Командировка на личном авто: правила оформления, образец путевого листа

Командировка на личном автомобиле

Отправка гражданина в командировку со своим автомобилем предусматривает компенсацию стоимости бензина и мелкий ремонт во время поездки.

Законодательство регулирует правила деловых поездок на служебном автомобиле и на личном транспорте. Эти вопросы учтены в Трудовом кодексе Российской Федерации, постановлениях Правительства РФ от 28 декабря 2010 г. 92 и 749. Кроме того, организации устанавливают правила оформления деловых поездок в своих внутренних нормативных документах.

ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля в командировках с возмещением расходов возможно только с согласия работодателя и наличия соответствующей письменной договоренности.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В расписании учтено рабочее время всех сотрудников. Отметьте дни поездки буквой «К» или цифрой «06».

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если сотрудник едет в командировку на машине, настоятельно рекомендуется оформить накладную. Несмотря на то, что налоговая служба не требует такой документ при проверке расходов организации, подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный выше расчет расхода бензина будет намного проще.

Накладная оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. 78 или независимо созданная организация. Использование формы накладной, разработанной на предприятии, разрешено Минфином России (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06 / 2/161) при соблюдении наличие в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. 368 (напомним, что до 2021 г действовало постановление № 152 от 18.09.2008 г).

К таким реквизитам относятся (п.1 приказа Минтранса РФ № 368):

• наименование и номер накладной;
• данные о действительности документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация об автомобиле;
• информация о водителе;
• информация о транспортировке.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные компенсируют неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день деловой поездки, начиная со дня посадки в самолет и заканчивая днем ​​вашего возвращения в город. Деньги можно потратить где угодно: в музеях, в кино или на пару коктейлей в баре.

Ежедневный выпуск перед увольнением сотрудника. Их размер определяйте сами — закон не устанавливает минимальных и максимальных ограничений. Но в день свыше 700 рублей в день для командировок в Россию и 2500 рублей в день для командировок за границу облагается НДФЛ в размере 13%.

Например, сотрудник уезжает на неделю в Москву. Вы платите 1000 рублей в сутки в сутки. Это больше лимита, поэтому НДФЛ облагается 300 рублей в сутки. За 7 дней командировки на 7000 суточных необходимо удержать и перечислить в налоговую инспекцию 273 рубля НДФЛ. Удерживайте его из следующей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения отчета о расходах — подробности об этом будут далее.

Возмещение расходов на проживание и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует гостиницу, компенсируйте ему расходы перед отъездом в командировку. По своему усмотрению вы можете компенсировать дополнительные услуги отеля: стоимость еды, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Попросите их оставить билеты и взять чек или квитанцию ​​в отеле. Это потребуется для подтверждения расходов.

По согласованию с сотрудником вы можете компенсировать другие расходы, например, на визу или паспорт.

Зарплата

Заработная плата выплачивается только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается исходя из средней дневной заработной платы. Для расчета средней дневной заработной платы разделите заработную плату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество дней, проработанных в течение этого периода.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 аннулированы некоторые документы, выданные для предыдущей командировки. Итак, теперь нет необходимости в принудительном оформлении:

• служебное задание;
• туристический сертификат;
• отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести реестр командированных работников. Справедливости ради следует отметить, что некоторые работодатели остались верны предыдущему порядку оформления деловых поездок и установили обязанность оформлять документы, перечисленные во внутренних распоряжениях для организаций. Однако в таких случаях основным документом для отправки в командировку с законодательной точки зрения является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные бланки заказов No. Т9 (для отправки сотрудника в командировку) или нет. Т9а (для отправки группы рабочих в командировку), утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов не является обязательным.

В любом случае в приказе должны быть указаны следующие сведения (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• название компании;
• дата составления и номер административного акта;
• данные сотрудника, название его должности;
• данные о том, куда направлен сотрудник для выполнения задания;
• продолжительность командировки (даты выезда и прибытия);
• цель поездки;
• сведения об использовании транспортных средств (личный, корпоративный, общественный и т д.);
• информация об организации, которая возместит сотруднику командировочные расходы.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным сотрудником. Командированный работник также должен подписать приказ, тем самым подтверждая факт его принятия к сведению.

Возмещение дорожных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п.11 Постановления Правительства РФ № 749 прикомандированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• путешествовать в обе стороны;
• по аренде жилья;
• суточные;
• другие расходы, определяемые работодателем.

Каждая организация определяет размер суточных самостоятельно (за исключением госорганов). Важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом только суммы 700 руб. Для командировок в Россию и 2500 руб. Для командировок за границу лиц. Суммы, превышающие эти стандарты, подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, работник должен подать в бухгалтерию авансовый отчет, который оформляется по форме № АО-1, утв. Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 28.07.2012 г. 55 от 01.08.2001 г. К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие стоимость проживания (квитанции из гостиницы или квитанции о получении денег, если жилье сдавалось физическим лицом);
• проверка горюче-смазочных материалов;
• накладная;
• служебная записка.

Напоминание предназначено для подтверждения продолжительности поездки. Такой документ оформляется в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму пометки во внутренних документах организации.

Пример профиля услуги:

Если несколько сотрудников отправлены в командировку на личном автомобиле, накладная оформляется только на водителя. Следовательно, если только водитель заплатил за бензин, другие бизнес-путешественники не должны предоставлять квитанции об оплате горюче-смазочных материалов. Если во время командировки необходимо отремонтировать личный автомобиль, расходы на техническое обслуживание возмещает работодатель по договору на автотранспорт, заключенному между работодателем и работником. Кроме того, по договоренности сотруднику могут быть возмещены расходы, связанные с несчастным случаем, произошедшим во время командировки (разумеется, если это не произошло по вине командированного сотрудника).

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет приказ об отправке сотрудника в поездку на личном автомобиле. Он может быть оформлен в произвольной форме или по форме Т-9. После ознакомления сотрудник соглашается, подписывая документ. Кроме того, вы можете оформить служебное задание и проездной.

Второй этап — составление накладной. Это отличительная черта деловых поездок на личном или корпоративном автомобиле. Впоследствии согласовывается размер предоплаты за бензин и проживание гражданина.

Сотрудник, возвращающийся из командировки, должен предоставить в бухгалтерию накладную или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных деньгах. Для аналитического учета необходимо приложить чеки и квитанции. В случае превышения суммы аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. Если на авансе есть остаток, сотрудник должен его вернуть.

Список документов

Использование личного автомобиля предполагает подготовку необходимых документов для командировки. Это включает:

• приказ об отправке сотрудника;
• накладная;
• копия свидетельства о регистрации (подтверждение права собственности на автомобиль);
• квитанции и квитанции, подтверждающие расходы.

Кроме того, есть возможность составить напоминание и авансовый отчет.

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос «Нужно ли заключать с сотрудником договор аренды личного автомобиля» 2 ответа:

1. надежнее заключить договор и прописать размер компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах могут учитываться только стандартные показатели:

• 1 200 руб в месяц — при объеме двигателя менее 2000 см 3;
• 1500 руб в месяц — при превышении 2000 см 3.

ВАЖНЫЙ! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05 / 3235).

2. Если договор не заключен, работнику выплачивается полная сумма за бензин согласно авансовому отчету. Такая же сумма включена в налоговые расходы. В этом случае возможны споры с налоговыми органами, потому что они советуют в этом случае оплачивать ГСМ в соответствии с регламентом.

В любом случае оформляйте накладную. Документ послужит подтверждением реальной стоимости бензина, поскольку в нем указан пробег, маршрут и так далее

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Для получения компенсации затрат на бензин работник предоставляет копию свидетельства о постановке на учет транспортного средства и документы, подтверждающие эти затраты (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11 / 8304@).

Затем работодатель публикует:

• судебный запрет на выплату возмещения;
• договор об использовании автомобиля, в котором прописан размер компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23 января 2018 г. № 03-04-05 / 3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления Федеральной антимонопольной службы по Московской области № А40-104646 / 11-119-902 от 25.09.2012, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

При заключении договора работодатель обычно учитывает свои налоговые преимущества. Полная сумма компенсации и расходы на ГСМ не облагаются НДФЛ и отчислениями (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06 / 94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченный размер компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

• 1 200 руб в месяц при объеме двигателя 2000 куб. См и менее;
• 1500 рублей в месяц, если объем двигателя превышает 2000 куб. См.

Все, что работодатель выплачивает работнику сверх этих сумм, не может быть включено в налоговые расходы (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06 / 1/18366).

Для учета более высоких расходов вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник сообщает о потраченных деньгах. Для этого заполните авансовый отчет, к которому вы приложите документы, подтверждающие расходы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтвержденные расходы не подлежат возмещению, но если вы решите их компенсировать, вы сохраните НДФЛ на уровне 13 %. Нет необходимости документировать ежедневные расходы, их нужно включать в авансовый отчет отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда сотрудник не внес предоплату и потратил больше. Например, ему пришлось остаться на пару дней и оплатить проживание в гостинице из собственного кармана. Компенсируйте эти расходы и доплачивайте за 2 дня в сутки.

Если же он не потратил все деньги, он их возвращает.

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Пункт 8 Правил деловых поездок отменен. На этом этапе Минтруд России был обязан утвердить газетные бланки для реестров командированных работников и порядок их заполнения.

Формы бухгалтерских журналов, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 09.11.2009 г. 739n (далее — № заказа 739n) не отменены и остаются в силе.

Можно не вести…

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны содержать:

• реестр сотрудников, выезжающих в командировки из направляющей организации по форме, приведенной в приложении № 2 по заказу № 739n;
• реестр сотрудников, прибывших в организацию, в которую они были отправлены в командировку, по форме, указанной в приложении № 3 для заказа № 739н.

Однако работодатель может продолжать хранить эти газеты, если он решит продолжать использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей вести дневники работников в течение определенного периода. То есть нельзя их просто выбросить за ненадобностью.

Учет рабочих, командированных в Российскую Федерацию, должен храниться 5 лет. Учет сотрудников, выезжающих в командировки за границу, должен храниться в течение 10 лет (п. «З» и примечание 2 в п. «З» статьи 695 Перечня типовых административных архивных документов, сформированных в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как составить путевой лист

Накладная — это подтверждение использования автомобиля в путешествии, а также покупки и расхода горюче-смазочных материалов. Оформляется по форме № 3 или по форме, утвержденной организацией, и содержит:

1. Имя и серийный номер.
2. Срок действия (продолжительность командировки).
3. Персональные данные сотрудника.
4. Информация об автомобиле (марка и модель, номер автомобиля, данные из технического паспорта).
5. Расход топлива.

ВАЖНЫЙ! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на рабочее место. Обязательным дополнением к документу являются квитанции, квитанции с АЗС, мастерских, общепита и временного проживания.

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания сотрудника в командировке, как и ранее, может подтверждаться проездными документами. Изменения коснулись порядка подтверждения срока пребывания в командировке, если работник не прибыл к месту командировки общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о деловых поездках приведен перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если сотрудник путешествовал на автомобиле.

Сотрудник может выехать к месту командировки и вернуть:

• на служебном автомобиле;
• личный транспорт;
• автомобиль, управляемый доверенным лицом;
• транзитный транспорт.

В первых трех случаях основанием для использования данных видов транспорта является письменное решение работодателя (п. 2 п. 7 Правил деловых поездок). Это решение необходимо отразить в приказе о направлении командировки. Он станет основанием для оформления проездного билета сотруднику.

Примечание. При использовании личного или арендованного автомобиля необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в коммерческих целях или договор аренды

В Правилах деловых поездок нет прямого указания на то, что для проезда транзитом требуется письменное разрешение работодателя. Роструд рекомендует установить порядок использования проезжающих транспортных средств в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если сотрудник уехал в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить записку (п. 2 п. 7 Регламента командировок). В нем должен быть указан фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации ранее давали специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и 04.10.2015 № 831-6-1). Пример напоминания показан ниже (образец 2).

Пример 2 Памятка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К памятке работник должен приложить документы, подтверждающие период пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств поездки и проживания в командировке (см. Таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие период фактического пребывания сотрудника в командировке

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командировки (например, аренда квартиры у физического лица) должен содержать информацию, требуемую Правилами оказания гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 490 от 25.04.97г.

Если нет документов на проезд и проживание

В записке сотрудник может объяснить причину отсутствия документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае фактический срок пребывания может быть подтвержден письмом от принимающей компании (п. 4 п. 7 Правил деловых поездок). В письме принимающей компании должны быть указаны дата начала и окончания срока.

Пример 3 Фрагмент служебной записки при проезде транспортным средством и бесплатном проживании в командировке

Возмещение затрат

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на ежедневные выплаты и пособия:

• проезд до места назначения и обратно;
• аренда жилья для временного проживания;
• прочие расходы по согласованию с работодателем.

Размер ежедневных выплат для командировок определяет начальник. Помимо них, гражданин получает заработную плату за все время работы водителя в командировке.

Как подтвердить расходы

Для подтверждения расходов в командировке сотрудник должен предоставить авансовый отчет по форме АО-1 в бухгалтерию организации. Прикрепил:

• квитанция из отеля или квитанция от собственника;
• проверка горюче-смазочных материалов;
• путевой лист;
• служебная записка.

Все эти документы подтверждают время в пути и расходы сотрудника.

Если потребовался ремонт в поездке

В случае поломки автомобиля работник сохраняет документы, подтверждающие расходы на ремонт автомобиля в пути (чек). Однако работодатель не может быть уверен, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными.