Командировка за границу в 2022 году

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цель командировок устанавливаются распоряжением, которое подписывает директор. Учтите нюансы деловой поездки, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей командировки сохраняется работа и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право на получение отпуска по болезни на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими правилами:

• Федеральный закон «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. Этот закон определяет условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• Трудовой кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• Постановление Правительства № 173 от 13 октября 2008 г;
• Местные правила (например, коллективные договоры).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения законодательства, чтобы правильно организовать командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя отправить в командировку. Это:

• Беременные женщины.
• Людям с ограниченными возможностями, куда запрещено передвигаться.
• Людям младше 18 лет.
• Сотрудники в студенческом отпуске.

Некоторые сотрудники могут быть отправлены за границу только с вашего письменного согласия. В эту категорию рабочих входят:

• Женщинам с детьми до 3 лет.
• Отцы-одиночки и матери-одиночки с детьми до 5 лет.
• Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
• Люди, ухаживающие за инвалидами, близкими родственниками.

При отсутствии письменного согласия работодатель не может отправить работника в командировку. В противном случае к компании могут быть применены штрафные санкции.

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 29 июля 2015 г. 771, фактическое время нахождения сотрудника в командировке определяется на основании проездных документов, предоставленных сотрудником.

Если проездной документ утерян, бухгалтерия вправе отказать в возмещении его стоимости.

Пример: Сотрудник компании потерял посадочный талон на самолет. Улетал в командировку на два дня, билет оплатил собственными деньгами, рассчитывая на компенсацию. В бухгалтерии сначала отказались платить, так как у них не было документа, подтверждающего рейс. В результате сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы, подтверждающие его полет.

Сотрудники, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, служебном или наемном), также имеют право на компенсацию. Для них проездными документами будут проездные билеты, квитанции об оплате, счета-фактуры, чеки и т.д.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п.4 ст. 226 НК РФ, необходимо исчислить и удержать НДФЛ на следующий день выплаты денежного дохода работнику. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06 / 4-5). Это связано с тем, что работник еще до авансового отчета может недоиспользовать предназначенные ему средства в командировках: работник должен вернуть излишки. Обратная ситуация: сотрудник превысил установленную сумму (например, из-за задержки рабочего времени или просто из-за перерасхода).

Деньги, выделенные прикомандированному сотруднику для отчетности, не считаются экономической выгодой до тех пор, пока сотрудник не вернется из командировки и не будет утвержден отчет о расходах. Перед выездом сотрудник должен предоставить документы о времени поездки и приложить квитанции, объясняющие расходы.

Взносы сверх сумм необходимо уплатить до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает оформление ряда документов. Первый важнейший документ — это приказ. Обязательно ознакомить с ним сотрудника. Для подтверждения ознакомления сотрудник расписывается. Вам нужно будет разместить заказ. Поездка записывается в расписании, а также в дневнике. Проголосовало: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:

1. Сообщите начальнику о планировании командировки.
2. Выдача приказа, в котором устанавливаются цели поездки, ее задачи и продолжительность.
3. Выдача путевки в случае отправки сотрудника в страны СНГ.
4. Ознакомление сотрудника с заполненными документами.
5. Расчет командировочных расходов. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНЫЙ! Порядок оформления однодневных поездок такой же, как и для многодневных.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника поехать в командировку должна быть установлена ​​трудовым договором. Если это условие не оговорено в договоре, человек может отказаться от поездки.

Этапы подготовки к командировке

Для начала нужно узнать все условия, которые предлагает хозяин. Например, иностранная компания может оплатить жилье сотруднику. Вы должны узнать у сотрудника, есть ли у него паспорт. Мы учитываем все этапы подготовки к путешествию:

1. Оформление визы при необходимости.
2. Бронирование гостиничного номера.
3. Подготовка всех необходимых документов.
4. Расчет командировочных и ежедневных расходов для определения суммы аванса.
5. Расчет заработной платы на период командировки.
6. Оплата и взносы Ирпеф.

Наш калькулятор поможет рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчетный период, количество отработанных дней за расчетный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации.

ВАЖНЫЙ! До 2017 г были установлены ограничения на продолжительность командировки. На данный момент они удалены. Дальние поездки должны быть экономически оправданы. В частности, командировочный доход должен превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! После окончания командировки все первичные документы, касающиеся командировки, прилагаются к авансовому отчету. Его необходимо доставить в течение 3 дней с момента прибытия сотрудника.

Подтверждение трат

Сотрудники должны подтвердить все свои расходы в конце поездки. Для этого можно использовать чеки, авиабилеты и т.д. Бухгалтерия должна принять ранний ответ, а затем возместить существующие затраты. Аванс, внесенный перед поездкой, вычитается из стоимости заранее.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом количества дней в пути по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации. В частности, это 700 рублей в день для командировки по территории России и 2500 рублей для поездок за границу.

ВАЖНЫЙ! Работодатель вправе увеличить суточные по своему желанию. Увеличение устанавливается актами местной компании. С разницы удерживается подоходный налог с физических лиц.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету (форма N AO-1), составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Это может сделать сотрудник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06 / 1/202).

Сумма расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, должна быть указана на обратной стороне Формы N AO-1 (Инструкция по заполнению Формы N AO-1):

• в столбцах 6 и 8 — в валюте, в которой были оплачены расходы;
• в столбцах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс на командировку оформляется сотруднику в иностранной валюте, сумма этого аванса должна быть занесена в отчет о первоначальном взносе (Инструкция по заполнению формы N АО-1):

• в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите тип валюты;
• в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при составлении авансового отчета для заграничной командировки нет.

Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника

Для выдачи бухгалтерских сумм организация вправе использовать:

• наличные;
• корпоративная карта;
• карточка сотрудника, включая зарплату.

При заполнении платежного поручения выберите тип операции «Передать менеджеру». Код вида дохода будет заполнен автоматически.

• удержание из исполнительного акта запрещено — 2 — (безоговорочно).

Перенести отчетную сумму в иностранной валюте с документом «Сторнирование с расчетного счета». Тип операции. Передача управляющему (Банковские и кассовые — Выписки по счету).

При компиляции проверьте:

• Банковский счет: вам необходимо выбрать счет в иностранной валюте из справочника банковских счетов;
• Бухгалтерский счет — 52 «Валютные счета» — в этом случае счет будет заменен автоматически;
• Тип операции — Перевод ответственному лицу;
• Статья расходов — выдача отчетных сумм — это предопределенная статья, заполняемая автоматически.

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году внесены изменения в перечень документов, подтверждающих коммерческий характер командировки. Теперь нам не нужны:

• Туристический сертификат;
• Предоставление услуги;
• Отчет о назначении услуги;

Компания вправе самостоятельно определить документ, описывающий коммерческую часть поездки. Основная цель командировки сотрудника может быть указана в приказе о командировке, который оформляется по форме № Т-9 также не запрещено формировать собственные модули в соответствии с внутренними правилами компании.

есть возможность запросить у сотрудника письменный отчет по результатам командировки, если это право указано во внутренних документах компании. В этом случае ознакомьте сотрудников с местным законодательством.

Для подтверждения срока пребывания в командировке сотруднику необходимо предоставить документы с датами поездки (билет на поезд, посадочные талоны на самолет и т.д.). В случае, если сотрудник уехал в командировку на собственном служебном транспорте, ему необходимо напоминание (п. 7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

В авансовом отчете работник должен указать все расходы на командировку. К нему необходимо приложить документы, подтверждающие такие расходы (п. 26 Регламента деловых поездок).

Подтверждены командировочные расходы (пункты 12, 22 Правил командировок):

• если поездом — с билетом на поезд или маршрутной квитанцией (чеком) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07 / 16777);
• если самолетом — с авиабилетом или маршрутной квитанцией (чеком) электронного билета и посадочного талона (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07 / 50992, от 19.06.2015 N 03 -03-07 / 35548).

Стоимость проживания подтверждена в счете гостиницы.

В этом случае документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежной гостиницей, необходимо переводить на русский язык построчно.

Факт расходования суточных не нужно подтверждать документами.

Бухгалтерские проводки

Учитывайте используемые бухгалтерские записи:

• ДТ71 КТ50-1. Выплата суточных на основании коллективного договора.
• ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
• ДТ70 КТ68. Удержание подоходного налога с населения из надбавки к суточным.

ВНИМАНИЕ! Никаких страховых взносов не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть уменьшен до 50% от установленного размера.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не прерывать запланированную командировку, заранее проверьте, не входит ли ваш сотрудник в число дебиторов на сайте ФССП (услуга «Информация о ваших долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве на выезд за границу, если у него:

• неоплаченные счета за жилищно-коммунальные услуги;
• штрафы;
• юридические долги;
• еда;
• налоги;
• просроченные банковские ссуды или кредит.

Решение о запрете поездки принимается судебным органом после подачи кредитором иска к должнику. Размер долга, ограничивающий выезд за границу, определен в п. 1 ст. 67 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 г. 229-ФЗ:

• 10 000 руб. — при наличии задолженности по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
• 30 000 руб. — при наличии задолженности на другие нужды.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется на информационном ресурсе ФССП в течение 3-7 дней после оплаты, сотруднику, планирующему командировку, важно заранее определить и оплатить свои долги, иначе поездка не удастся.

Если планируется командировка в далекую экзотическую страну (например, Вьетнам, Шри-Ланка, страны Африки), важно позаботиться о защите жизни и здоровья сотрудника, отправленного в командировку. Это обязательные и рекомендуемые прививки. Например, без вакцинации против желтой лихорадки они не могут въезжать в страны, где зарегистрированы случаи этого инфекционного заболевания или есть комары, переносящие этот вирус. Список таких состояний регулярно пересматривается ВОЗ. Доказательство вакцинации — международный сертификат.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрация компании, планирующей командировку, должна заранее (минимум за месяц до планируемой поездки) организовать мероприятие по вакцинации).

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные компенсируют неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день деловой поездки, начиная со дня посадки в самолет и заканчивая днем ​​вашего возвращения в город. Деньги можно потратить где угодно: в музеях, в кино или на пару коктейлей в баре.

Ежедневный выпуск перед увольнением сотрудника. Их размер определяйте сами — закон не устанавливает минимальных и максимальных ограничений. Но в день свыше 700 рублей в день для командировок в Россию и 2500 рублей в день для командировок за границу облагается НДФЛ в размере 13%.

Например, сотрудник уезжает на неделю в Москву. Вы платите 1000 рублей в сутки в сутки. Это больше лимита, поэтому НДФЛ облагается 300 рублей в сутки. За 7 дней командировки на 7000 суточных необходимо удержать и перечислить в налоговую инспекцию 273 рубля НДФЛ. Удерживайте его из следующей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения отчета о расходах — подробности об этом будут далее.

Возмещение расходов на проживание и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует гостиницу, компенсируйте ему расходы перед отъездом в командировку. По своему усмотрению вы можете компенсировать дополнительные услуги отеля: стоимость еды, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Попросите их оставить билеты и взять чек или квитанцию ​​в отеле. Это потребуется для подтверждения расходов.

По согласованию с сотрудником вы можете компенсировать другие расходы, например, на визу или паспорт.

Зарплата

Заработная плата выплачивается только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается исходя из средней дневной заработной платы. Для расчета средней дневной заработной платы разделите заработную плату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество дней, проработанных в течение этого периода.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В расписании учтено рабочее время всех сотрудников. Отметьте дни поездки буквой «К» или цифрой «06».

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, работник не имеет права на получение суточного. Об этом прямо говорится в пункте 11 Положения о деловых поездках. Но многие организации и предприниматели до сих пор платят суточные даже за однодневные командировки. Должен ли я платить НДФЛ и отчисления с них?

В Минфине считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если их предъявил сотрудник, то оплата однодневной командировки хоть и не может быть признана дневником, но может быть отнесена к другой категории командировочных расходов. То есть по другим расходам, согласованным с работодателем. Таким образом, платеж полностью освобожден от подоходного налога и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06 / 33309; см. «Налог на доходы физических лиц из« суточных »для командировки на один день: Минфин изменил свой позиция »).

Аналогичный вывод сделан в решении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24 января 20 г. А43-18056 / 2019 (см. «Суд разъяснил, нужно ли начислять суточные при командировке на один день»). А в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 11.09.12 г. 4357/12 (см. «ГАК: выплаты в обмен на суточные при командировке на один день не облагаются НДФЛ »).

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае отмены запланированной командировки сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Вы также можете получить возврат суммы, потраченной на получение визы, за исключением уплаченного сбора.

Следует учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает только часть их стоимости (особенно по экономичным тарифам). В этом случае разница между уплаченной и возвращенной суммой обычно оправдывается как штраф за нарушение транспортных прав.

Если во время самой командировки возникли форс-мажорные обстоятельства (непогода, наводнение, поломка самолета и т.д.) и сотрудник не может вовремя вернуться домой, компания должна предоставить ему суточные и оплатить необходимое проживание. В этом случае работник должен поставить штамп / отметку о дате выезда в проездном документе (справке). Если проездной документ не требуется учетной политикой организации, документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может быть справка аэропорта об отмене или задержке рейса.

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник сообщает о потраченных деньгах. Для этого заполните авансовый отчет, к которому вы приложите документы, подтверждающие расходы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтвержденные расходы не подлежат возмещению, но если вы решите их компенсировать, вы сохраните НДФЛ на уровне 13 %. Нет необходимости документировать ежедневные расходы, их нужно включать в авансовый отчет отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда сотрудник не внес предоплату и потратил больше. Например, ему пришлось остаться на пару дней и оплатить проживание в гостинице из собственного кармана. Компенсируйте эти расходы и доплачивайте за 2 дня в сутки.

Если же он не потратил все деньги, он их возвращает.

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдаются сотруднику перед началом командировки в кассе или переводятся на карту. При выезде за границу суточные могут выплачиваться в иностранной валюте или в рублях с пересчетом по курсу на день выдачи.

Сумма, предназначенная для оплаты проезда, проживания, питания и других расходов работника, согласованная с работодателем, оформляется как средства бухгалтерского учета. По возвращении сотрудник должен сообщить о них в течение трех рабочих дней. Для этого необходимо составить авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие указанные расходы. Работник обязан вернуть работодателю неизрасходованные деньги (п. 26 Правил деловых поездок).

Расходы в иностранной валюте на командировку необходимо пересчитать в рубли:

• при оплате картой в рублях — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06 / 1/2318; см. «Минфин напомнил, как определять курс оплаты проживания в командировках »);
• если сотрудник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06 / 1/347; см. «Минфин: курс валюты, приобретаемой сотрудником в командировке за границу, определяется на основании документов на его покупку »);
• если работник не представил основной документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику расчетной суммы в рублях (письмо Минфина РФ). Россия от 03.09.15 № 03-03-07 / 50836; см. «Как конвертировать валюту в рубли, если путешественник не представил документы на покупку »).

Сотрудник не должен отчитываться по суточным, поэтому суточные не нужно оформлять как средства бухгалтерского учета. Их нужно просто отдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплата суточных за однодневную командировку должна быть передана работнику в виде дорожных денег и других командировочных расходов. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться о такой оплате, предоставив подтверждающие документы в бухгалтерию.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку необходимо составить смету для определения суммы аванса. Он может включать следующие области затрат:

• Показания.
• Размещение.
• Ежедневная оплата.
• Оформление страховки.
• Перевозка багажа.
• Телефонные разговоры.
• Оформление паспорта.
• Комиссия за обмен валюты.

Смету необходимо приложить к отчету о расходах.

ВАЖНЫЙ! Обмен валюты в стране проживания сотрудника затруднен и требует дополнительных затрат. Поэтому рекомендуется оформлять аванс в валюте государства, в которое направлен сотрудник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

Работник должен подать заявление на получение паспорта. Соответствующий сбор возмещает бухгалтерия компании. Заранее сотруднику необходимо предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Затраты на получение паспорта могут быть включены в дорожные расходы. Однако этот элемент следует включить в локальные акты.

Суточные по-новому

Лимита суточных нет, компании могут установить любой размер, оговорив это во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные до 700 рублей, поскольку эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Если суточные будут выше, то из суммы превышения придется удерживать НДФЛ. Для командировок за границу размер необлагаемых налогом суточных составляет 2500 рублей.

С 2017 года сверх лимитов суточные облагаются страховыми взносами. Но не обязательно платить «случайные» взносы суточного.

Пример. Сотрудник находился в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 руб. За дни командировки он получил 3000 рублей. Только 3 * 700 = 2100 рублей не облагаются взносами и НДФЛ, а при разнице в 3000 — 2100 = 900 рублей необходимо удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы.

Определение суточных

Официальное толкование понятия «суточные» содержится в постановлении Верховного Суда РФ от 26.04.2005 г. КАС 05-151. Суточное: денежные средства, необходимые для выполнения работы и пребывания работника по месту выполнения служебного задания.

Согласно определению Верховного суда, работник имеет право на получение суточного при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден жить за пределами своего постоянного места жительства.

На практике работник часто получает суточные только в том случае, если командировка длилась более суток и ночевка была вне дома. Однако в приговоре Верховного суда от 11.09.2012 г. 4357/12 указано, что продолжительность командировки не связана с начислением суточных. Суд разрешил компаниям выплатить денежные средства сотруднику, если он уехал в командировку на срок менее суток, поскольку это возмещение его расходов и неполучение льгот. Кроме того, согласно Положению 749, суточные не зависят от расходов на проживание и проезд командированного сотрудника.

Для подтверждения стоимости суточных произведите расчет суточных с бухгалтерской справкой.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Ставки и способы возмещения командировочных расходов устанавливаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (статьи 11, 16, 21, 22 Правил командировок).

Выплачиваются суточные (пп.17, 18 Регламента служебных командировок):

• на день выезда из РФ — по правилам деловых поездок за границу;
• на день въезда в РФ, а также на время в пути по территории РФ — по правилам деловых поездок в РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (пп.18, 19 Регламента деловых поездок):

• для командировок в страны СНГ, с которыми существуют межправительственные договоренности об отсутствии отметок в паспорте при пересечении границы, — по проездным документам;
• для командировок за границу — по отметкам в паспорте о пересечении границы.

При командировках за границу на один день суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п.20 Правил деловых поездок).