Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные рабочие тетради — это условное название, по сути, это «информация о вакансии»:

1. Информация о сотруднике.

2. Сроки приема, увольнения, перевода на другую работу.

3. Рабочее место.

4. Тип мероприятия (прием, перевод, увольнение), проведенного в отношении сотрудника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурного подразделения, к которому они принадлежат.

6. Тип порученной работы.

7. Основание личного события (дата, номер и вид документа).

8. Причины прекращения трудового договора.

То есть почти вся информация содержится в бумажных рабочих тетрадях, за исключением информации о стимулах.

Тело ПФ РФ собирает и хранит эту информацию. Как отмечает ПФ РФ, их нужно передавать организациям так же, как и другие отношения. При этом работодатели и сотрудники имеют гарантию, что информационная система ПФ РФ сертифицирована в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

Кто и какой формат трудовой книжки может использовать

В 2020 году сотрудники могли бы сделать выбор: перейти на электронные рабочие тетради или оставить бумажные книги при себе. Если работник не подал заявление работодателю до конца 2020 года, по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книгу (п.2 ст.2 закона от 16 декабря 2019 г. No 439). — ФЗ).

Если сотрудник сохранил рабочую книжку, он может перейти на электронику в любое время, в 2021 году или позже. Для этого необходимо подать заявление своему текущему работодателю (п.5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, имеющие опыт работы в 2020 году и ранее, но не имевшие работы по состоянию на 31 декабря 2020 года, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право остается за ними на неопределенный срок. То есть, когда они пойдут на работу в 2021 году или позже, они смогут продолжить работу с документами без ограничения по времени и в любой момент переключиться на электронику. Но после этого вернуться на карту будет невозможно.

Если работник принимает решение о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему документ в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2 / В-260).

Сотрудники, впервые выходящие на рынок труда в 2021 году или позже, больше не смогут выбирать. С 1 января 2021 года не будут вводиться новые рабочие книжки, поэтому для этих сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

Как теперь подтвердить свой стаж и где получить о нем сведения

Сотрудник, перешедший на электронную книгу вакансий, может в любой момент запросить у работодателя информацию о своей занятости в форме STD-R. Кроме того, работодатель по умолчанию обязан выпустить STD-R в день увольнения.

Также работник может получить информацию о своем трудоустройстве в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку в виде СТД-ПФР. Он был утвержден приказом Минтруда No. 23n и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма STD-R.

Отчет STD-R будет содержать только информацию о занятости работодателя, а форма STD-PFR будет включать всю доступную информацию об этом работнике из базы данных Пенсионного фонда.

Бланк ЗППП-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госслужбы.

Если работник перешел на электронную трудовую книжку и устроится на работу в 2021 году или позже, он должен предоставить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

• бумажная трудовая книжка для подтверждения профессионального опыта и опыта работы перед переходом на электронный формат;
• отрывок из STD-R или STD-PFR, который содержит информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную рабочую тетрадь.

Сотрудник, который, как и прежде, вел трудовую книжку, сдает ее только для подтверждения стажа работы. В этом случае дополнительная информация не требуется.

Как работникам просматривать новые трудовые книжки

Электронная книга будет доступна в личном кабинете на портале госуслуг или на сайте Пенсионного фонда. Кроме того, сотрудник сможет загрузить приложение на смартфон для просмотра данных в своей книге.

Работник сможет получить выписку по заработной плате у бывшего или нынешнего работодателя, ПФР или МФЦ (в любом территориальном офисе, без привязки к месту регистрации или работы).

Что меняется для работодателей с появлением электронных трудовых

Электронная работа должна быть введена для всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на неполный рабочий день, неполный рабочий день, отпуск, декретный отпуск и т.д. Те, кто впервые приступает к работе в 2021 году, должны по умолчанию выпустить электронную книгу, и у нее нет выбора.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель хранит информацию о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде — отправляет отчет в СЗВ-ТД. Для «бумажных» сотрудников это тоже необходимо, но ПИФ будет вести электронную базу данных автономно. СЗВ-ТД необходимо доставить в течение 15 дней с отчетного месяца, а также в течение рабочего дня, следующего за приемом на работу или увольнением сотрудника. Если сотрудник выбирает электронную форму в 2021 году, СЗВ-ТД необходимо подать не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором сотрудник подал заявку

Выписка из формы STD-R должна быть готова для выдачи сотруднику, который может запросить ее в любое время. На подготовку информации есть три рабочих дня. STD-R должен быть оформлен на бумаге или в электронном виде, в зависимости от метода, выбранного сотрудником. Кроме того, форму необходимо оформить в случае увольнения сотрудника. При обнаружении неверной и неполной информации ее необходимо будет исправить по запросу сотрудника и передать в фонд.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кто-то не хочет потерять бумажную книжку, не беспокойтесь, они останутся. Работодатели продолжают управлять ими несколько раз. Следовательно, в переходный период — в 2020 году — вместе с бумажной версией электронная информация должна будет генерироваться в течение всего года.

Но после 1 января 2021 года бумажные книги нужно будет хранить только для сотрудников, которые напишут заявления об этом до 31 декабря 2020 года. Тем, кто не напишет такое заявление, отдайте им рабочие тетради и сохраните и заполните книги… тех, кто написал их в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книги будут храниться всегда, и работник может отказаться от бумажных книг в любой момент.

Как в течение 2020 года, так и в последующий период от людей, подавших заявления на работу и предоставляющих бумажные рабочие тетради при поступлении, примите их и продолжайте.

Для людей, впервые приступающих к работе в 2021 году или позже, рабочие тетради выпускаются только в электронном формате.

Те сотрудники, у которых больше нет бумажной книжки при приеме на работу, должны предоставить вам информацию, указанную в форме SZI-TD.

Получаем трудовую книжку при увольнении

По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику, который выходит на пенсию в последний день работы. Для получения трудовой книжки работнику не нужно писать никаких заявлений, однако после того, как этот документ ему будет выдан, он должен поставить себя во внутреннем регистре движения трудовых книжек. Кроме того, кадровый специалист делает соответствующую запись в личной карточке сотрудника и заверяет его автографом.

Если вышедший на пенсию сотрудник по какой-либо причине не может получить справку с места работы лично, он может прислать своего представителя. Правда, сначала ему необходимо предоставить нотариально заверенную доверенность.

Другой вариант — попросить работодателя выслать ему трудовую книжку заказным письмом с описью и квитанцией о доставке через отделение почты России по фактическому месту жительства.

Заполнение титульного листа

С особым вниманием обрабатываем титульный лист. Любые пятна и неточности делают форму непригодной.

Эта страница должна содержать следующую информацию:

• ИМЯ И ФАМИЛИЯ владелец;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• название профессии, как в дипломе;
• дата открытия книги;
• подпись лица, заполняющего форму;
• печать организации (при наличии).

Данная страница составляется только на основании документов, предоставленных сотрудником: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о браке (расторжение брака.

Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу

При заключении трудового договора новый работник должен предоставить работодателю информацию о трудоустройстве в форме STD-R или STD-PFR, если он отказался от бумажной работы. Эти данные можно использовать для расчета трудового стажа и передачи его в вашу систему управления персоналом.

Информацию работник может получить у предыдущего работодателя, МФЦ, Пенсионного фонда РФ или госуслуг.

В случае увольнения работодатель обязан предоставить информацию о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Если оформление документов было выполнено, сотрудник получит его на руки.

Работник не возвращает взятую трудовую

Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если работник упросил оформить работу и не вернул ее. Еще более досадно, когда Трудовой кодекс оформлен на законных основаниях, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую ​​выдачу. Законодательство не определяет, что должен делать работодатель и с чем может столкнуться работник.

Работодатель не может привлечь нерадивого работника к дисциплинарной ответственности, так как невозвращение работы не входит в перечень проступков, за которые оно предусмотрено (ст. 21 ТК РФ). Если работа была освобождена «на испытательном сроке», работодатель может быть наказан надзорными органами, так как ответственность за хранение этих документов лежит на нем. Но если выдача была на законных основаниях, работодатель не виноват в отсутствии рабочих на месте. Чтобы обезопасить себя, попросите сотрудника объяснить причину задержки возврата,

поддержать его запросом в ПФР. Если работник потерял работу до или после использования при подаче заявления на пенсию, работодатель должен выдать дубликат в течение 15 дней.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Сотрудник может обратиться к вам с просьбой предоставить информацию о своей занятости. Вы должны предоставить их в течение 3 рабочих дней в порядке, указанном в заявлении сотрудника: на бумажном носителе, должным образом заверенным, или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии).

Имейте в виду, что вам нужно только предоставить информацию о работе в вашей организации.

Если работник просит предоставить ЗППП при увольнении, это необходимо сделать в день расторжения трудового договора. Информация предоставляется в виде СЗИ-ТД.

информация должна быть предоставлена ​​в случае запроса от сотрудника, который уже был уволен. Для этого у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните сотрудникам, что они могут получить информацию о работе в других организациях:

• в МФЦ;
• в ПФ РФ;
• на портале госуслуг.

Эта информация также предоставляется на бумажном носителе, должным образом заверенным, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминаются 2 «законных» случая выдачи трудовой книжки работнику:

• Возврат книжки лицу, уволившемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдается вместе с другими обязательными документами и справками в день заключения соглашения с работником.

• По запросу работника о выдаче трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал необходимо предоставить в орган обязательного социального страхования (обычно для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы претендовать на пенсию, сотруднику нужна именно оригинальная трудовая книжка. Это основной документ, подтверждающий стаж работы по трудовому договору (п.11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Сотрудник отдела кадров обязан оформить рабочий документ в течение 3-х рабочих дней со дня получения работником запроса, оформленного в произвольной форме. Те же 3 дня разрешены для возврата книжки работодателю: они отсчитываются с даты, когда ПФР возвращает ее работнику.

Ни ТК РФ, ни другие нормативные акты не упоминают другие случаи выдачи трудовой книжки.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает модули рабочей тетради, а работник возмещает расходы. Так сказано в Правилах хранения и архивирования трудовых книжек. Вы не можете просто вычесть стоимость модуля из своей зарплаты. Сотрудник должен написать незавершенное заявление.

Если вы предоставляете рабочую силу бесплатно, укажите это в местных правилах, например в правилах труда. Так что можно. По сути, вы даете сотруднику трудовую книжку. Подарки стоимостью менее 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. 117н утвердил порядок предоставления работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша. Эти документы готовит Ассоциация ГОЗНАК, поэтому они имеют адекватную степень защиты. У работодателя должно быть необходимое количество бланков и вкладышей из трудовой книжки; нельзя просить сотрудника самому принести новую форму, поскольку их легальная продажа возможна только по согласованию с официальным дистрибьютором. У работодателя может быть несколько таких форм, потому что обычно люди, которые уже имеют опыт работы и, следовательно, трудовую книжку завели, устраиваются на работу.

вы можете приобрести юридические формы трудовых книжек и вкладышей в компаниях, продающих канцелярские товары, запросив у них документы на право продажи форм. Это должна быть копия договора с самой Ассоциацией ГОЗНАК или с оптовиком, у которого компания закупила модули. Конечно, вы не можете купить бизнес-книги где-нибудь в метро или в газетном киоске. При выдаче нового бланка работнику работодатель может попросить работника возместить понесенные затраты на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной книге входов и выходов и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сотрудник по кадрам, который выдает трудовые книжки, получает их по письменному запросу бухгалтерии и в конце месяца представляет отчет по ним и о суммах, полученных за них сотрудниками.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется учет не только по новым формам, но и по всем трудовым книжкам, полученным сотрудниками при приеме на работу. Трудовые книжки хранятся у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения или в день прекращения трудовых отношений.

Рабочие тетради и вкладыши, содержащиеся в них, являются документами строгой ответственности, поэтому их следует хранить в сейфах, металлических шкафах или других условиях для обеспечения их сохранности. Закон не запрещает выдачу трудовых книжек работникам, но работодатель берет на себя ответственность за утерю.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учета трудовых книжек необходимо было использовать утвержденные формы книги доходов и расходов для учета бланков трудовой книжки и вкладыша в него и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в их. С 1 сентября они утратят силу вместе с постановлением Минтруда, которое их утвердило.

Работодатели теперь сами будут разрабатывать аналогичные модули. Бухгалтерские книги и журналы должны быть пронумерованы, связаны и заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, печатью (при наличии). Восковая печать и пломбы больше не требуются.

Инфографика

Внесение исправлений

Со временем данные, указанные в книге, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию, либо сотрудник получит дополнительное образование. Как я могу внести изменения в книгу?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, существующая запись удаляется с линией, а новая информация вводится слева. Его подлинность подтверждается названием и номером документа, послужившего основанием для внесения изменений (например, свидетельство о браке). Новые данные заверяются подписью ответственного сотрудника, проводившего исправление, расшифровкой подписи и печати организации (при наличии).

Когда вы назначаете новую классификацию в выписке, существующая запись перечеркивается линией, а поверх нее пишется новая.

При переименовании организации вносятся следующие исправления:

1. Столбцы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В столбце 3 записано изменение названия организации. Предыдущие и новые имена указываются в полной и краткой форме.
3. Столбец 4 содержит подробную информацию о документе, в котором произошло изменение имени.

Если при составлении трудовой книжки допущена ошибка или произведена неверная регистрация, ее нельзя отменить.

После неправильного ввода номер вводится в следующем порядке. В столбце 2 указывается дата изменения. В столбце 3 указано «Запись № . считается недействительной». После этого должна быть сделана правильная запись.

Для заполнения столбца 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер заказа, послужившего основанием для недействительной регистрации;
• указать номер и дату положения о внесении исправлений.

Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления

Отчет по форме СЗВ-ТД для передачи в ПФР

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать отчеты в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД (Постановление Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет собственную базу данных о занятости.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может подать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, отчет необходимо подавать в электронном формате.

Модуль СЗВ-ТД содержит:

• сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
• персональные данные сотрудника: имя и фамилия, СНИЛС;
• информация о кадровом мероприятии: дата, вид мероприятия, место проведения, порядковый номер, статья ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или представление сотрудником одного из типов вопросов, указанных в пункте 2 ниже.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида деятельности персонала (п. 2.5 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форма должна быть отправлена ​​не позднее следующего рабочего дня:

• когда вы нанимаете сотрудника;
• когда вы увольняете сотрудника

Форма должна быть отправлена ​​до 15 числа следующего месяца:

• при переводе сотрудника на другую постоянную работу;
• при подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки работодателем;
• когда сотрудник запрашивает информацию о вакансии в форме STD-R (подробнее об этом мы поговорим ниже).

Кроме того, работодатели должны были подать специальный отчет в SZV-TD до 15 февраля 2021 года. Он распространяется на сотрудников, нанятых в 2019 году или ранее, которые не участвовали в мероприятиях по подбору персонала в течение 2020 и января 2021 года.

Выяснилось, что у таких сотрудников не было оснований для прохождения СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021, а информация о них вообще не попадала в электронную базу ПФР. Чтобы восполнить пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были предоставить в СЗВ-ТД отчет с информацией об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020 года до 15 февраля 2021 года.

За нарушение сроков подачи формы СЗВ-ТД или предоставление недостоверной информации ответственным должностным лицам выносится предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили крайний срок, отправьте отчет как можно скорее.

Отчет по форме СТД-Р для передачи работнику

Если сотрудник выбирает себе электронную трудовую книжку, с этого момента вся информация о его трудовой деятельности будет формироваться в базе данных ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего трудового стажа и профессионального опыта в бумажной форме.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставлять работникам информацию об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20 января 2020 г. 23н в следующем порядке:

• при увольнении — день увольнения;
• по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней с момента запроса.

Модуль STD-R

Форма STD-R содержит практически те же данные, что и SZV-TD: информация о корпоративных, служебных и личных событиях. Отличается только период, за который были собраны данные.

СЗВ-ТД необходимо доставить либо сразу после штатного мероприятия, если это прием или увольнение, либо в конце месяца в других случаях. Следовательно, в SZV-TD будет одно последнее личное событие или информация за последний месяц. А в форме STD-R вам необходимо включить информацию обо всех связанных с работой кадровых действиях для этого работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму STD-R только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто еще не перешел на новый формат, подтвердят, как и прежде, свой стаж и опыт с записями в бумажной рабочей тетради.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Вот алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана действий. В этом случае он может содержаться в приказе на основную деятельность по переходу на электронную информацию о работе сотрудников. Постановлением также установите лиц, ответственных за такие события, и их время.

Также оформляйте заказ, назначив электронного информационного менеджера. Это может быть специалист по кадрам или другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение к передаче электронной информации о приеме на работу сотрудников в Пенсионный фонд РФ.

Создайте адрес электронной почты, на который сотрудники могут отправлять запросы на информацию и с которого отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) каждый сотрудник должен быть проинформирован об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием информации о вакансии в электронном формате, а также о праве сотрудника выбирать между бумажной или электронной формой путем подачи заявления.

Единой формы для такого уведомления не существует, поэтому разработайте ее самостоятельно. В качестве примера можно использовать следующую форму:

Дорогая ________________!

Сообщаем Вам, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года информация о Вас как сотруднике, выполняемой Вами работе, перевод на другую постоянную работу и увольнение из МКУ «***» передаются в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и хранит информацию о трудовом стаже в электронном формате.

В связи с этим бумажная книжка больше не является основным документом о вашей трудовой деятельности.

У вас есть право вести бумажную книжку. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно будем передавать информацию в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите в руки бумажную книжку. После МКУ «***» освобождается от ответственности за его сохранение. Вся информация будет записываться и архивироваться только в электронном формате.

Директор	___________	/ _______________________/
	(подпись)	(ИМЯ И ФАМИЛИЯ.)

Я прочитал уведомление	___________	/ _______________________/
	(подпись)	(ИМЯ И ФАМИЛИЯ.)

Заявление сотрудника может выглядеть так:

Декларация

Прошу продолжать вести и вести мою трудовую книжку на бумажном носителе в организации в соответствии с Инструкцией по составлению и хранению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №. 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Прежде чем переходить к ведению электронных трудовых книжек, убедитесь, что они правильно заполнены. В частности, есть ошибки:

• в персональных данных сотрудников (ФИО, дата рождения, образование, специальность);
• в даты назначений, переводов, увольнений;
• в названиях организаций и должностей;
• подробное описание приказов о назначении и увольнении;
• в формулировках и ссылках на статьи закона в протоколах увольнения;
• в постоянных переводных регистрах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальных документах, где упоминается трудовая книжка, необходимо будет внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по работе в офисе). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронную информацию о работе сотрудников, как вы будете передавать ее сотрудникам, даже если вас уволят. Согласитесь с профсоюзом, если таковой имеется, на внесение изменений.

Приведем пример модификации в PVTP.

2. Подбор персонала.

2.1. Прием на работу в организацию происходит на основании письменного трудового договора.

2.2. Перед заключением трудового договора соискатель представляет:

— трудовая книжка и (или) сведения о приеме на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству;
— документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального индивидуального учета, в том числе в виде электронного документа, или страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

<…>

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику информацию о трудовой деятельности за период работы в организации в порядке, указанном в заявлении работника:

— на бумаге, заверенной надлежащим образом;
— в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии таковой у работодателя).

4.2. Информация о трудоустройстве предоставляется:

— в рабочий период — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления;
— при увольнении — в день прекращения трудовых отношений.

4.3. Заявление работника о разглашении работодателем информации о приеме на работу можно подать в письменной форме или отправить на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Информация о занятости не предоставляется работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, если в день прекращения трудовых отношений невозможно предоставить работнику информацию о трудовой деятельности в связи с его отсутствием или отказом в их получении, работодатель направляет их работнику заказным письмом, должным образом заверен в тот же день.

Должны быть внесены дополнения в должностные инструкции сотрудника или другого сотрудника, на который возложена ответственность за создание электронной информации, составление отчетов и другие действия в области обработки информации о работе сотрудников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Для получения информации о приеме на работу сотрудников в Пенсионный фонд РФ необходимо предоставить отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и модуль СЗИ-ТД, этот модуль разработан, но еще не утвержден.

С 1 января 2020 года предоставлять информацию не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем приема на работу, перевода или увольнения сотрудников. Если вы впервые отправляете информацию о сотруднике, также предоставьте информацию о занятости сотрудника в вашей организации с 1 января 2020 года.

К сведению: если количество сотрудников в организации составляет 25 и более, отправляемая информация подписывается усовершенствованной квалифицированной электронной подписью. Небольшие организации могут представить отчет на бумажном носителе или в электронной версии, подписанный электронной подписью.

С 1 января 2021 года помимо ежемесячного отчета СЗВ-ТД необходимо будет подавать информационные листы по найму и увольнению сотрудников. Причем сделать это не позднее рабочего дня, следующего за днем ​​выдачи соответствующего приказа (поручения).

Информация о трудовой деятельности в виде электронного документа формируется с помощью программно-аппаратных средств, используемых для автоматизации их деятельности, или с помощью бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков подачи отчетов вы могли быть привлечены к административной ответственности за нарушение трудового законодательства до настоящего времени по ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принят специальный.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Подайте подписи работникам до 1 июля 2020 года. В то же время объясните, что такое электронная рабочая тетрадь, чтобы сотрудники могли выбрать правильный путь и откуда они будут получать соответствующую информацию.

Не забывайте сотрудников в декретном отпуске. Вы можете отправлять им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему

Очень часто случается, что работодатель и работник выступают как заклятые враги. В ответ бывший работодатель может категорически отказать в выдаче своей трудовой книжки нежелательному сотруднику.

Если все возможности для достижения с ним договоренности путем устных переговоров исчерпаны, то остается только один путь — обратиться в суд.

Но сначала следует запастись копией письменной декларации, оригинал которой необходимо передать работодателю. В нем вы должны в любой форме попросить бывшего работодателя выпустить трудовую книжку и указать дату. Если по истечении трех дней работа не будет оформлена, с этим заявлением можно смело обращаться в суд.

В качестве компенсации в претензионной декларации может быть заявлена ​​сумма, равная средней заработной плате за период вынужденного прогула из-за отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды удовлетворяют потребности сотрудников и выплачивают им материальную компенсацию.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Работнику очень нужна оригинальная трудовая книжка, при этом он не увольняется и не будет просить о выходе на пенсию. Мне нужно пойти и встретиться с ним? В законодательстве нет однозначного ответа. Это означает, что нет прямых разрешений или запретов на выдачу трудовой книжки по запросу сотрудника в ситуациях, не указанных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы дадите сотруднику трудовую книжку, то не он будет отвечать за его безопасность, а тот, кто уполномочен приказом вести и хранить трудовые книжки (п. 42 Правил ведение трудовых книжек). Даже при наличии квитанции от сотрудника в отделе кадров. Иными словами, распределение работы, особенно в случаях, не предусмотренных ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить человека, ответственного за ведение рабочих тетрадей, используйте образец заказа КонсультантПлюс. Вы можете получить пробный доступ к правовой системе бесплатно.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением Российской Федерации от 16.04.2003 г. 225, с 1 января 2004 г введены рабочие тетради нового типа. Вместе с этой новой формой действуют рабочие тетради, форма которых утверждается:

• постановление СНК СССР от 20.12.1938 г. 1320 «О введении трудовых книжек»;
• постановление Совета Министров СССР, Центрального совета профсоюзов всех профсоюзов от 06.09.1973 г. 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
• постановление Совета Министров СССР от 21.04.1975 г. 310 «О трудовых книжках колхозников»;

Рабочие тетради этих образцов, которые уже были запущены рабочими, продолжают работать, и менять их не нужно. Если первую трудовую книжку работник получил после 2004 года, то при оформлении ее по трудовому договору можно использовать только новые бланки.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о трудовой деятельности. После заполнения формы в трудовой книжке делается запись о приеме на работу в организацию, в которой человек работает.

Ошибки при регистрации, сделанные в этой форме, могут помешать трудоустройству и пенсионной регистрации сотрудника. Работодатель, который их допустил, или текущий работодатель исправляет неточности на основании документов организации, допустившей эти ошибки. Важно вписать информацию в документ по установленным правилам и не допускать грамматических ошибок.

Работодатель несет ответственность за сохранность и хранение документа, он обязан инициировать его при первом приеме на работу. Исполнительная власть имеет право на самоинтеграцию или наделение такими полномочиями по приказу специалиста по кадрам или другого сотрудника.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Удалить неточные или неправильные записи в этом разделе невозможно. Исправьте это в отдельной строке.

1. В столбце 1 введите следующий порядковый номер.
2. В столбце 2 введите дату внесения записи.
3. В графе 3 напишите: «Запись имеет такой номер и недействительна».
4. Затем в той же строке введите правильную запись: «Допущен по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, позиция которого в трудовой книжке внесена неверно, или укажите дату номер заказа, под которым правильная регистрация. Об этом говорится в пункте 1.2 Постановления Минтруда.

Если вы ошиблись в названии своей организации, вам не нужно указывать следующий серийный номер.

Напишите в графе 3 «Произошла ошибка в названии организации» и в новой строке — правильное название организации.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник изменил свое имя, исправьте запись на титульном листе. Удалите старую фамилию, имя или отчество со строчкой, затем запишите новые данные.

со слов сотрудника поправить невозможно. Изменения могут быть внесены только на основании паспорта, свидетельства о браке или расторжении договора и других документов. Обязательно указать их количество и дату. Внутри обложки трудовой книжки напишите основной документ, подпишите руководителя и печать работодателя, если таковая имеется.

Служба технической поддержки

ПИФ объявляет о запуске услуги, позволяющей застрахованным лицам, в том числе оператору, удаленно связываться со службой технической поддержки ПИФ и получать рекомендации по сообщению о проблемах, представленные в форме «Информация о работе ‘зарегистрированных (СЗВ- TD)».

Услуга позволяет получить квалифицированную консультацию по отчетности индивидуального (персонализированного) учета, представляемого в ПФР через EDI.

Обращение необходимо отправить в форме «обращения страхователя» / «обращения оператора» на электронный адрес otchet_pfr@101.pfr.ru.

Примечание: Информация об отчетности по форме «Информация о трудоустройстве зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», включая порядок заполнения, сроки подачи, формат информации и т.д., опубликована в «Рабочей книжке по электронике». «раздел».