Использование личного автомобиля в служебных целях: компенсация

Что компенсировать?

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает следующие стандарты оплаты труда:
— Провести текущий ремонт;
— расходы на покупку ГСМ;
— оплата парковки в рабочую смену и автомойки.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с этого платежа?
Пособие, выплачиваемое работнику за пользование личным автомобилем, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Об этом свидетельствуют письма Минфина России от 09.12.18 г. 03-04-06 / 65168 и н. 03-04-06 / 65170.

управляет автомобилем на основании доверенности?

188 ТК РФ говорит исключительно о личном имуществе работника. И это обстоятельство лишь указывает на то, что такое имущество должно принадлежать работнику на праве собственности. Кстати, Минтруд в своих пояснениях неоднократно отмечал, что передача имущества по доверенности не предполагает передачи имущества лицу, получившему доверенность, и это имущество не может считаться личной собственностью этого лица (см. (например, письма от 13.11.2015 № 17-3 / Б-542, от 26.02.2014 № 17-3 / Б-92). Такой же позиции придерживаются чиновники Минфина и ФНС.

При этом прямо об обязательном наличии у работника имущественных прав на имущество, используемое в служебных целях, в ст. 188 ТК РФ не упоминается. Нет никаких разъяснений относительно того, что подразумевается под личной собственностью. Например, имущество, приобретенное супругами во время брака, согласно положениям п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ — их общность (независимо от того, у кого из супругов право собственности на имя), если соглашением между ними не установлен иной режим номинированного имущества. Следовательно, в ситуации, когда служащий управляет автомобилем по доверенности, выданной супругом, при отсутствии брачного договора, эта машина, с точки зрения закона, также должна считаться личной собственностью 1 .

Такой подход подтверждается и правоприменительной практикой. Кроме того, суды являются содержанием ст. 188 ТК РФ зачастую трактуется даже шире. Например, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22 сентября 2014 г. А56-74147 / 2013, арбитры отметили: из буквального содержания процитированной статьи следует, что личное имущество работника, используемое им в интересах и с ведома работодателя, является активом, принадлежащим работнику в любом правоспособность. Автомобиль, проданный по доверенности, не может быть воспринят третьими лицами, если он не находится во владении и не используется конкретным лицом, на которое выдана доверенность. Осталось добавить, что Постановление ВС РФ от 16.04.2015 г. 307-KG15-2718 оставил это постановление без изменений. Вывод о том, что личное имущество работника является имуществом, принадлежащим ему на любом законном основании, также содержится в определениях ВС РФ от 08.03.2015 г. 309-КГ15-8423 и от 30.07.2015 г. 306-КГ15-5578.

Поэтому ситуация с обязанностью работодателя выплатить компенсацию за использование автомобиля в служебных целях (и возместить соответствующие расходы), которым работник управляет на основании доверенности, в настоящее время является спорной из-за отсутствия четких законодательное регулирование. Работодатель должен взвесить все риски при принятии решения о выплате пособия.

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Например, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в коммерческих целях. В этом случае условия компенсации за его использование и возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть указаны в трудовом договоре.

5.2. При использовании личных активов Работника Работодатель обязан выплатить ему компенсацию. Его размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

В ходе работ заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения данным автомобилем (титул, свидетельство о госрегистрации и т.д.), А также а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут возмещены… Вот выписка из дополнительного договора.

1. Согласно ст. 188 ТК РФ, дополняет трудовой договор следующими пунктами:

«5.3. С 1 сентября 2018 года работник при исполнении своих трудовых функций в соответствии с должностной инструкцией по служебным командировкам использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) — a Автомобиль Ford Focus 1.4 МП, год выпуска автомобиля 2013, объем двигателя 1 388 куб. См, государственный шильдик Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

5.4. С 01.09.2018 г. Работнику выплачивается ежемесячная плата за использование личного автотранспорта в служебных целях в размере 1200 (Одна тысяча двести) рублей, а также возмещаются расходы:

• на закупку горюче-смазочных материалов в соответствии с нормативами расхода ГСМ, указанными в методических рекомендациях (утверждены Приказом Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), г на основании представленных квитанций СТО ККТ и накладных;
• на текущее обслуживание и ремонт с учетом фактического наработки транспортного средства и пробега в служебных целях, а также других факторов по дополнительному соглашению Сторон в каждом конкретном случае.

5.5. Сотрудник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет, в котором отражается общая информация о времени использования автомобиля и пробеге для служебных целей, а также о стоимости приобретения ГСМ с прикрепление накладных и квитанций из ЦК СТО. Работодатель утверждает отчет работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Пособие за использование ТС в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней со дня утверждения отчета сотрудника по частям. Работодателя».

Для получения работником компенсации выдается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительное «Специализированное обучение
спортивная школа детей и подростков олимпийского резерва № 16

по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР №16)

14 августа 2018 г. Н. Новгород

ЗАКАЗ № 42 к

На основе ст. 188 ТК РФ и дополнительное соглашение от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 г. 12

ПОРЯДОК:

1. Установить с 01.09.2018 г водителю Иванову И.И ежемесячную компенсацию в размере 1200 (Одна тысяча двести) рублей за служебное использование личного автомобиля Ford Focus 1.4 MT, год выпуска автомобиля 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб см, государственный шильдик Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

2. Возместить водителю Иванову И.И следующие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях:

— на приобретение горюче-смазочных материалов в соответствии с тарифами на потребление топлива на основании представленных квитанций СТО ККТ и накладных;

— на текущее обслуживание и ремонт с учетом фактического наработки транспортного средства и пробега для служебных целей, а также других факторов по дополнительному индивидуальному соглашению.

3. Главному бухгалтеру Петровой Е.Е произвести выплаты Иванову И.И за пользование личным транспортным средством в следующие сроки:

— ежемесячный платеж — последний день месяца;

— платеж по возмещению расходов — не позднее трех рабочих дней с даты утверждения отчета, предоставленного ИИ.

Директор Сидоров С.С. Сидоров

Сознавая порядок:

главный бухгалтер Петрова, 15.08.2018 Е.Е. Петрова

водитель Иванов, 14.08.2018 Иванов И.И

Как признать затраты на выплату компенсаций при УСНО?

Согласно пп. 12 п.1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, при определении объекта налогообложения по упрощенной системе налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученный доход на расходы, связанные с выплатой компенсации за использование личных автомобилей и мотоциклов для ведения бизнеса путешествовать.

Эти расходы принимаются в порядке, предусмотренном ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. Это означает, что у «упрощенников», исчисляющих налог на разницу между доходами и расходами, расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях должны нормироваться в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации. 08 .02. 2002 г. 92 (далее — Постановление № 92). Об этом, в частности, говорится в Письме Минфина России от 15 января 2020 г. 03-11-11 / 1198. Следует учитывать другие разъяснения властей по данному вопросу, адресованные налогоплательщикам налога на прибыль.

Таким образом, в случае использования автомобиля сотрудника «упрощенный» может признать в составе расходов только сумму, не превышающую нормативную, которая зависит от объема двигателя (п. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса). Российской Федерации). Согласно постановлению № 92, стандарты для легковых автомобилей следующие:

— с объемом двигателя до 2000 куб м в т.ч. — 1200 руб.;

— объемом более 2000 куб см — 1500 руб.

И, конечно, эти расходы принимаются, если они соответствуют критериям, указанным в п.1 ст. 252 НК РФ, т.е они должны быть обоснованы и документально подтверждены (п.2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Для учета этих затрат в расходах по упрощенной системе налогообложения необходимо фактически выплатить работнику компенсацию (п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ).

Хотя в искусстве. 188 ТК РФ четко обозначены два вида выплат: компенсация за использование и износ (амортизация) личного транспорта работника в служебных целях и размер возмещения затрат, связанных с его функционированием на рабочем месте и разрешение нет. 92 устанавливает норму только для первого из них — компенсации, чиновники Минфина письмом No. 03-11-11 / 1198 настаивают на том, чтобы размер этой компенсации учитывал возмещение затрат, связанных с эксплуатацией транспортных средств, включая их ремонт. Следовательно, эти расходы, возмещаемые работодателем работникам, не могут быть включены в налогооблагаемые расходы 2 .

Несмотря на то, что в пп. 12 ч. 1 ст. 346.16 НК РФ говорит исключительно о возможности признания в расходах суммы компенсации за использование (ростовщичество) личного транспорта в служебных целях (и в пределах нормы) и ничего не сказано о праве для признания к рассмотрению суммы возмещения затрат, связанных с эксплуатацией данного транспорта, считается, что учет последнего в налогооблагаемой базе в соответствии с упрощенным режимом налогообложения влечет за собой риски фискального характера.

Поэтому, если «упрощенный» не готов отстаивать свои интересы, ему лучше обложить налогом компенсации и компенсации, учтенные согласно объяснениям чиновников.

Примечание По поводу возможности признания расходов на компенсацию за использование личного транспорта сотрудника, которым он управляет на основании доверенности, Минфин дает противоречивые объяснения. Таким образом, в Письме от 03.05.2012 г. 03-03-06 / 2/49 говорится, что из-за отсутствия права собственности на машину работодатель не вправе учитывать надбавку за ее использование в составе расходов. Более лояльный подход обозначен в Письме от 27.12.2010 n. 03-03-06 / 1/812 — в этой ситуации такая компенсация может быть включена в налоговую базу, но в рамках положений постановления № девяносто два. Мы считаем, что налогоплательщики могут использовать это в своих интересах. Если чиновники не знают, как правильно действовать в такой ситуации, как быть с обычными налогоплательщиками? Ведь все сомнения, противоречия и неясности в налоговом законодательстве следует трактовать в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 Налогового кодекса РФ).

1 Добавляем: аналогичное мнение по этому поводу высказал Минфин Письмом от 05.12.2012 n. 03-03-06 / 1/629.

2 Аналогичные разъяснения по этому поводу Министерства финансов также адресованы налогоплательщикам подоходного налога (см. Письма от 23.03.2018 № 03-03-06 / 1/18366, от 26.12.2018 № 03-03- 01.064971, от 19.08.2016 № 03-03-06 / 1/48789).

Определяем размер компенсации.

Повторяем, размер компенсации расходов работника за пользование личным имуществом устанавливается по соглашению сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. 92. В этом документе устанавливаются нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных командировках, в рамках которых при определении базы налога на прибыль организации эти расходы относятся к прочим расходам, производственным расходам и продажи, относящиеся к:

• легковые автомобили с объемом двигателя более 2000 куб см — 1500 руб в месяц;
• легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб см — 1200 руб.;
• мотоциклы — 600 руб.

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 02.07.2013 г. 563.
Вышеупомянутым документом утверждены правила выплаты надбавки за использование личного автотранспорта должностными лицами федеральной земли в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя более 2000 куб см — 3000 руб в месяц;
• легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб см — 2400 руб.;
• мотоциклы — 1 200 руб.

В отношении государственных служащих установлено, что решение о выплате надбавки и компенсации расходов принимает представитель работодателя в десятидневный срок со дня получения заявления работника с учетом:

• необходимость использования личного транспорта для выполнения служебных функций, связанных с постоянными командировками;
• время использования личного транспорта в рабочих целях;
• объем бюджетных ассигнований, предусмотренных для соответствующего федерального государственного органа в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения надбавки и возмещения расходов работник подает заявление с указанием информации, для выполнения каких из своих служебных функций и как часто он использует свой личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации. В этом случае возмещение затрат на приобретение ГСМ производится по фактической стоимости, подтвержденной соответствующими документами (счета-фактуры, квитанции, кассовые чеки и т.д.).

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение расходов производится в отношении любого сотрудника компании, который использует личный автомобиль для выполнения своих служебных функций. Учет затрат ведется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного сотрудника. В бухгалтерском учете затраты на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным или коммерческим расходам.

Компенсация горюче-смазочных материалов, электромонтажа:

• Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие учета затрат на сумму компенсации за ГСМ;
• Dt 73 Kt 50, 51 — работнику возмещены денежными средствами (на расчетном счете) стоимость горюче-смазочных материалов).

Максимальный размер платежей за легковые автомобили установлен правилами Постановления Российской Федерации от 29.07.2012 г. 92 от 08.02.2002 г и Налогового кодекса Российской Федерации (абзац 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации). Стандарты различаются в зависимости от смещения в следующих пределах:

• для двигателя до 2000 см³ — 1200 руб;
• для двигателя объемом более 2000 см³ — 1500 руб.

Если работник использует коммерческий транспорт, пособие выплачивается в размере полной стоимости.

Заключаем договор аренды.

В этом случае руководство спортивного учреждения должно ссылаться на нормы Гражданского кодекса Российской Федерации. Статьи 632 и 642 предусматривают возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (т.е с водителем) и без него. В первом случае предполагается, что арендованный автомобиль управляется и обслуживается самим сотрудником, во втором — другими людьми.

При таком варианте учреждение не выплачивает компенсацию за использование автомобиля сотрудника, а оплачивает аренду.

Договор аренды транспортного средства, независимо от того, арендуется он с экипажем или без него, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре необходимо указать:

• транспортное средство (товарный знак, документы, причины владения сотрудником и т д);
• срок аренды;
• размер, порядок, условия и сроки уплаты сбора;
• иные условия, согласованные сторонами.

НДФЛ

Компенсация не облагается подоходным налогом с населения в размере, определяемом соглашением между этими лицами. Для этого необходимы следующие документы:
— копии документов, подтверждающих право собственности сотрудника на автомобиль;
— расчет компенсаций;
— документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
— документы, подтверждающие оплату расходов по эксплуатации автомобиля в интересах работодателя.

Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

• Статья 188 ТК РФ;
• изобразительное искусство. 264 Налогового кодекса РФ,
• Размеры компенсаций (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92)
• Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11 / 8304.

2.2 Как оформить

Компенсация — это не заработная плата, а отдельный вид оплаты, установленный приказом для бизнеса. Порядок регистрации и работы может быть следующим:

1. Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в коммерческих целях — порядок, правила,
2. Вносим Изменения в трудовой договор,
3. Устанавливаем заказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку людей.
4. Каждая официальная поездка оформляется накладной или записью в специальной газете,
5. Все расходы на обслуживание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) документально оформляются и вместе с Заявкой доставляются в бухгалтерию,
6. Бухгалтер проверяет документы и производит оплату. Работодатель вправе отказать в выплате компенсаций работнику, если они производились не в служебных целях.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях не подлежат:

• Подоходный налог с физических лиц в пределах размеров, установленных соглашением сторон трудового договора (ст. 217 Налогового кодекса РФ),
• Страховые взносы в пределах размеров, определенных Соглашением (ст. 422 Налогового кодекса РФ)

2.4 Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль сумма компенсации включается в состав прочих расходов, тем самым уменьшая налоговую базу в пределах норм (ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы компенсации зависят от смещения:

1. 1200 руб. — для автомобилей объемом до 2000 куб. См, включая см;
2. 1 500 руб при объеме двигателя более 2 000 куб см;

Остаточную сумму компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованы и задокументированы.

Использование транспортного средства должно быть связано с выполнением должностных обязанностей сотрудника организации (выездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

• Автомобиль не эксплуатировался или использовался не по назначению (подтверждающие документы отсутствуют);
• Сотрудник был в отпуске или болел;
• У вас нет подтверждающих документов.

— поэтому будьте готовы платить подоходный налог с населения, начиная с этой суммы, страховые взносы и включать эту сумму в налоговую базу по подоходному налогу.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

Сотрудник ООО «Ромашка» А.А. Иванов использует в служебных целях автомобиль Lada Vesta водоизмещением 1800 куб. М. 30 ноября ему выплачена компенсация в размере 3000 рублей. Норма, установленная по соглашению сторон, составляет 1200 рублей в месяц. В ноябре 2020 года 20 рабочих дней. Фактически, сотрудник проработал всего 15 дней. Бухгалтер возьмет на себя расходы в размере 900 рублей. (1200 рублей: 20 дней × 15) С оставшейся суммы придется взимать налоги (НДФЛ и страховые взносы, подоходный налог или налог по упрощенной системе налогообложения).

2.5 Транспортный налог

При выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нет необходимости оплачивать транспортный сбор организации. Плательщиком транспортного налога является лицо, на имя которого зарегистрировано транспортное средство (ст. 357 Налогового кодекса РФ). Транспортное средство может быть зарегистрировано его владельцем (п. 20 Правил, утвержденных приказом МВД России от 24 ноября 2008 г. № 1001, п. 4 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России. России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21 / 177)… В результате работник, владеющий автомобилем, обязан платить дорожный налог. Однако, если организация решит вернуть транспортный налог или заплатить его за сотрудника, это будет его или ее доход, из которого должен удерживаться НДФЛ.

Что лучше — выплата компенсации за авто или сдать в аренду?

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что мы сравниваем	Компенсация за использование автомобиля в личных целях	Аренда авто у частного лица
Кто получает	Только сотрудник организации	Любой человек
Что он получает	Компенсация за ТС	Аренда ГК
Как это оформляется	Добавить акцепт трудового договора	Арендовать
Налог на доходы физических лиц	Освободить	Облагается налогом. Арендатор — налоговый агент
Страховые взносы	Не подлежит налогообложению	Страховым взносам подлежит только договор аренды с экипажем со стоимостью управления транспортным средством
Включение в расходы	Он может быть включен в стоимость в рамках правил. Выше норм: есть отличия между OSN и USN.	Вы можете включить полную сумму в свои расходы

Чаще всего сравнивают эти варианты по налогам, в остальном все практически одинаково. Выплачивать сотрудникам компенсацию за использование их транспортных средств в коммерческих целях выгодно только в том случае, если сумма не превышает норму. А такое случается очень редко, почти никогда. На наш взгляд, сотруднику выгоднее заключить договор аренды автомобиля, чем выплачивать ему компенсацию.

Аренда личного автомобиля

3.1 Чем регулируется

• 642 ГК РФ «Прокат автомобилей»,
• Налоговый кодекс РФ.

3.2 Как оформить

Заключаем договор аренды автомобиля. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень цен на аренду в регионе. В личном договоре аренды автомобиля по деловым причинам устанавливается не фиксированная ставка, а в зависимости от рабочего времени, пробега или количества поездок.

Что необходимо указать в договоре:

• на какой срок будет арендована машина,
• кто все еще может пользоваться машиной,
• за какую комиссию будет совершаться сделка,
• как будут возмещаться расходы — с их расчетом или на определенную сумму ежемесячно,
• какие права у арендодателя на транспорт, какие у арендодателя,
• для каких целей будет использоваться транспорт — для перевозки пассажиров, для перевозки документации, для перевозки руководителя организации,
• как далеко проедет водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание на сотрудника, который владеет автомобилем или ездит по доверенности. Составьте договор для собственника (у него возникают права и обязанности) и сотрудник подпишет договор. Арендная плата будет доходом владельца, а не работника.

Основные виды аренды:

1. С экипажем. Автомобиль находится у его владельца. Также оплачиваются ремонт, запчасти и другие аксессуары. Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации? Да, но только в том случае, если сотрудник — индивидуальный предприниматель и имеет водителя и слесаря. (Статья 635 ГК РФ) При несоблюдении этих условий договор считается недействительным (статья 168 ГК РФ). Однако, если вы решите заключить этот вид договора, мы советуем вам разделить его на два: договор аренды транспортного средства и договор на оказание услуг, связанных с управлением и технической эксплуатацией транспортного средства;
2. Нет экипажа. Сотрудник предоставляет только машину без обслуживания. Управлять автомобилем может как автовладелец, так и любой сотрудник организации. При аренде беспилотного автомобиля все расходы по обслуживанию автомобиля несет лизинговая организация. Арендатор беспилотного автомобиля обязан: застраховать переданный ему автомобиль, провести текущий и капитальный ремонт, вернуть автомобиль арендодателю в тех условиях, в которых арендатор его получил. Но только автовладелец имеет право получить страховую выплату на случай повреждения машины в ДТП.

3.3 Налогообложение

Из арендной платы вычитаем НДФЛ:

• 13% — от резидента РФ ,
• 30% — от нерезидента РФ.

Страховые взносы НЕ взимаются при заключении аренды без экипажа (ст. 420 Налогового кодекса РФ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

При аренде автомобиля с экипажем взимайте страховые взносы только от стоимости услуг по вождению, не облагая налогом арендную плату. В этом случае необходимо рассчитать страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Обязательные взносы на социальное страхование взиматься не нужно. Взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний должны уплачиваться только в том случае, если это обязательство предусмотрено в договоре аренды автомобиля с экипажем.

3.4 Учет расходов

Арендная плата может быть полностью учтена в налоговой нагрузке как компании по ДОС, так и компании по упрощенному налоговому режиму. При расчете налога на прибыль при заключении беспилотного лизинга учитывается полная сумма фактических затрат: бензин, обслуживание, ремонт, страхование, мойка, стоянка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

У компаний упрощенной системы налогообложения «прибыль за вычетом расходов» — включаются в расходы (ст. 346.16 ТУИР);:

• размер арендной платы;
• расходы на горюче-смазочные материалы и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Все затраты должны быть обоснованы и задокументированы. Если же вы решили упростить себе задачу — не заключить договор аренды и не правильно оформить компенсацию, а просто выплатить сотруднику сумму его затрат на проверки ГСМ, то будьте готовы к тому, что налоговые органы это признают платежи как экономически нецелесообразные, и вам придется платить все налоги с этих сумм.

Пример. Аренда авто в служебных целях — как отнести на расходы

Директор ООО «Ромашка» Иванов И.И использует свой автомобиль в хозяйственных целях. Оформлен договор бербоут-аренды, и каждый месяц директору выплачивается 20 тысяч рублей (уже минус НДФЛ в размере 13%). Накладных нет, и Иванов II отказывается их заполнять, не дает квитанции о заправке топлива, но даже не требует возмещения. Бухгалтер списывает сумму арендной платы на прочие расходы, уменьшая таким образом налоговую базу. Законны ли действия бухгалтера?

Нет. Налоговые органы могут признать это соглашение фиктивным, поскольку нет экономических оснований для использования личного автомобиля в служебных целях (нет полных путевых листов, нет путевых листов, нет проверок на ГСМ). Налоговые инспекторы признают эти выплаты компенсациями, то есть уплатой НДФЛ и страховых взносов от полной суммы, чтобы включить их в налоговую базу по налогу на прибыль.

Страховые взносы

Предметом налогообложения страховыми взносами признаются сборы и другие компенсации, начисленные в пользу физических лиц, в частности, в контексте трудовых отношений. Кроме того, в данной области отчислениям не подлежат все виды вознаграждения, предусмотренные законом, связанные с выполнением индивидуальных трудовых обязанностей. Об этом свидетельствуют статьи 420 и 422 Налогового кодекса РФ. Следовательно, оплата организацией расходов сотрудников, связанных с использованием личного автомобиля в деловых целях, не облагается страховыми взносами. Список необходимых документов следующий:
— копии документов, подтверждающих право собственности сотрудника на автомобиль;
— копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в рабочих целях.

Компенсация за использование собственного авто

272 НК РФ пункт 7 гласит: компенсация за использование собственного автотранспорта для хозяйственных нужд отражается в расходах в день выплаты. При уплате налога на прибыль следует руководствоваться нормами, указанными в Постановлении Правительства РФ от 08.02.02 г девяносто два:

• Если водоизмещение пассажирского транспорта сотрудника составляет 2000 куб. См, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 руб.
• Если объем двигателя превышает 2000 куб. См, то предусмотрена оплата в размере 1500 руб.

Ограничения размера компенсации за использование грузового транспорта в служебных целях не утверждены на законодательном уровне. Категория транспортного средства отмечена в транспортном средстве или названии транспортного средства. Чтобы рассмотреть вопрос о компенсации по подоходному налогу, вам необходимо собрать ту же документацию, что и по подоходному налогу с населения.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма компенсации за использование профессионального автомобиля очень мала. Поэтому, если в ваши должностные обязанности входят постоянные поездки, стоит заключить договор аренды. Работник также имеет право на компенсацию за наемный транспорт. Возможна аренда автомобиля вместе с сотрудником. При аренде авто без сотрудника назначается ответственное лицо организации.

Для работодателя с упрощенной системой налогообложения преимуществом является уменьшение налоговой базы (согласно п.1 ст. 346 Налогового кодекса РФ). Транспортные расходы оплачивает работодатель и может включить их в статью расходов.

В обоих случаях необходимо:

1. Заключаем договор аренды.
2. Установите размер ежемесячных компенсационных выплат.
3. Трансфер транспортом по акту.

Важно! Работодатель включает ежемесячные арендные платежи в доход своего работника. Компенсация облагается подоходным налогом с населения по ставке 13% (согласно ст. 226 Налогового кодекса РФ п.1 ст. 224 п.1). Вам не придется платить страховые взносы.