудовые договоры, заключенные с работником;
• кроме того, может потребоваться удостоверение личности гражданина.

1. Дубликат выдается заявителю в течение 15 календарных дней. При выпуске отмечается в журнале трудовой книжки и проставляется подпись лица, получившего документ.

Как поступить, если сведения о стаже утрачены по вине работодателя?

Причиной утери книжки может быть работодатель (в случае несчастного случая на работе, пожара или другой чрезвычайной ситуации). В этом случае ему следует приложить максимум усилий для восстановления документов. Для этого создается специальная комиссия, которая собирает информацию и переоформляет бланки. Составляется акт, на основании которого составляются и выдаются новые документы взамен утерянных.

Обратите внимание: если повреждение или утеря модуля произошли не по вине сотрудника, восстановить его стоимость у него невозможно. Работодателю придется платить, так как в случае признания документа недействительным из-за ошибок.

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец

Выдача дубликата включает следующие шаги:

1. В правом верхнем углу первой страницы новой формы ставится знак: «Дублировать». В самой трудовой книжке вместо этого отмечается, что выдан дубликат с указанием его серии и номера (п.1.2 Инструкции).
2. Титульный лист содержит актуальную информацию о дне выдачи дубликата. То есть, если в период работы менялись фамилия, имя или другие данные сотрудника, то дублировать их согласно Правилам (п. 2.1 Инструкции) не нужно. Отображаются самые последние действительные данные.
3. При заполнении раздела «Информация о вакансии»:
   • указывается общий стаж работы, который исчисляется суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
   • поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записывается информация, относящаяся к каждому рабочему месту (дата приема / увольнения заносится в столбец 2), например: «Допущен в компанию с ограниченной ответственностью» Машина «(ООО« Машина ») на позицию продавца» (п. 3);
   • раздел 4 содержит данные о справках, копиях заказов или иных документах, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО« Машина »от 13.05.2013».

При изготовлении дубликата работы не обязательно заверять все сделанные записи подписями уполномоченных лиц.

Примечание! Все остальные условия заполнения дубликата (дата написания, цвет пасты и чернил и т.д.) аналогичны порядку заполнения оригинального рабочего документа согласно Инструкции.

Последующие данные о трудоустройстве у текущего работодателя вносятся в соответствии с Правилами в общем виде.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и избежать ошибок.

Шаг 1. Для его получения работник должен обратиться к предыдущему работодателю с заявлением в произвольной форме: в существенной части указывается причина потери. Вот как выглядит пример приложения для дубликата книги:

Законодательство не обязывает работодателя отдавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

• в кадровую службу за соблюдением нормативных сроков регистрации;
• обосновать использование формы и сделать запись в бухгалтерской книге;
• руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение закона (ст. 5.27 КоАП).

ВАЖНО С заказом на выдачу дубликата трудовой книжки под подпись ознакомьте исполнителей, которые будут заниматься реставрацией, заявителя.

Шаг 2. Заполняя новую форму, запомните правила ввода данных на титульном листе и других разделах. На обложке нового модуля:

• введите «Дубликат» (правый верхний угол);
• в левом верхнем углу — штамп, заверенный подписью ответственного лица и печатью, о дате выдачи, причине (утере) и порядковом номере оригинала (например, «Дубликат выдан на 05.12.2019 в связи с потерей трудовой книжки № 123456765»);
• введите актуальную информацию в день регистрации: фамилию, имя, отчество и т д. (дублировать данные о предыдущих изменениях (п. 2.1 инструкции) не нужно)).

На оригинале (если он сохранился) обратите внимание на то, что был выдан дубликат (например, в ситуации, когда одна из записей признана недействительной). Введите его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот как выглядит пример заполнения дубликата трудовой книжки в случае утери и по другим причинам:

В разделе «Информация в работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

• рассчитать стаж на весь период работы;
• не включайте в него спектр работ в вашей компании;
• даты приема и увольнения заносятся в графу 2, порядковый номер объекта — в графу 1;
• в хронологическом порядке по порядку ввести информацию о каждом подтвержденном рабочем месте (графа 3);
• ввести информацию о работе в вашей компании по общим правилам;
• в графе 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документах, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил, как создать дубликат трудовой книжки в случае утери и по другим причинам:

1. Каждая регистрация, сделанная подписями уполномоченных лиц, не заверяется.
2. Надпись дат, цвет пасты и чернила соответствуют инструкциям.
3. Данные о последующей занятости для текущего работодателя вводятся в общем виде.

Шаг 3. Передайте документ запрашивающей стороне, следуя приведенной ниже процедуре:

1. Введите информацию о выпуске в бухгалтерскую книгу для перемещения книг и вкладышей.
2. Отмените регистрацию оригинала (при необходимости).
3. Выдать владельцу новую форму под расписку.

Стоимость оформления

Стоимость модуля не взимается в следующих случаях:

• массовая потеря оригиналов в экстренных ситуациях;
• если ответственный сотрудник допустил ошибки при первичном заполнении;
• повреждение не по вине работника.

Вместо испорченной кадровик обязан бесплатно заполнить другую форму трудовой книжки для сотрудника. Во всех остальных случаях работник возмещает расходы при получении замены (п. 47 регламента).

Как заполняется документ

Составление и учет дубликатов осуществляется в соответствии с ПП РФ по трудовым книжкам (16.04.2003, №225), в частности, правилами их ведения и хранения и инструкциями Минтруда и охраны РФ. Российской Федерации о составлении трудовых книжек (постановление № 69 от 10.10.2003 г).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки определяется законом и предполагает следующие действия:

Лицо, потерявшее трудовую книжку, обращается за заменой документа на последнее место работы.

• Руководство предприятия выдает заказ в компетентный отдел на изготовление дубликата. Лицо, подавшее заявку, должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о ранее подававшемся трудоустройстве гражданина.
• Бланк дубликата трудовой книжки составляется на основании действующего законодательства.
• Информация о переоформленной копии обязательно заносится в реестр бланков строгой отчетности.
• Готовый экземпляр выдается заявителю после подписания под расписку в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Выпущенная форма должна отражать информацию, содержащуюся в исходной версии, в том числе:

• личные данные гражданина;
• сведения о трудоустройстве до начала деятельности по месту последней работы;
• информация о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылка на причины всех действий.

Название новой копии (в правом верхнем углу) отмечается штампом «Дубликат». Сюда добавляется информация о гражданине из паспорта или удостоверения личности, срок действия которой не должен быть истек в день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также обязательно указываются отчество, имя, фамилия. Диплом или сертификат служат источником информации об образовании и специальности сотрудника. В случае неполного образования у гражданина зачисление будет производиться на основании данных справки из учебного заведения или классной книги. Получатель лично заверяет информацию на титульном листе, а специалист отдела кадров ставит дату заполнения и свою подпись печатью предприятия (кадровой).

Важно! Раздел «Информация о вакансии» начинается с записи, отражающей общее количество опыта работы до того момента, когда сотрудник был принят на последнюю работу. При этом не уточняется, в каких организациях в прошлом и в какой период работал гражданин.

Далее в установленном порядке фиксируются стажировки на определенных должностях по графам 1-4 соответственно:

• регистрационный номер (по порядку);
• день приема в организацию;
• название компании и должность, на которую зарегистрирован сотрудник;
• указание причины записи в графе 3 (на момент приема).

Информация о переводе на другую работу в организации (если таковая имеется) оформляется аналогичным образом.

После указанной информации в графы 1-4 вносятся данные об увольнении, в том числе номер позиции в заказе, дата увольнения, по какому закону (стандарту) работник был уволен и документ на основании постановки на учет было внесено (об увольнении). Заполненный раздел заверяется подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи ведутся в соответствии с документами, предоставленными для каждого типа прошлой работы сотрудника. Информация не передается в форму при отсутствии полной информации за какой-либо период. В разделе «Информация о задании» данные об уже полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающей документации.

Важно! Рабочая тетрадь относится к строгим формам отчетности. Поэтому выпуск нового документа разносится в специальный журнал, а ранее проведенная форма удаляется из бухгалтерского учета из следующей (второй) записи.

Можно ли иметь две

Прямого запрета на одновременное существование двух рабочих нет. В ПФР предупредили: при совпадении нескольких сроков службы при выборе застрахованного учитывается только один (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

ВАЖНО С 01.01.2021 обслуживание буклетов бумажной работы прекратится. Их доставят рабочим. В принципе отпадет необходимость и смысл в дубликатах и ​​вторых копиях.

Какие документы необходимы

Составление дубликата трудовой книжки (пример которой вы найдете ниже) должно производиться на основе информации, доступной или предоставленной при трудоустройстве.

Предыдущие трудовые отношения могут быть подтверждены:

• справки, содержащие сведения о причине их выдачи, то есть реквизиты приказов о приеме и увольнении с предприятия, а также о переводе из офиса;
• приказы (инструкции), в том числе в форме деклараций;
• личные дела и карты;
• лицевые счета граждан;
• бухгалтерская документация по оплате труда;
• карточка профсоюза и так далее

Кроме того, допускается подтверждение места работы с помощью трудового договора или других документов, содержащих сведения о рабочем времени.

при этом необходимо учитывать, что администрация обязана всячески содействовать и содействовать работнику в получении документации, подтверждающей его трудовой стаж с предыдущих мест работы (п.7.2 Регламента).

Делаются копии этих документов, а оригиналы, при условии особого заверения, передаются держателю на хранение (часть 7, п. 7.2 Инструкции).

Потребность в дубликатах исчезнет с появлением электронных рабочих тетрадей.

Восстановление трудовых книжек при массовой их утрате работодателем

Статья 34 Постановления Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 225 предусматривает случай, когда в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, беспорядки и другие чрезвычайные ситуации) происходит массовая потеря книг.

Конечно, и в этом случае требуется масштабная реставрация рабочих книг.

В такой масштабной реставрации можно отметить несколько особенностей, в отличие от оформления дубликата трудовой книжки в индивидуальном порядке.

Итак, для восстановления трудовых книжек работает не только штабной работник, но и целая комиссия по установлению трудового стажа.

Кроме того, данная комиссия создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а не исключительно заинтересованной организацией.

В состав этой комиссии входят представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных сотрудниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Если в индивидуальном порядке стаж работы подтверждается только документами, то в случае массовой утери трудовых книжек стаж работы при отсутствии документов может быть установлен на основании показаний двух и более свидетели, знакомые с работником в совместной с ним деятельности на работодателе или в системе.

предусмотрено, что внесение записей в дубликат трудовой книжки осуществляется на основании акта комиссии, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность стажа работы работника.