Трудовой договор с дистанционным работником 2022

Разберемся в ситуации

Во время пандемии коронавируса и объявленного правительством режима самоизоляции для всех сотрудников, которые не выполняют работу, связанную с обязательным присутствием на рабочем месте, рекомендуется перейти на удаленную работу. С развитием интернет-технологий это сделать для многих компаний несложно и даже выгодно: можно сэкономить на аренде офиса, заплатить сотрудникам, обслуживающим работу офиса (уборщицы, сантехники), и уменьшить размер помещения счета за коммунальные услуги. Нет необходимости оценивать рабочее место по принципам СОУТ.

Список отмененных профессий растет день ото дня. В настоящее время удаленно работают не только писатели или композиторы, но и операторы, помощники руководителей, менеджеры и рекрутеры. Но для того, чтобы отношения с работодателем не вызывали претензий со стороны инспекторов ГИТ, оформите удаленный характер работы в соответствии с требованиями главы 49.1 ТК РФ.

Документируйте специфику трудовых отношений — заключите с сотрудником дистанционный договор, в котором вам будут предусмотрены особые условия труда.

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Помимо общих черт, существует ряд существенных различий между домом и работой на дому:

  • домашний работник привязан к определенному месту, где выполняется работа, а удаленный работник может выполнять работу в любом удобном для него месте;
  • надомному работнику разрешается привлекать к работе свою семью, а надомный работник выполняет работу в одиночку;
  • надомный работник создает вещи материального характера, требующие вложения в них первоначальных материальных затрат, а работа удаленного характера ведет к созданию интеллектуальных продуктов;
  • работа на дому требует прямого взаимодействия с работодателем, когда он получает от него основные материалы (если работодатель их предоставляет) и передает ему готовую продукцию, а с удаленным работником все эти взаимодействия осуществляются посредством электронной связи;
  • для удаленного работника вы можете установить следующее:
    • режим работы согласованный с работодателем;
    • право использования усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
    • особые условия по охране труда, обеспечение рабочего процесса, предоставление отпусков.

Характер дистанционной работы

Удаленная работа существенно отличается от других видов работы. Этот наемный специалист работает вне помещения работодателя: посещение офиса, условия и требования к рабочему месту не могут быть включены в договор.

Однако у работодателя нет возможности визуально проверить сотрудника. Другими словами, работодатель не сможет проверить, работает ли специалист в данный момент. Поэтому, если удаленная работа предусмотрена в деятельности предприятия, включите условия оценки выполнения задач в трудовой договор на удаленную работу. Например, сотрудник должен отправить отчет о проделанной работе за день или неделю на электронную почту или в мессенджер своего работодателя.

Дополнительные основания для расторжения трудового договора с дистанционным работником

В старой редакции ТК РФ в ст. 312.5 было указано, что трудовой договор с удаленным работником по инициативе работодателя может быть расторгнут по причинам, изложенным сторонами в этом контракте. С января 2021 года ТК РФ предусматривает только два дополнительных основания для расторжения трудового договора с удаленным работником по инициативе работодателя (ст. 312.8 ТК РФ):

  • если в период выполнения функции удаленной работы работник не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением рабочей функции, более двух рабочих дней подряд без уважительной причины (если стороны не предусматривают более длительный период);
  • в случае смены работником места выполнения трудовой функции, если это делает невозможным выполнение работником своих обязательств, вытекающих из трудового договора, на прежних условиях.

Эти изменения необходимо учитывать при составлении трудового договора с удаленным работником. К существующим трудовым договорам рекомендуется заключать дополнительные соглашения, исключая иные причины их прекращения по инициативе работодателя, кроме предусмотренных в указанной статье.

В трудовом договоре можно установить более длительный срок его прекращения в случае отсутствия взаимодействия между работником и работодателем. Однако он должен совпадать с условиями, предусмотренными ст. 312.3 ТК РФ.

Обмен документацией

Порядок формирования документов и обмена ими между сторонами предусмотрен договором. Есть два варианта обмена документацией:

  1. На бумаге. Например, вся документация отправляется по почте. В этом случае все формы и формы будут заверены собственноручными подписями работника и работодателя. Очевидно, это не очень быстрый способ взаимодействия.
  2. В электронном формате. Если бюрократические требования к документации высоки и требуется подтверждение надежности электронного документооборота, вам потребуется оформить усиленную цифровую подпись. И не только для работодателя, но и для наемного специалиста. При получении документа необходимо отправить уведомление о получении. В договоре укажите срок отправки уведомления.

ВАЖНО Независимо от выбранного способа передачи документации работодатель обязан подготовить на бумаге трудовой договор с удаленным сотрудником и отправить его работнику в течение трех рабочих дней со дня его заключения (ч. 2 ст. 312.2 Трудового кодекса). Кодекс Российской Федерации).

Документы для приема на работу

Работник обязан предоставить своему работодателю всю информацию, необходимую для заключения трудового договора. Паспортные данные, страховое свидетельство — всю эту информацию можно отправить на адрес работодателя в виде электронных документов.

Следует отметить, что работодатель вправе запросить документальные доказательства. В этом случае вам нужно будет подготовить копии документов, заверить их и отправить заказным письмом.

Отправьте оригинал трудовой книжки по почте. Стороны могут договориться, что рабочих документов не будет. В этом случае заключенный договор дистанционного трудоустройства подтвердит наличие страховой записи. Но если удаленная работа для наемного специалиста — первое официальное трудоустройство, то ответственность за оформление страхового полиса (СНИЛС) ложится на самого сотрудника.

Знакомим с локальными нормативами

Напоминаем, что работодатель обязан ознакомить любого сотрудника с местными нормативными актами о трудовом законодательстве, действующими в организации, и получить от него подпись, подтверждающую, что он знаком с LNA. Удаленно отправьте сотруднику электронную копию положения о заработной плате, коллективного договора, внутреннего распорядка, бонусов и других локальных нормативных актов. Второй способ — отправить их по почте, предварительно заверив документы в установленном порядке.

Как составить дополнительное соглашение

У документа нет единой формы. Работодатель может составить его по своему усмотрению.

В дополнительном договоре необходимо указать следующую информацию:

  1. Название документа, его номер, а также реквизиты трудового договора, к которому этот документ будет приложен.
  2. Место и дата заключения договора.
  3. Информация о сторонах договора (работодатель, работник).
  4. Какие пункты трудового договора будут изменены и как.
  5. Признак того, что сотрудник будет работать удаленно.
  6. Режим работы, способы связи и контроля, оборудование, предоставляемое руководством для выполнения работником своих обязанностей (при необходимости).
  7. Как отправить результаты работы.
  8. Расходы сотрудника на связь (Интернет, телефонные звонки и т.д.) будут оплачены).
  9. На какой срок заключается дополнительное соглашение. Его тоже можно заключить на неопределенный срок.
  10. Количество копий документа. Дополнительный договор, как правило, составляется в двух экземплярах.
  11. Реквизиты и подписи сторон.

Если состав должностных обязанностей меняется из-за времени выполнения удаленной деятельности, графика заработной платы и так далее, это также необходимо записать в документе.

Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения

Согласование условий заключенного с удаленным работником трудового договора осуществляется в процессе электронной переписки. Но в окончательной версии этого документа должна быть бумажная версия каждой из сторон. Следовательно, искусство. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позднее 3 календарных дней со дня заключения договора путем обмена электронными документами направить согласованный текст договора (либо дополнительного соглашения к нему).) сотруднику заказным письмом с уведомлением о вручении.

Документы, необходимые для приема на работу (паспорт, трудовая книжка, регистрационные документы в системе кадрового учета ПФР, воинский учет и образование, справки), могут быть предоставлены работодателю в электронном виде. Если он считает, что этого заявления недостаточно, заверенные копии этих документов отправляются ему заказным письмом.

Что касается двух видов документов, необходимых для приема на работу, для удаленных сотрудников установлен особый порядок:

  • лицо, имеющее лицевой счет, должно самостоятельно оформить документ о регистрации в системе учета ПФР;
  • запись в трудовой книжке (или сама трудовая книжка, когда работник впервые заключает трудовой договор) не может быть сделана по взаимному соглашению между работником и работодателем, но если такого соглашения нет, то книжка должна быть доставлена ​​в работодатель лично или заказным письмом.

ВАЖНЫЙ! С 2020 года внедрены электронные рабочие тетради. Если сотрудник устроился на работу впервые, он не получит бумажную книжку.

Если реестр удаленной работы не внесен в трудовую книжку, трудовой договор будет основанием для подтверждения стажа работы на период такой работы. И в этом случае особое значение приобретает тот факт, что оригинал находится в руках сотрудника.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Потенциальный сотрудник может подать необходимые документы для поступления:

  • лично;
  • в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используется формулировка «через EDF»).

Работодатель может запросить предоставление заверенных копий документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 ТК РФ (ТК РФ) законодатели не указали срок, в течение которого работник обязан выполнять это требование.

Пакет документов для приема на работу — стандартный (ст.65 ТК РФ).

По соглашению сторон информация об удаленной работе может быть исключена из трудовой книжки удаленного работника. Достаточно договориться с ним одним из способов:

  • в заявлении, в котором работник просит не включать записи об удаленной работе в трудовую книжку, работодатель ставит постановление;
  • в трудовом договоре предусмотрено, что журнал удаленной работы не заносится в трудовую книжку. Документом, подтверждающим выслугу лет, в этом случае будет трудовой договор.

При первом заключении трудового договора также можно не указывать трудовую книжку удаленного работника.

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

трудовой договор с удаленным работником является обязательным (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления удаленной работы и возможности, предлагаемые действующим законодательством, определяют наличие ряда различий между данным соглашением и соглашением с обычным сотрудником. В договоре с удаленным работником:

  • указывается удаленность работы, а местом заключения договора указывается офис работодателя;
  • есть условие не выдавать трудовую книжку, если такая договоренность достигнута;
  • устанавливается определенный график работы, если он важен для работодателя, и порядок предоставления отпуска;
  • устанавливает необходимость выдачи усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись требуется сотруднику для работы;
  • содержит перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен использовать в своей работе, если такой пункт необходим, а также предоставляет список средств работы, переданных работнику, если такая передача осуществляется работодателем;
  • отражает размер компенсации за использование принадлежащих сотруднику активов, используемых для выполнения удаленной работы, а также другие расходы, возникающие в связи с этой работой;
  • устанавливается порядок обмена рабочими заданиями и результаты их выполнения;
  • при необходимости определяются дополнительные обязанности работодателя по охране труда;
  • условия увольнения отражаются, дополняя перечень причин, содержащийся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.

Иные условия

Убедитесь, что вы включили следующие важные условия трудовых отношений:

  1. Срок действия соглашения. Если указать конкретный срок, вы получите срочный трудовой договор на удаленную работу. Постоянный договор заключается без указания срока действия.
  2. Время работать и отдыхать. Это условие можно опустить. В этом случае сотрудник самостоятельно определяет, когда ему работать, а когда отдыхать.
  3. Право на выезд. В договоре укажите параметры поставки, продолжительность и оплату следующего трудового отпуска.
  4. Причины расторжения договора. Перечислите все существенные обстоятельства, при которых ожидаемое соглашение будет расторгнуто.

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Наем сотрудника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмениваться с ним документами в целях:

  • получить от сотрудника всю необходимую информацию о нем;
  • предоставление работником оригиналов и копий важных трудовых документов и доплат;
  • оформление подписанного обеими сторонами трудового договора и любых дополнений к нему;
  • ознакомление работника с подписью с правилами внутреннего распорядка;
  • получение работником справок от работодателя.

ВНИМАНИЕ! Страховое свидетельство не выдается с 01.04.2019. Вместо этого введен документ, подтверждающий регистрацию в индивидуальной (индивидуальной) системе учета и содержащий информацию о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета (индивидуальный.

Но если такой обмен с надомником может осуществляться посредством прямого контакта в момент получения материалов на работу или передачи готовой продукции, то для удаленного работника этот способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов может осуществляться с помощью электронных средств связи. В этом случае оригиналы документов, которые работник должен предоставить работодателю, должны быть отправлены обычной почтой заказным письмом с уведомлением о получении.

Для других документов возможны следующие варианты электронного обмена:

  • путем регулярной электронной переписки с последующей отправкой по почте тех карточек, которые необходимо иметь работнику и (или) работодателю в оригинале;
  • с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и получатель должен отправить ответное подтверждение.

С помощью электронных документов можно осуществлять:

  • знакомство с правилами внутреннего распорядка;
  • подача заявок;
  • предоставление объяснений.

Вы можете перевести не только нового, но и уже существующего сотрудника в удаленное место. Для этого необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником.

Место работы дистанционного работника

Рабочее место согласно ст. 57 ТК РФ является обязательным условием для включения в трудовой договор. Поскольку при удаленной работе выполнение функции найма осуществляется вне помещения работодателя, местом работы работника обычно является его место жительства или фактического пребывания. Соответствующая информация должна быть включена в трудовой договор.

При этом следует учитывать, что если в трудовой договор прописан конкретный адрес выполнения работником трудовой функции, то при его изменении необходимо будет заключить дополнительное соглашение к договору, так как будет изменение в необходимое состояние рабочего места. В то же время искусство. 57 ТК РФ не требует отражения в трудовом договоре конкретного адреса работника, достаточно указать только населенный пункт. Это избавит от необходимости вносить изменения в трудовой договор каждый раз, когда сотрудник меняет адрес.

допускается и третий вариант: в трудовом договоре можно прописать, что «место работы (выполнение должностной функции) определяется работником самостоятельно». Это условие не будет противоречить трудовому законодательству, но привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за прогулы будет невозможно.

Режим рабочего времени дистанционного работника

В силу искусства. 312.4 ТК РФ рабочее время и время отдыха удаленного работника могут быть определены как в трудовом договоре, так и в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте работодателя.

Если рабочее время и отдых удаленного работника не отличаются от общего режима, установленного правилами внутреннего трудового распорядка работодателя, достаточно указать в трудовом договоре конкретный локальный нормативный акт работодателя (или коллективного трудового договора).), гарантирующий соответствующий режим (с ним необходимо ознакомить сотрудника). Если режим отличается от установленного внутреннего рабочего времени, то это должно быть прописано в трудовом договоре.

Общие требования ТК РФ относительно рабочего времени, сверхурочной работы, времени отдыха и т.д. Они распространяются на рабочее время и отдых удаленного работника.

Следует помнить, что если режим рабочего времени не определен для работника работодателем, он будет установлен работником по своему усмотрению.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

Трудовой кодекс РФ не содержит запрета на удаленную работу для работников по совместительству. При заключении договора о такой работе с работником по совместительству, правила, установленные гл. 44 ТК РФ, на основании которого для работника по совместительству:

  • рабочее время определяется как половина нормального рабочего дня и, следовательно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного рабочего;
  • отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
  • гарантии для физических лиц не распространяются:
    • работа в регионах Крайнего Севера;
    • совмещать работу и учебу;
    • расторжение договора возможно с уведомлением за 2 недели в случае допуска к выполнению тех же функций другого работника, зарегистрированного по основному месту работы.
Оцените статью
Блог о HR