суточные расходы в командировке — nalog-nalog

Что входит в суточные

Состав ежедневных расходов, для покрытия которых работник имеет право на получение суточных, не регулируется законом, хотя в нормативной базе они отделены от затрат на транспорт и проживание (статья 11 Положения, утвержденного Законодательным декретом № Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение)).

Размер суточных определяется работодателем во внутренних документах компании. Платежи до 700 рублей для командировок в Россию и до 2500 рублей для выезжающих за границу работников не облагаются налогами и социальными отчислениями (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Суточная обычно расходуется на питание. Но путешественник может потратить их на что угодно по своему усмотрению — он не обязан отчитываться о содержании таких расходов.

Суточные при командировках за рубеж

Суточные при командировках за границу рассчитываются исходя из страны пребывания (п.18 Правил № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

• за день выезда из России суточные рассчитываются по правилам, установленным для командировок за границу;
• в день въезда — по нормам для России.

Суточные на командировку могут выплачиваться сотруднику как в рублях, так и в иностранной валюте.

• Пример. Рабочий уехал в командировку в Швецию 14 июня, и в 22:00 он уже находился на территории другого государства, а 17 июня в 15:00 вернулся в Россию. К месту командировки работник прибыл самолетом. Отметка пересечения границы при выезде в командировку производилась 14 июня, а при возвращении из командировки — 17 июня. Правила служебных командировок, суточные для служебных командировок по территории Российской Федерации устанавливаются в размере 500 рублей, а в Швеции — в размере 2000 рублей. В этом случае сотруднику должны выплачиваться суточные в следующем порядке:

• 14 июня — 2000 рублей, так как в этот день граница уже была пересечена (пограничники сделали соответствующую отметку в паспорте);
• 15 июня — 2000 рублей, так как сотрудник находился в Швеции;
• 16 июня — 2000 рублей, так как сотрудник находился в Швеции;
• 17 июня — 500 рублей, так как граница уже пересечена (на пересечении границы стоит отметка).
• За 4 дня, в сутки следует платить в размере 6500 руб. ((2,000 x 3) + 500), хотя воскресенье — свободный день.
• Если сотрудник вылетел из России 14 июня и прибыл в Швецию 15 июня, например, в 00:15, то за 14 марта необходимо будет выплатить суточные в размере 500 рублей.

Суточные при командировке в государства СНГ

Особый случай — командировки в страны СНГ, например, в Казахстан, Беларусь и др:

• при таких командировках не ставят отметку в паспорте о пересечении границы;
• суточные на такие поездки рассчитываются в особом порядке: дата пересечения границы определяется проездными документами (п. 19 Правил № 749).

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные компенсируют неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день деловой поездки, начиная со дня посадки в самолет и заканчивая днем ​​вашего возвращения в город. Деньги можно потратить где угодно: в музеях, в кино или на пару коктейлей в баре.

Ежедневный выпуск перед увольнением сотрудника. Их размер определяйте сами — закон не устанавливает минимальных и максимальных ограничений. Но в день свыше 700 рублей в день для командировок в Россию и 2500 рублей в день для командировок за границу облагается НДФЛ в размере 13%.

Например, сотрудник уезжает на неделю в Москву. Вы платите 1000 рублей в сутки в сутки. Это больше лимита, поэтому НДФЛ облагается 300 рублей в сутки. За 7 дней командировки на 7000 суточных необходимо удержать и перечислить в налоговую инспекцию 273 рубля НДФЛ. Удерживайте его из следующей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения отчета о расходах — подробности об этом будут далее.

Возмещение расходов на проживание и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует гостиницу, компенсируйте ему расходы перед отъездом в командировку. По своему усмотрению вы можете компенсировать дополнительные услуги отеля: стоимость еды, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Попросите их оставить билеты и взять чек или квитанцию ​​в отеле. Это потребуется для подтверждения расходов.

По согласованию с сотрудником вы можете компенсировать другие расходы, например, на визу или паспорт.

Зарплата

Заработная плата выплачивается только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается исходя из средней дневной заработной платы. Для расчета средней дневной заработной платы разделите заработную плату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество дней, проработанных в течение этого периода.

Подведем итоги

Мы разобрались, что входит в понятие суточных в командировках и как рассчитывать суточные.

По закону при командировке на один день суточные не выплачиваются.

Если сотрудник находится в командировке более 1 дня, ему выплачивается суточное за выходные вдали от дома и за дни, проведенные в отпуске по болезни, если он заболел в командировке.

Обоснование

Командировка — командировка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебной должности вне постоянного места работы (ст. 166 ТК РФ). То есть продолжительность командировки устанавливает работодатель. В искусстве. 209 ТК РФ содержит определение рабочего места: место, где работник должен находиться или куда он должен прибыть в связи со своей работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

На время командировки за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 167 ТК РФ). Направление работников в командировку осуществляется на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне постоянного места работы (п. 3 Положения о технических условиях направления работников в командировки, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о деловых поездках)).

Согласно пункту 7 Регламента командировок фактический срок пребывания сотрудника в месте командировки определяется проездными документами, предъявляемыми сотрудником по возвращении из командировки, в их отсутствие, путем предоставления документы на аренду жилого помещения или иные документы, подтверждающие заключение договора об оказании услуг по размещению в гостинице по месту деятельности.

При выезде в район, из которого работник, исходя из условий транспорта и характера выполняемой работы в командировке, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника с места командировки к месту постоянного проживания в каждом конкретном случае решает руководитель организации с учетом удаленности, условий транспортировки, характера осуществляемой деятельности, а также необходимость создания условий для отдыха работника (п.11 Регламента командировок).

Однодневная командировка предполагает направление сотрудника в район, откуда есть возможность ежедневного возвращения к месту постоянного проживания (п.11 Регламента деловых поездок).

В организации порядок отправки в командировку установлен ЛНА (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Если такого акта не существует, применяется общая процедура.

В отношении местной командировки (однодневная) действуют общие правила оформления документов и возмещения расходов (статьи 167, 168 ТК РФ). Таким образом, командировочные расходы возмещаются путешественнику при предъявлении проездных документов (пункт 26 Правил деловых поездок).

При отправке сотрудника в местную командировку нет особенностей оформления документов.

Как и в обычном случае, сначала выдается приказ об отправке сотрудника в командировку. Затем сотруднику выплачивается аванс на командировочные расходы.

Если LNA требует ведения журнала деловых поездок, не забудьте сделать соответствующие записи в указанном журнале.

Ежедневные расходы на командировки на 1 день по России не оплачиваются в связи с прямым указанием этого в пп. 4 пункт 11 Правил деловых поездок.

Стоит отметить, что работодатель вправе выплачивать сотрудникам в командировке за 1 день (по аналогии с суточными) надбавку, утверждая размер расходов приказом организации.

Нарушение порядка исчисления и выплат, производимых в рамках трудовых отношений, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Примеры расчета суточных

По России

Управляющий Мартынова уехал в командировку 1 июля в 10:00 и вернулся 15 июля в 1915 году. Представляемая им компания установила суточные в размере 1000 рублей.

Оплата:

1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начисленные суточные.
3. 700 * 15 = 10500 руб. Необлагаемая сумма НДФЛ.
4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Сумма, облагаемая НДФЛ.
5. 4500 * 13% = 585 руб. Накопление НДФЛ.
6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагается после уплаты налогов.
7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточное для Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия те же, что и в предыдущем примере, но Мартынова отправили за границу. На все поездки за границу установлено суточное — 4000 руб. В сутки. Пусть Мартынова уже получала предоплату раньше, но теперь нужно посчитать реальную сумму. Мартынова пересекла границу 2 июня, выполнила служебное задание и 14 июля, судя по отметкам в документе, вернулась в Россию при пересечении границы.

Оплата:

1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и налоговой базы в России.
2. 4000 * (15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и налоговой базы в зарубежной части командировки.
3. 600 + 19 500 = 20 100 руб. 20100 * 13% = 2613 руб. Расчет НДФЛ с налогоплательщиков.
4. (2000 + 52000) — 2613 = 51 387 руб. Выплата суточных.

Из налогооблагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить те же взносы, за исключением сумм «за несчастные случаи».

Размер суточных в 2020 году

Что такое суточные в командировке, мы разбираемся. Но размер этих расходов определяется работодателями самостоятельно и включается во внутренние местные нормативные акты, включая Регламент деловых поездок.

Если размер суточных на командировку в 2020 году не превышает 700 рублей для России и 2500 рублей на выезд за границу, то с этих сумм НДФЛ не уплачивается. Но таких минимальных затрат не требуется, а сумма денег может быть любой. Например, при выделении компенсационной выплаты за командировку в Россию в размере 3500 рублей НДФЛ удерживается с суммы 2800 (3500 — 700 = 2800) рублей. Страховые взносы также подлежат удержанию.

Напоминаем, что в 2020 году размер страховых взносов регулируется п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ.

Суточные по-новому

Лимита суточных нет, компании могут установить любой размер, оговорив это во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные до 700 рублей, поскольку эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Если суточные будут выше, то из суммы превышения придется удерживать НДФЛ. Для командировок за границу размер необлагаемых налогом суточных составляет 2500 рублей.

С 2017 года сверх лимитов суточные облагаются страховыми взносами. Но не обязательно платить «случайные» взносы суточного.

Пример. Сотрудник находился в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 руб. За дни командировки он получил 3000 рублей. Только 3 * 700 = 2100 рублей не облагаются взносами и НДФЛ, а при разнице в 3000 — 2100 = 900 рублей необходимо удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы.

Ответ

Эта поездка является деловой, потому что управленческую задачу сотрудник будет выполнять вне постоянного места работы.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника с места командировки к месту постоянного проживания в каждом конкретном случае решает руководитель организации с учетом удаленности, условий транспортировки, характера поставленной задачи выполняются, а также необходимость создания условий для отдыха сотрудника.

Работник имеет право на получение суточных, если командировка превышает 24 часа.

Документированные расходы на проживание в гостинице включены в подоходный налог. Не взимать с них НДФЛ и страховые взносы (статьи 217, 264, 422 Налогового кодекса РФ).

Путевые расходы включают, в частности, ежедневные расходы на проживание.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 рублей за каждый день деловой поездки по территории России (п. 1 ст. 217, п. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 ст. Налоговый кодекс РФ).

Отражение в бухгалтерском учете

Счет

Отражение командировочных расходов должно быть отражено в следующих счетах (Education 157n):

• суточные — субсчет 0 208 12 000 «Договоренности с лицами, ответственными за другие несоциальные выплаты персоналу наличными»;
• пособие на использование личного транспорта в командировках — субсчет 0 208 22 00 «Договоры с лицами, ответственными за оплату транспортных услуг»;
• проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Договоры с лицами, ответственными за оплату других работ и услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Договоры с ответственными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н п. 13.6, Постановление 14.6 Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н)

• 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по операциям с физическими лицами»;
• 667 «Уменьшение прочих кредитов по операциям с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

• 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу наличными») — суточные;
• 222 («Транспортные услуги») — разрешение на использование личного транспорта;
• 226 («Прочие работы, услуги») — оплата проезда, аренда жилья, прочие расходы.

КВР

К кодам видов расходов применимо следующее:

• КВР 112 — бюджетные учреждения;
• КВР 122 — государственные органы (муниципальные;
• КВР 134 — для военнослужащих и служащих со специальными званиями;
• КВР 142 — забалансовые средства.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие позиции, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции	Плата	Кредит
Выдача средств в кассе:
Суточные	0 208 12 567	0 201 34 610
Для использования личного транспорта	0 208 22 567	0 201 34 610
Проезд и аренда жилья	0 208 26 567	0 201 34 610
Перевод средств на зарплатную карту банка
Суточные	0 208 12 567	1 305 04 212 (0 201 11 610)
Для использования личного транспорта	0 208 22 567	1 305 04 222 (0 201 11 610)
Проезд и аренда жилья	0 208 26 567	1 305 04 226 (0 201 11 610)
Расходы по авансовому отчету:
Суточные	0 401 20 112 (0 109 XX 112)	0 208 12 567
Для использования личного транспорта	0 401 20 222 (0 109 XX 222)	0 208 22 567
Отражается в счете на проезд и аренду жилья на основании авансового отчета	0 401 20 226 (0 109 XX 226)	0 208 26 567

Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру

1. работодатель несет ответственность за выплату суточных при отправке сотрудников в командировки.
2. Суточные выплачиваются за каждый день деловой поездки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни поездки, даже во время вынужденной остановки.
3. Работодатель коммерческой организации самостоятельно определяет размер суточных и устанавливает локальные правила организации.
4. Размер суточных работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, определяется Правительством Российской Федерации.
5. Суточные не облагаются НДФЛ и страховые взносы не взимаются, если их размер не превышает 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей для командировок за границу.
6. Суточные, размер которых определяется местным законодательством, могут включаться в расходы для целей налогообложения.
7. Суточные для однодневных командировок в Россию действующим законодательством не предусмотрены.
8. Суточные при командировках за границу на один день выплачиваются в размере 50% от размера суточных при командировках за границу, установленных в локальных нормативных актах организации.

Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу

Как при поездке в Россию, так и при выезде за границу размер суточных определяется по формуле:

RS = SD × D,

где это находится:

РС — расчетное суточное;

SD — размер суточных, установленный местным законодательством;

D — продолжительность командировки в днях (включая дни в пути).

ВАЖНЫЙ! Если путешественник не израсходовал полностью суточные, неизрасходованный остаток не нужно возвращать кассиру работодателя, в отличие от части аванса, отправляемой для покрытия расходов на проживание и транспорт.

Если работнику не хватает суточных, он может потратить свои деньги на текущие расходы при условии согласования этих расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). После этого эти расходы возмещаются.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, повседневные расходы не требуют документального подтверждения, в отличие от командировочных. Следовательно, работник ни в коем случае не должен нести мелкие расходы, которые он понес во время командировки.

Однако суточные необходимо будет включить в отчет — это необходимо для обоснования затрат на командировку с налоговой и бухгалтерской точек зрения.

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращении из командировки работник должен учесть полученный аванс или получить компенсацию понесенных расходов. Данный документ представляет собой авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет подается в течение трех дней после возвращения из командировки. Окончанием услуги также может быть день выдачи аванса.

Кроме того, работник должен предоставить следующие документы:

• для проездных — подтверждающие документы — билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
• аренда жилого помещения — квитанция от гостиницы или договор аренды жилого помещения;
• на прочие расходы — чеки, товарные чеки, квитанции, счета-фактуры и другие документы;
• в сутки — специального документа не требуется, количество дней можно подтвердить билетами.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определены статьей 168 ТК РФ:

• в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными актами Правительства Российской Федерации;
• в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными актами органов местного самоуправления;

Суточные

В соответствии со статьей 11 Постановления № 749 суточные причитаются:

• за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
• для дней в пути, приходящихся на выходные и праздничные дни;

• на путевые дни и дни вынужденного отдыха;
• на больничные, если сотрудник заболел во время командировки.

Нет никаких особых требований или ограничений на выплату суточных.

Согласно п.1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 г. 729, суточные за каждый день командировки для бюджетных учреждений — 100 руб.

Однако существуют правила, по которым суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Суточное, не облагаемое НДФЛ и страховыми взносами на территории Российской Федерации, составляет 700 рублей, на территории иностранного государства — 2500 рублей.

Пример.

Сотрудников отправили в командировку на 4 дня по РФ. Сотрудник имеет право на получение суточных в размере 1000 рублей за каждый день командировки.

Таким образом, всего работнику полагается 4000 руб. (4 дня по 1000 руб.). Из них: 2 800 рублей не являются доходом (4 x 700 рублей), 1 200 рублей облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Если работника отправляют в однодневную командировку, работодатель не обязан выплачивать суточные. Суточное не выплачивается, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания.

Проезд

Работодатель возмещает командировочные расходы командированного сотрудника в следующих случаях:

• переезд к месту работы и обратно;
• перемещение между разными населенными пунктами в рамках командировки;
• движение к месту ведения бизнеса из аэропорта, вокзала, причала и обратно, если они находятся за пределами населенного пункта.

Сотрудник, отправленный в командировку, может использовать любые виды транспорта, кроме такси. Но заведение может установить ограничения или рекомендации в местных правилах по выбору транспорта.

Найм жилого помещения

Аренда дома включает в себя аренду дома или гостиничного номера. Расходы на проживание возмещаются сотруднику за каждый день деловой поездки (включая праздничные и нерабочие выходные), а также в случае временной нетрудоспособности. Дни госпитализации сотрудника возмещению не подлежат (п.25 постановления № 749). В случае предоставления бесплатного жилья стоимость аренды не возмещается.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае отмены запланированной командировки сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Вы также можете получить возврат суммы, потраченной на получение визы, за исключением уплаченного сбора.

Следует учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает только часть их стоимости (особенно по экономичным тарифам). В этом случае разница между уплаченной и возвращенной суммой обычно оправдывается как штраф за нарушение транспортных прав.

Если во время самой командировки возникли форс-мажорные обстоятельства (непогода, наводнение, поломка самолета и т.д.) и сотрудник не может вовремя вернуться домой, компания должна предоставить ему суточные и оплатить необходимое проживание. В этом случае работник должен поставить штамп / отметку о дате выезда в проездном документе (справке). Если проездной документ не требуется учетной политикой организации, документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может быть справка аэропорта об отмене или задержке рейса.

Суточные в иностранной валюте

Суточные на командировку (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2020 году влияет на налогообложение, расчет подоходного налога и расчет подоходного налога с населения. В некоторых организациях размер безвозмездной компенсации за заграничные командировки может варьироваться в зависимости от страны проживания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размер командировочных расходов на выезд за границу установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. 812.

Страна командировки. Размер компенсации в долларах США

Беларусь	57 год
Украина	53
Соединенные Штаты Америки	72
Германия	65
Соединенное Королевство	69
Франция	65

Валюта, в которой эти суммы выплачиваются при командировке за границу, может быть установлена ​​организацией. Например, резерв может быть в долларах США, но деньги выдаются работнику в эквиваленте в рублях. Оплата производится в соответствии со статьями 17, 18 утвержденного Положения. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. 749:

• в случае выезда в командировку в день пересечения границы суточные выплачиваются так же, как и за время, проведенное за границей;
• по прибытии на территорию РФ день пересечения границы оплачивается как командировка в пределах РФ.

Порядок расчета уплаченных безучетных сумм может быть установлен внутри компании и закреплен в соответствующих внутренних документах организации. Компания также самостоятельно определяет размер денежной компенсации. При выезде за границу НДФЛ уплачивается с суммы сверх нормы в 2500 рублей, так как эти деньги считаются доходом работника.

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как упоминалось выше, коммерческая структура имеет право нормировать суточные и определять размер начислений сотрудникам.

Единый порядок для федеральных учреждений утвержден Правительством (постановление № 729 от 02.10.2002) и составляет 100 рублей за каждый день командировки. Увеличенная сумма суточных выплачивается руководителю только в том случае, если деятельность компании определяется как получение дохода или за счет сбережений в балансе.

Выплачиваются ли за один день суточные

Если путешественник решает свои производственные задачи на территории России, ему не полагаются суточные. В случае заграничной командировки они назначаются в размере 50% от установленного внутренними актами компании для заграничных командировок продолжительностью более 1 дня (п.20 Регламента). То есть «заграничные» суточные за однодневную командировку будут облагаться НДФЛ в размере более 1250 руб.

ВАЖНЫЙ! Работодатель имеет право издать местный стандарт, согласно которому даже при однодневных командировках через Российскую Федерацию работнику гарантируется оплата текущих расходов, а не суточные. При документальном подтверждении данных затрат на них не может взиматься НДФЛ (письмо Минфина РФ от 26 мая 2014 г. № 03-03-06 / 1/24916).

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п.4 ст. 226 НК РФ, необходимо исчислить и удержать НДФЛ на следующий день выплаты денежного дохода работнику. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06 / 4-5). Это связано с тем, что работник еще до авансового отчета может недоиспользовать предназначенные ему средства в командировках: работник должен вернуть излишки. Обратная ситуация: сотрудник превысил установленную сумму (например, из-за задержки рабочего времени или просто из-за перерасхода).

Деньги, выделенные прикомандированному сотруднику для отчетности, не считаются экономической выгодой до тех пор, пока сотрудник не вернется из командировки и не будет утвержден отчет о расходах. Перед выездом сотрудник должен предоставить документы о времени поездки и приложить квитанции, объясняющие расходы.

Взносы сверх сумм необходимо уплатить до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно п. 3 часа 1 ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает расходы за каждый из следующих периодов:

• на каждый будний день в командировке
• в выходные и праздничные дни
• для дней, в которые дорога к месту командировки и обратно обваливалась полностью или частично, также включаются периоды принудительной парковки

Предположим, сотрудник уехал в командировку в воскресенье и вернулся в следующую субботу. В этом случае он имеет право на получение суточного за семь дней — пять рабочих дней и два выходных.

Нормы суточных в 2021 году

На сегодняшний день порядок расчета суточных не изменился по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие — туристический сбор. Теперь сотрудники, которые в соответствии с должностными обязанностями находятся в «курортных» регионах РФ более суток, получают дополнительную компенсацию.

Рассмотрим коллекцию по следующей формуле:

Количество дней пребывания, без учета дня приезда
×
городской налог

Порядок возмещения туристу указанной суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16 июля 2018 г. N 23-01-06 / 49454.

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения сотрудник должен сообщить о командировочных расходах, включая суточные, для составления авансового отчета, на основании которого будет произведен перерасчет ранее выплаченного аванса.

Для суточных это в основном проездные документы и знаки пересечения границы. Если сотрудник в поездке использовал личный автомобиль, он может предъявить накладную и любой другой документ, подтверждающий официальное отсутствие на работе.

На основании этих документов составляется расчет суточных, в котором указывается:

• ФИО сотрудника, его штатный номер;
• реквизиты заказа для отправки в командировку;
• период командировки;
• повседневная правовая норма;
• фактическое высвобождение суточных в сутки.

Основным элементом данной записки является расчет выдачи: по закону, собственно, и расчет выданной франшизы с учетом дней в пути. Франшиза считается, если учреждение приняло более высокие стандарты, чем установленный максимум, для выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник сообщает о потраченных деньгах. Для этого заполните авансовый отчет, к которому вы приложите документы, подтверждающие расходы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтвержденные расходы не подлежат возмещению, но если вы решите их компенсировать, вы сохраните НДФЛ на уровне 13 %. Нет необходимости документировать ежедневные расходы, их нужно включать в авансовый отчет отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда сотрудник не внес предоплату и потратил больше. Например, ему пришлось остаться на пару дней и оплатить проживание в гостинице из собственного кармана. Компенсируйте эти расходы и доплачивайте за 2 дня в сутки.

Если же он не потратил все деньги, он их возвращает.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В расписании учтено рабочее время всех сотрудников. Отметьте дни поездки буквой «К» или цифрой «06».

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году внесены изменения в перечень документов, подтверждающих коммерческий характер командировки. Теперь нам не нужны:

• Туристический сертификат;
• Предоставление услуги;
• Отчет о назначении услуги;

Компания вправе самостоятельно определить документ, описывающий коммерческую часть поездки. Основная цель командировки сотрудника может быть указана в приказе о командировке, который оформляется по форме № Т-9 также не запрещено формировать собственные модули в соответствии с внутренними правилами компании.

есть возможность запросить у сотрудника письменный отчет по результатам командировки, если это право указано во внутренних документах компании. В этом случае ознакомьте сотрудников с местным законодательством.

Для подтверждения срока пребывания в командировке сотруднику необходимо предоставить документы с датами поездки (билет на поезд, посадочные талоны на самолет и т.д.). В случае, если сотрудник уехал в командировку на собственном служебном транспорте, ему необходимо напоминание (п. 7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Когда — до или после командировки — выплачиваются суточные

Суточные, как и другие денежные средства в составе аванса, выдаются путешественнику перед поездкой.

Сроки и способы перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут быть указаны во внутренних документах, например, в Положении о командировках.

однако существует сценарий, при котором суточные могут быть дополнительно выплачены после поездки. Если работник был вынужден потратить часть суточных на транспорт или проживание (которые работодатель должен выплатить 100%), по возвращении на работу бухгалтерия вернет потраченную сумму.