Командировка директора: примеры цели, как оформить служебную поездку руководителя организации – оформление документов, приказа

Примеры цели поездки руководителя организации

Специалист отправляется в командировку для достижения различных целей. Они отражены в документации работы РФ, в частности, в Постановлении Правительства РФ от 25.07.2012 г. 749.

Основная цель командировки директора предприятия — выполнение производственных задач, соответствующих занимаемой должности специалиста, с целью улучшения работы компании.

В этом случае документальным основанием поездки является заказ, оформленный в виде напоминания.

Директор может совершить командировку в следующих целях:

• открытие, развитие или запуск нового проекта;
• переговоры с представителями компаний-партнеров, подрядчиков, потенциальных клиентов и др.;
• решение проблем, возникающих в процессе осуществления профессиональной деятельности;
• 
  подписывать акты, заключать различного рода договоры;
• проводить проверки, аудиты филиалов, расположенных в других регионах;
• открытие обновленных или дополнительных структурных подразделений, филиалов.

важно помнить, что цель командировки может быть разной.

Начальник в соответствующей документации вправе указать практически все из них.

Перечень разрешенных не установлен ни в одном нормативном акте. Конкретная цель указывается в приказе, согласно которому руководителя отправляют в командировку.

Оформление документов

Директор компании такой же специалист, как и все его подчиненные. В результате на него распространяются стандартные нормы трудового законодательства, действующие на территории Российской Федерации.

Единственное различие между руководителем и рядовым сотрудником состоит в том, что первый действует как прямой представитель работодателя.

По этой причине оформление командировки менеджера должно немного отличаться.

Список выпущенной документации следующий:

• служебная записка;
• порядок;
• справка о командировке (выдается только в том случае, если это требование отражено во внутренней документации);
• а (изменения в процессе);
• табель учета рабочего времени (вносятся изменения);
• справка о расходах, потраченных во время командировки.

Чтобы разобраться в этой теме более подробно, необходимо детально изучить информацию о каждом документе.

Первым делом руководитель предприятия составляет записку.

Он служит основанием для отправки директора в командировку.

Впоследствии оформляется заказ. При заполнении вы можете использовать единую форму Т-9 или форму, разработанную компанией.

В заказе обязательно должны быть отражены цель поездки, продолжительность мероприятия, регион, в который направляется директор, а также другие детали командировки.

После публикации документ регистрируется в соответствующем журнале.

Директор ставит свою подпись перед указанной записью, что является его согласием с отраженными в ней данными.

Впоследствии выдается проездной сертификат.

важно учитывать, что это необязательный момент.

В этом случае необходимо руководствоваться исключительно информацией, содержащейся в локальных актах организации.

Пока руководитель компании находится в командировке, соответствующие записи вносятся в журнал сотрудников и табель учета рабочего времени.

По окончании мероприятия менеджер оформляет все необходимые документы, в которых отражаются затраты, которые он потратил во время пребывания в другом районе.

Вся документация должна быть оформлена с учетом всех необходимых требований. В них не должно быть ошибок. В противном случае могут возникнуть различные трудности. Например, с налоговой базой.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должны быть подписаны руководителем организации соответственно, а приказ и меморандум подписываются генеральным директором за себя. Таким образом, получается, что он отправляется в командировку.

Возложение обязанностей

В случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а в этом случае уехал в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику для выполнения обязанностей директора: подписывать договоры, приказы и т.д. По выбору такового сотрудник может зависеть от решения менеджера. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто числится в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

• заместитель директора;
• руководитель отдела кадров;
• руководитель какого-либо подразделения или отдела;
• соучредитель, если присутствует;
• бухгалтер.

Что нужно учитывать при передаче функций генерального директора другому сотруднику:

1. Сотрудник начинает выполнять новые задачи, которые являются дополнительными к основным, поэтому этот факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые платежные обязательства и характеристики должны быть четко указаны в дополнительном соглашении к трудовому договору.
2. Для передачи права подписи необходимо оформить доверенность (ст.185 ТК РФ). Срок его действия может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду поездки.
3. необходимо получить письменное согласие сотрудника.
4. Издается приказ о передаче полномочий начальника на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был уполномочен руководителем до того, как последнему была оформлена командировка, то он имеет право подписать все документы, касающиеся командировки.

Применение отчета Т-10а: нюансы

Алгоритм применения данного отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общепринятой можно назвать следующую схему подачи документов:

1. Решение о командировке (плановой или внеплановой) принимается руководством (директором или непосредственным руководителем туриста) и оформляется документально в установленном порядке.

2. Сотруднику, которого вы решили отправить в дорогу, отправляется напоминание о необходимости подготовки к отъезду.

Можно отметить, что документального согласия сотрудника на командировку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.

3. Задание на обслуживание в форме T-10a завершено с точки зрения целей, информации о поездках, работодателя и сотрудника. Документ в этой части заполняется и подписывается директором и непосредственным руководителем сотрудника.

4. На основании формы T-10a выдается приказ директора компании отправить сотрудника в дорогу и выдается проездной сертификат (опять же, если требуется местным законодательством, поскольку, как и рассматриваемый отчет, не является обязательным документом).

5. По окончании командировки сотрудник заполняет отчет о достижении поставленных целей. В документе непосредственный руководитель командировочного отражает оценку результатов работы подчиненного и заверяется подписью.

Следовательно, рассматриваемый документ, в отличие от многих других внутренних отчетов компании, не может быть заполнен одним сотрудником.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника для отправки в командировку важно учитывать, что определенные категории граждан имеют определенные гарантии соблюдения своих прав ТК РФ. В том числе для некоторых групп сотрудников действует запрет на командировки, так как для многих граждан они создают определенные трудности в повседневной жизни и подразумевают длительное отсутствие дома. Полный запрет на:

• беременные женщины;
• несовершеннолетние сотрудники (за исключением представителей творческих профессий на соответствующих должностях);
• принято с ученическим контрактом;
• сотрудники, которые участвуют в выборах и претендуют на определенные должности.

В праве отказать в направлении имеют право представители следующих категорий сотрудников:

• женщины — матери детей до 3 лет;
• граждане, самостоятельно воспитывающие детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
• инвалиды или рабочие в особых условиях;
• граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (при необходимости на основании медицинского заключения, полученного в установленном законом порядке);
• родители или опекуны, оказывающие поддержку и обучение инвалидам, не достигшим совершеннолетия.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные рецензенты рекомендуют: если есть сомнения в достижении цели поездки, лучше указать это в порядке общих фраз. При настройке занятий допускается использование бесплатных составов. Вот несколько примеров целей деловой поездки, которые не требуют от сотрудника документального подтверждения факта выполнения задания:

Иванов И. И он едет в г. Нск, чтобы:

• решать производственные проблемы,
• переговоры о возможном сотрудничестве,
• установить деловые контакты,
• маркетинговые исследования на предмет возможности приобретения товаров».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если поставлена ​​конкретная цель и она не достигнута, допустимо запросить у работника пояснительную записку, содержащую информацию о:

• почему действие сервиса не удалось,
• каков результат поездки,
• что состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для компании.

При наличии письма сотрудника налоговые органы обычно признают принятие командировочных расходов к налоговому учету правомерным.

Какие условия необходимо соблюдать при назначении на работу?

К сожалению, в правилах не приводятся правильные примеры целей путешествия в качестве модели. Задачи, которые предстоит решить сотруднику в поездке, определяются работодателем самостоятельно. Однако при составлении заказа важно учитывать некоторые моменты:

1. Для того, чтобы командировочные расходы были приняты для налогового учета, необходимость переезда сотрудника производством в другой город или страну должна быть очевидна. Например, расходы, связанные с поездкой на корпоративное мероприятие или церемонию награждения, нельзя включать в расходы по снижению прибыли.
2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностной инструкции сотрудника.
3. Термин и путь «путешествия» не могут противоречить его разуму. Например, если сотрудника отправили в командировку с целью посетить выставку, он должен уехать в обратном направлении в течение 24 часов после окончания мероприятия.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При отправке сотрудника, с которым заключен трудовой договор, в командировку необходимо оформить приказ (распоряжение) начальника об отправке сотрудника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны выдавать трудовое задание и справку о командировке работникам, отправляемым в командировку, так как снята обязанность по заполнению таких документов (п. 2 Постановления Правительства Российской Федерации). Федерация № 1595 от 29 декабря 2014 г.). При этом работодатели могут продолжать выдавать работникам командировки и командировочные сертификаты (см. Примеры в конце статьи) сотрудникам (например, по унифицированным формам), если они решили продолжить использование этих форм, то есть отражены в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести дневники командированных работников, поскольку было отменено правило, согласно которому Минтруд России был обязан утверждать формы этих газет и порядок и заполнять их (п. Изменения, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 июля 2015 г. № 771). Формы этих журналов и порядок их регистрации утверждены Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 г. (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Однако работодатели могут продолжать вести учет рабочих, прибывающих и отбывающих в командировку, если так решат. Если работодатель принял решение оставить такие журналы, они могут публиковаться в произвольной форме (утверждено самостоятельно.

Следует отметить, что при отправке сотрудника в командировку в Республику Крым в период изменения его административно-территориального состава переоформление проездных документов не требуется, так как такой же пакет документов оформляется для командировки работаю в России и странах СНГ (включая Украину.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командировки в данном случае не является основанием для внесения изменений в документы.

Период, в течение которого сотрудник находится в командировке, необходимо указать в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 ТК РФ, пп. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 749 от 13 октября 2008 г.

Сотрудникам, направляемым в командировки, предоставляются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, а именно:

• сохранение рабочего места (места нахождения);
• сохранение среднего заработка во время командировки;
• возмещение расходов, связанных с командировкой (командировочные расходы, аренда жилья, суточные и т д.).

Кроме того, перед отправкой в ​​командировку работодатель выдает (перечисляет) командированному работнику деньги на командировочные расходы (аванс).

Эти гарантии также распространяются на работников, занятых неполный рабочий день (как внутренних, так и внешних). При этом среднюю зарплату за время, проведенное в командировке, должен поддерживать только тот работодатель, который отправил его в командировку. Если работника отправляют в командировки одновременно на основное и неполное рабочее место, средняя заработная плата должна сохраняться у обоих работодателей. В этом случае возмещение командировочных расходов делится между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 ТК РФ п.9 Положения, утв. Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 749 от 13 октября 2008 г.

Продление срока командировки

Необходимость продления срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

• невозможность выполнить служебное задание в определенные сроки (из-за обстоятельств непреодолимой силы, когда требуется дополнительное время для выполнения задания и т д.);
• выполнение работником дополнительного служебного задания;
• временная нетрудоспособность сотрудника во время командировки;
• вынужденная остановка (задержка) по маршруту (например, из-за погодных условий, поломки транспортного средства, нарушения движения транспортного средства и т д.);
• невозможность выезда из места командировки из-за отсутствия билетов.

Подтверждение: пункты 9, 25 Положения утверждены. Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 749 от 13 октября 2008 г.

Для продления срока командировки сотрудника необходимо оформить соответствующее распоряжение. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в произвольной форме. В заказе необходимо указать:

• фамилия, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессия), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (инструкции) о направлении работника в командировку;
• причина продления командировки;
• новая продолжительность командировки (количество дней, на которые она продлена);
• поручение бухгалтеру (другому уполномоченному сотруднику) о перерасчете затрат на командировку и средней заработной платы, удерживаемой работником за дни командировки (ст. 167–168 ТК РФ).

Основанием для выдачи приказа является справка непосредственного руководителя прикомандированного сотрудника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуального предпринимателя), а также справка о нетрудоспособности, выписка от сотрудника и другие документы (в зависимости от причины продления).

В связи с отсутствием сотрудника на работе с ним достигается договоренность о продлении срока командировки (например, по телефону, электронной почте). На момент выдачи приказа о продлении срока командировки сотрудник находится в командировке, поэтому о приказе под подписью ему становится известно по возвращении на работу. Следует отметить, что если сотрудник относится к категориям, которые могут быть отправлены в командировки только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до оформления заказа согласие сотрудника на командировку должно быть подтверждено повторно. — обязательно. Если нет возможности сразу оформить письменное согласие, оно оформляется при возвращении сотрудника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) продолжительности командировки издается отдельное распоряжение, в котором учтены все нюансы такого продления (сокращения), вносить изменения (корректировки) в ранее составленные нет необходимости установленные проездные документы (приказ об отправке сотрудника в командировку и т д).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 ТК РФ.

Кроме того, при необходимости работодатель может:

• отозвать сотрудника из командировки (сократить первоначально установленный срок);
• отменить командировку сотрудника (отказать в отправке сотрудника в командировку) в ситуации, когда она оформлена документально, но сотрудник еще не выехал к месту командировки.

Трудовое законодательство не регулирует эти вопросы, однако не содержит запретов или ограничений на такие действия со стороны работодателя.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется на основании проездных документов, которые работник предъявляет при возвращении из командировки.

Если сотрудник выезжает к месту командировки и (или) возвращается к месту работы служебным или личным транспортом (в том числе по доверенности), в примечании указывается фактический срок пребывания в командировке. На основании и с приложением подтверждающих документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командировки и обратно, составляется служебная накладная (накладная, путевый лист, накладные, квитанции, кассовые чеки и т.). Работник предъявляет его работодателю по возвращении из командировки. Эти правила действуют и в том случае, если сотрудник прибывает к месту командировки на транспорте лица, которое оказывает транспортные услуги на основании соответствующего договора, но не выдает проездные документы (билеты).

При отсутствии проездных документов работник подтверждает фактический срок своего пребывания в командировке документами об аренде жилья по месту командировки. Например, при проживании в гостинице указанный срок проживания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с утвержденными Правилами. Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов на проживание, фактический срок пребывания в месте командировки подтверждается другими документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией или должностным лицом) времени прибытия (отъезда) сотрудника по месту командировки (с места командировки). Например, это может быть служебная записка и / или письмо принимающей стороны. В отметке о сроке пребывания по месту деятельности должностное лицо организации, в которую был направлен сотрудник, должно поставить подпись и свою подпись, в которой будут подтверждены даты прибытия сотрудника к месту работы и выезда от него.

Подтверждение: утверждено ст. 7 Положения. Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России от 13 октября 2008 г. СД-4-3 / 20427 от 24 ноября 2015 г., Роструд н. 2450-6-1 от 19 октября 2015 г

Что нужно сделать после командировки

1. Собрать все отчетные документы

К ним относятся документы, подтверждающие расходы на:

• проживание (договор аренды квартиры, счет, кассовый чек для оплаты гостиницы, выписка по кредитной карте);
• вид транспорта (посадочный талон на самолет, кассовые чеки за такси или каршеринг, договор аренды автомобиля и т д.). Подробнее о бухгалтерских документах для каршеринга.
• гостеприимство (приемы для деловых обедов, договор аренды конференц-зала и т д).

2. Заполнить авансовый отчет

В авансовом отчете необходимо фиксировать сумму выданных и потраченных средств. На обратной стороне отчета запишите наименования бухгалтерских документов (чек, квитанция и т.д.).

3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию

Это необходимо сделать в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из поездки. После этого бухгалтерия произведет перерасчет. Если генеральный директор заплатил за что-то из собственных средств, эти расходы должны быть ему возмещены.

Примеры для различных должностей и специальностей

Вот формулировки целей командировок в административных актах. Например, директора ООО отправляют прямо в командировку. В этом случае формируется не приказ, а приказ, формулировка которого следующая:

«Еду в командировку с целью…»

По каким причинам человек, занимающий руководящую позицию, должен уехать в командировку? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели можно сформулировать следующим образом:

• участвовать в переговорах;
• для презентации продукта;
• заключаем договор на поставку оборудования и тд

Обычно менеджер по продажам очень подробно описывает обязанности в командировке. В заказе или в заказе можно задать конкретные виды деятельности (заключение договоров и соглашений, договоров с покупателями), определяются количественные показатели (объем отгруженной продукции). Это основные задачи, которые также можно разделить на этапы: разработка плана встречи и его реализация, посещение точек продаж конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализ.

Производственные инженеры также совершают командировки с очень конкретными целями: гарантировать работоспособность оборудования, систем и аппаратов, проверить их эффективность и показатели производительности. Важно правильно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

• установка устройства или продукта;
• адаптация его произведения;
• обучение персонала предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
• проверить работу устройств;
• послепродажное обслуживание или гарантийный ремонт производства;
• выполнение профилактических работ.

Общие цели адвокатов: присутствовать на судебном заседании для рассмотрения гражданского дела. На переговорах по заключению договоров юрист также может присутствовать для оперативного анализа предложенных условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального удостоверения или государственной регистрации. Причина поездки также должна быть четко указана в заказе.

Сложнее всего определить необходимость командировки для работников с разъездным характером бизнеса. При этом необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и нормами местного законодательства, должностными инструкциями. Например, поездка на ремонт авто — это командировка. Формулировка аналогичная: на ремонт автомобиля.

Также могут быть отправлены другие сотрудники, например учителя: для посещения конференций, проведения курса уроков по взаимному согласию, организации практических занятий и т.д.

Главное — конкретно описать задачи, чтобы сотрудник мог профессионально и на нужном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо как для оформления отчетов в налоговой инспекции, так и для организации реальной работы предприятия.

Поездки работников, занятых на производстве

Часто приходится «выезжать» инженеров для монтажа и монтажа оборудования, строителей, рабочих. Для этих специалистов актуален любой пример деловой поездки из следующих:

• монтаж и первичные испытания технологического оборудования «Линия-1» в цехах ОАО «Заказчик»,
• монтаж, наладка и пуско-наладка оборудования «Конвейер-100»,
• гарантийное обслуживание станка «А-2»,
• текущее обслуживание на производственной линии ООО «Заказчик»,
• внеплановый ремонт, устранение неисправности станка,
• профилактическое обслуживание оборудования.

Образец командировочного удостоверения

Законодательное регулирование

С 2015 года изменились требования к планированию командировок, командировок, отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления сотрудников в командировки, утверждены постановлением от 25.07.2012 г. 749.

До сих пор для оформления командировки использовались следующие документы:

• приказ директора компании;
• справка о командировке, составление которой проводилось по определенным правилам: например, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
• рабочее задание, в котором также была сформулирована цель командировки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года отменены два последних модуля, хотя их использование не запрещено. Никаких новых форм не вводилось. Многие менеджеры считают, что их использование вполне рационально, исходя из локальных актов и включения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денег, получения информации об исполнении заказа в рамках командировки в соответствии с поставленной задачей. Теперь, если проездной не заполнен, в заказе указываются направления и продолжительность поездки.

Кроме того, если это указано в локальных актах, составляется план командировки с указанием данных организации и сотрудника, а также продолжительности поездки, ее целей, пункта назначения, конкретных задач и этапов их выполнения, с которой сотрудник узнает и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он прочитал документ. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов подготовка данного документа является обязательной в соответствии с межведомственными регламентами.

Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок

Допустим, сводный отчет (отчеты нескольких сотрудников) содержит цели участия сотрудника в командировке, о которых мы говорили выше. В этом случае документ может содержать следующую формулировку:

1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

«По итогам переговоров был подписан контракт на поставку крепежа №2. 1 от 18.02.2020. Копия договора прилагается к отчету».

2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

«Путешественник выступил с презентацией на тему« Энергоэффективность в текстильной промышленности »и получил награду« Лучший спикер »от организаторов конференции».

3. Если целью поездки является проверка деятельности филиала:

«Деловые люди проверили финансовую отчетность Нижегородского филиала за 2019 год, а также ряд первичных документов (согласно перечню, приведенному в Приложении 1 к настоящему отчету). По результатам проверки руководству филиала даны поручения».

4. Если целью поездки является участие в судебном заседании:

«Делегаты получили свидетельские показания по делу №2. A111222333, что позволило суду открыть ряд существенных новых обстоятельств спора. В связи с обнаружением этих обстоятельств и необходимостью проведения сторонами дальнейшего расследования суд назначил новое заседание на 18.04.2020».

Отчет, помимо целей поездки путешественника и связанных с ними результатов, может отражать другую важную информацию. Давайте изучим их.

Кто решает, достигнута цель или нет

Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать формы документации, касающиеся достижения целей командировки, поскольку ТК РФ не обязывает сотрудника предоставлять информацию о проделанной работе во время поездки.

Однако руководитель, согласно ст. 8, 22 ТК РФ, вправе разработать локальный акт, обязывающий сотрудников, возвращающихся из командировок, формировать отчеты о результатах. Решая проблему, учреждение может как создавать формы собственных документов, так и применять унифицированные формы, существующие Постановлением от 05.01.2004 г. 1.

Используя доступные шаблоны (форма Т-10а), руководитель отдела, направивший сотрудника, фиксирует результативность мероприятия (выполнено полностью или не выполнено). В последнем случае сотрудник объясняет работодателю, что препятствовало выполнению задач.

Как оформить директора в командировку

Перед началом поездки оформляют документы в соответствии с действующим законодательством:

1. приказ о командировке директора, который он вправе оформить собственноручно;
2. авансовый отчет;
3. приказ о назначении заместителя;
4. должностные обязанности, которые директор будет выполнять в командировке;
5. справка — выдается, если поездка длилась более 24 часов, содержит данные сотрудника, цель передвижения. На нем проставлено время прибытия и отъезда.

По возвращении в течение 3 дней начальник передает в бухгалтерию выданную ему справку, авансовый отчет и документы, подтверждающие все расходы наличными.

Деловая поездка в выходные оплачивается вдвое.

Приказ

По законодательству РФ он соответствует утвержденной ранее форме Т-9 и в обязательном порядке должен указывать:

• в шапке указано название работодателя;
• номер выданного документа и дата составления;
• данные сотрудника, на которого оформлено приказ (занимаемая должность, регистрационный номер);
• пункт назначения (город, страна, компания);
• продолжительность командировки;
• причина движения;
• кто оплачивает расходы;
• причины оформления заказа (наряда на работу).

Документ должен быть проштампован печатью организации и подписан.

Документы находятся в архиве предприятия 5 лет (если продолжительность командировки не превышает 1 года) или в случае длительной командировки — 75 лет.

Кто подписывает приказ

В нормативную документацию входят лица, которые имеют право заполнять и подписывать заказы на командировки. В некоторых компаниях этим занимается главный бухгалтер или помощник менеджера.

Чаще всего это делает сам руководитель, даже если его отправляют в командировку. Подпись совмещена с текущей датой.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

По возвращении из командировки необходимо окончательное согласование с работником на основании составленного авансового отчета.

Справка о командировке и отчет о проделанной работе в командировке (оборот служебного задания) заполнять не нужно, так как обязательство по заполнению этих документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ). Российская Федерация от 29 декабря 2014 г. N 1595.).

К авансовому отчету сотрудника необходимо приложить документы, подтверждающие заявленные в авансовом отчете командировочные расходы (например, документы, подтверждающие командировочные расходы, аренду жилья и т.д.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна предоставить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения о бухгалтерском учете и отчетности). Это может сделать как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, ответственной за перевод (даже если у него нет специального образования (диплома)) (письма Минфина России №03-03- 06 / 1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06 / 1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом разрешается не переводить слова, которые являются зарегистрированной торговой маркой. Например, это может быть название авиакомпании (статья 6 Конвенции по охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, не имеющие существенного значения (например, правила воздушного транспорта) (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07 / 6, № 03-03-05/57 от 22 марта 2010г.).

При переводе реквизитов электронного билета на русский язык также есть свои особенности.

Работник должен предоставить работодателю авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Этот период распространяется как на внутренние, так и на зарубежные деловые поездки. Кроме того, если сотрудник возвращается из командировки в выходной (государственный праздник), трехдневный период следует отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем ​​возвращения.

Подтверждение: утверждено ст. 6.3 Инструкции о порядке проведения кассовых операций, ст. 26 Положения. Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2012 г. 749 от 13 октября 2008 г., Инструкция по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Утверждено постановление Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Инструкция по применению и составлению форм учета труда и его оплаты (п. Т-10, п. Т-10а). Постановление Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Проверка и организация хранения отчета: нюансы

Как только отчет будет заполнен сотрудником и заверен руководством, что делать дальше с документом?

Раньше основной целью отчета о командировке было удостоверение целевого расходования средств, которые бухгалтерия выделяла сотруднику для участия в командировке. Подтверждение целевого расходования средств организации является одним из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан проводить в соответствии с п. 1 ст. 19 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 п. 402-ФЗ.

Теперь, согласно законодательству, подтверждение экономической целесообразности расходов осуществляется другими документами, прежде всего авансовым отчетом (п. 26 постановления 749), а также проездными и гостиничными документами. Основной целью рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения работником деятельности, которая влияет на назначение бонуса.

Следовательно, основным получателем отчета, как правило, может быть руководство компании. На основании формы Т-10а директор издает приказ о назначении премирования работнику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию для исполнения.

При этом конечным адресатом отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в компании 5 лет. А если командировка была заграничной — 10 лет (приказ Федерального архива России от 20 декабря 2019 г. N 236).

Отметим, что сроки хранения документов, определенные Постановлением 236, являются обязательными не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных компаний (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание:

• соответствует типу бизнеса и интересам компании;
• не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
• соблюдает принцип целесообразности и выполнения поставленных задач в срок командировки, указанный в документах (например, если вы берете только один выходной день, это может вызвать подозрения);
• он не содержит общих и расплывчатых формулировок.