Топ-8 ошибок при составлении штатного расписания

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Термин «самозанятые» в Трудовом кодексе отсутствует. Несмотря на то, что это можно найти в других нормативных актах, это не повод включать таких сотрудников в штатное расписание.

• Как это честно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление о необходимости того, какие должности и профессии испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении соглашения GPC.

Как нанять временного сотрудника? Например, если в летний период временно увеличивается объем работ и организация принимает дополнительных сотрудников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения для увеличения количества единиц на соответствующие должности (профессии).

Невозможно направить работника на дополнительную работу на должность, не входящую в штатное расписание (ст. 60.2 ТК РФ).

Форма приказа

Строгая форма такого приказа законодательно не установлена. Его дизайн соответствует общим принципам офисной работы. Обязательным требованием является печать на фирменном бланке организации с регистрацией в общем журнале заказов на основной вид деятельности и ознакомление с ответственными лицами.

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

• Как это честно. Если нормативные акты предусматривают льготы и / или ограничения для сотрудников, названия должностей следует разрабатывать с учетом следующих документов:

1. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей сотрудников и разрядов заработной платы (ОК 016-94) (утвержден постановлением Госстандарта России № 367 от 26.12.1994 г).
2. Общероссийский классификатор профессий (ОКЗ) ОК 010-2014 (ИСКЗ — 08) (утвержден приказом Россстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
3. Справочник квалификаций руководителей, специалистов и других служащих (утвержден приказом Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
4. Единые тарифы и справочники трудовой квалификации и занятий работников по отраслям.
5. Профессиональные стандарты (п. 3 ч. 2 ст. 57 ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В этом случае название должности или профессии сотрудника необходимо определить в соответствии с вышеуказанными документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все рабочие работают полный рабочий день. Например, неполный рабочий день устанавливается для работающих неполный рабочий день или для женщин, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

• Как правильно: если должность предполагает работу по совместительству, то в штатном расписании в столбце «Количество штатных единиц» будет указано ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают всю единицу, утверждая, что другой сотрудник будет нанят за вторую половину ставки. При этом нужно понимать, что не запрещено заранее предусмотреть наличие вакансий в штатном расписании. Но работодатель, заранее предусмотревший это, обязан ежемесячно представлять в службу занятости информацию о наличии вакансий и вакансий (п. 3 п. 3 статьи 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032). -1).

Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания в 2021 году

Приказ об утверждении РС не имеет утвержденного шаблона, поэтому оформляется в произвольном стиле. При этом для его корректного составления необходимо соблюдать структуру документа с обязательным отображением следующих данных:

1. Вверху нужно просмотреть название предприятия с указанием всех его реквизитов (ИНН, КПП, ОКПО), а также банковские реквизиты.
2. Затем необходимо написать заголовок: «Приказ №…» с указанием аннотации документа, в данной версии: «. об утверждении / доработке / кадровой таблице».
3. Чуть ниже отображается место, где был заполнен документ, и дата.
4. Далее заполняется текстовая часть документа, начиная с предложения «Приказываю утвердить…» с указанием даты составления штатного расписания, штатной численности и итогового фонда оплаты труда.
5. После этого в заявке делается отметка с указанием количества листов, на которых отражается заполненная таблица с СР.

Завершите составление приказа подписью руководителя предприятия, утвердившего СР, расшифровкой его фамилии и подписями лиц, которые обязаны ознакомиться с текстом приказа, а также с расшифровка имен и указание даты получения знаний.

Как правильно составить штатное расписание

Заполнение штатного расписания может быть поручено любому сотруднику организации, при этом оно должно быть утверждено приказом (приказом) начальника или иного уполномоченного лица. При необходимости внесения изменений в штатное расписание составляется приказ об изменении штатного расписания. Порядок выдачи документов об утверждении штатного расписания должен быть изложен в учредительных документах.

При составлении штатного расписания впервые присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сплошная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вступает в силу. Эти две даты могут быть разными. В форме Т-3 указывается срок действия штатного расписания, реквизиты приказа о его утверждении и количество штатных единиц.

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Заработная плата (должностной оклад) — фиксированный размер заработной платы работника за выполнение (служебных) трудовых обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсаций, поощрений и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 Кодекса Российской Федерации). Труд Российской Федерации).

Если сотрудникам на одинаковых должностях установлена ​​разная заработная плата, возможны споры с регулирующими органами. Это можно рассматривать как дискриминацию при установлении условий оплаты труда.

• Как это сделать правильно: При указании заработной платы в штатном расписании для одноименных должностей размеры заработной платы должны определяться аналогичным образом. Так называемая сверхтарифная часть вознаграждения (надбавка, доплаты и другие выплаты) может быть разной для разных сотрудников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества работы (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель все же установил разную заработную плату для одних и тех же должностей, но в то же время может документально подтвердить и обосновать такой подход, то в такой ситуации суд может встать на сторону работодателя.

Если для сотрудников, которым назначаются должности с одинаковыми названиями, диапазон должностных обязанностей отличается, включает дополнительные обязанности и объем работы, то это то, что может служить доказательством для работодателя того, что разные заработные платы установлены разумным образом.

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — один из внутренних нормативных документов, который должна иметь каждая организация (или предприниматель с сотрудниками).

Штатное расписание содержит:

• список структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• информация о количестве штатных единиц;
• информация о заработной плате: ставки и оклады, надбавки, платежные ведомости (заработная плата) даже по организации в целом.

Основное назначение штатного расписания — определение структуры, штатного расписания и размера фонда оплаты труда. В документе не указаны фамилии сотрудников и их сотрудников по должностям. Стандартный порядок (синонимы: замена персонала, штатное расписание) нормативными документами не установлен. Персонал, в отличие от штатного расписания, не является обязательным документом для организации, однако часто используется. Это связано с тем, что укомплектование персоналом позволяет отслеживать вакансии, а также охват подразделений персонала при работе с неполным рабочим днем ​​или в случае, если должность разделена между несколькими сотрудниками. Персонал обычно формируется на основе кадровой таблицы формы Т-3 с добавлением столбца, в который заносятся фамилии, имена, отчества сотрудников, занимающих определенные должности. Если организация использует в своей деятельности кадровое замещение, следует учесть, что этот документ необходимо хранить 75 лет.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Пример заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной заработной платы, а также имеется неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ПРИМЕЧАНИЕ! 22 ТК РФ гласит, что оплата труда должна быть приравнена к равному труду. Отсюда следует, что «вилка» зарплат в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд письмом от 27.04.2011 г. 1111-6-1 рекомендует для одноименных должностей в штатном расписании указывать одинаковые оклады, а возможность выплаты заработной платы одному из сотрудников (не оклада) в большей сумме должна регулироваться надбавками и надбавками в зависимости от сложность работы, количество и качество работы.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, рубли» указаны надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенные обязанности, знание иностранных языков, стаж работы и т.д.), Так и установленные на законодательном уровне. (например, для работы на крайнем севере). Штатное расписание единой формы предполагает, что данные графы заполняются в рублях. Если в штатном расписании недостаточно столбцов для указания всех действующих в организации надбавок, их количество может быть увеличено путем издания приказа о дополнении формы штатного расписания. Рекомендуется поступить так же, если надбавки установлены в процентах.

Графа 9 «Итого за месяц» заполняется только в том случае, если заработная плата и надбавки указаны в рублях. В инструкции по заполнению штатного расписания сказано, что «если организация не может заполнить графы 5-9 в пересчете на рубли . графы заполняются в соответствующих единицах измерения (проценты, коэффициенты и т.д.). » Однако на самом деле штатное расписание таким образом оформить невозможно. В такой ситуации вы можете вставить тире в этот столбец, а в столбце 10 «Примечание» вы можете указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которые устанавливают надбавки. Ссылка в столбце 10 на документ, который позволяет вам установить премию за выслугу лет, позволит вам не менять свой график при изменении размера пособия. Кроме того, в столбце 10 указывается любая информация, относящаяся к штатному расписанию.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

• Как правильно: указание в штатном расписании заработной платы ниже минимального размера оплаты труда может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок общий размер заработной платы сотрудника будет выше минимального размера оплаты труда, установленного для референтного учреждения.

Пример: по одному предмету минимальная заработная плата составляет 12 130 руб. Себя
в графе 5 «Тариф (оклад) и др рубли» указать заработную плату в размере 10 000 руб., а в графе 7 штатного расписания — прибавку в размере 3 000 руб., так в совокупности Понятно, что зарплата сотрудника не меньше минимального размера. Это вполне законная ситуация. В противном случае могут быть запросы от контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Такого делать нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

• Как правильно: региональные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1 / Б-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

• Правильно: Представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одинаковым для всей организации в целом.

Пример: Руководитель филиала имеет право лично утверждать штатное расписание, поскольку филиал выполняет все функции юридического лица. Во избежание жалоб со стороны регулирующих органов в столбце «Название организации» штатного расписания следует указывать название головной организации, а не ее филиала. В этом случае название ответвления должно быть отражено в столбце «Структурная разбивка».

Порядок составления

При оформлении заказа на организацию, в том числе утверждающую штатное расписание, необходимо иметь информацию по теме, которая содержится на фирменном бланке. Это:

• полное название компании;
• все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
• полный адрес;
• телефонные и факсимильные контакты.

Перечислим обязательные элементы, которые должны присутствовать в порядке введения кадрового стола:

• название документа по центру сразу под данными организации;
• место составления с указанием названия населенного пункта;
• дату регистрации приказа и его порядковый номер по данным бухгалтерского журнала хозяйствующего субъекта;
• имя, которое позволяет однозначно интерпретировать содержимое документа, например. «Об утверждении штатного расписания»;
• преамбула, в которой изложены причины введения документа в организацию;
• наличие слова «приказываю» обязательно, как определение того, что руководитель дает приказ относительно дальнейших действий;
• количество единиц персонала и принятые в компании общие платежные ведомости указаны ниже, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, дата заказа принимается за момент утверждения и ввода в производство). Следует отметить, что табель персонала является приложением к приказу;
• если при утверждении нового приложения старое приложение истекает, это должно быть указано в соответствующем абзаце;
• назначается лицо, ответственное за знание документа персоналом и на которое возложены контрольные функции: это может быть главный бухгалтер, руководитель отдела кадров или руководитель самой организации;
• окончание — название должности начальника, его личная подпись и стенограмма.

Знание заказа может быть оформлено отдельными листами, на лицевой стороне под подписью руководителя или на оборотной стороне. Это список мест, дат знакомства и подписи с расшифровкой. Каждый должен изучить полученный документ, поставить свою подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, куда каждый сотрудник после прочтения приказа ставит свою визу.

Кто подписывает?

Любые приказы для организации должны быть подписаны руководителем или лицом, выполняющим его функции. Кроме того, эта функция также должна быть обеспечена приказом. Право подписи любого документа передается из нормативного документа, который фиксируется в соответствующем журнале с присвоением номера и даты утверждения.

Кураторы вправе проверить не только собственно штатное расписание, порядок его утверждения, но и право подписать должностное лицо, подписавшее приказ.

Порядок утверждения штатного расписания

Перед тем, как отдать приказ об утверждении штатного расписания на предприятии, необходимо выполнить следующий алгоритм действий:

Шаг 1. Разработка штатного расписания

• Для начала необходимо рассчитать потребность предприятия в единицах персонала и заполнить таблицу. Есть форма Т-3 для заполнения СР. Его использование необязательно, но большинство компаний используют эту форму, чтобы не изобретать «новое колесо».
• В начале заполнения формы необходимо указать название компании и код ОКПО.
• Затем необходимо записать номер и дату составления документа.
• Следующим шагом является заполнение срока действия РС, реквизитов заказа, утверждения РС и количества единиц личного состава.

Примечание. Дата приказа не может быть раньше даты, установленной РС, так как перед подготовкой проекта приказа кадровик, как правило, согласовывает составленное с руководством и профсоюзным комитетом кадровое расписание.

• Затем можно приступить к компиляции самого документа, который выглядит как таблица, строки которой заполняются соответствующими столбцами, с отображением:
• Структурная единица и ее код.
• Название должности, в котором указано количество штатных сотрудников должности.
• Заработная плата или размер заработной платы.
• Дополнительные выплаты.
• Общие размеры вознаграждения работникам предприятия.
• Рекомендуется заполнять названия должностей в соответствии с инструкцией ОКПДТР, хотя это требование не является обязательным для коммерческих предприятий.
• Колонка «Итого» предназначена для суммирования фонда заработной платы по должностям.
• После заполнения кадровых единиц в строку «Итого» заносятся итоги численности кадровых единиц и общий фонд оплаты труда предприятия.
• Завершение регистрации СР осуществляется проставлением подписей руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Шаг 2. Подготовка проекта заказа

• Утверждение штатного расписания осуществляется приказом директора предприятия. Утвержденного образца оформления такого поручения не существует, поэтому такое поручение можно произвольно оформить на фирменном бланке.
• Обязательным условием исполнения данного заказа является отображение его номера и даты публикации. При этом дата заказа может совпадать с датой составления RS или быть более поздней.

Этап 3. Внесение проекта приказа вместе с СР на подпись руководителю и его регистрация

• После того, как менеджер подпишет заказ, необходимо зарегистрировать его в реестре заказов, присвоить номер и дату.

Шаг 4. Ознакомление сотрудников компании с опубликованным документом

• Весь персонал, работающий в компании, должен быть знаком с таблицей персонала, а также с действующими местными нормативами.
• Знание заказа может осуществляться отдельными листами, которые являются приложением к заказу, с отображением даты знакомства, подписи сотрудника, с расшифровкой фамилии.
• Некоторые компании используют журнал для ознакомления с порядком, в котором расписывается каждый сотрудник.

На этом процедура подготовки и утверждения штатного расписания завершена.

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Правильно: все необходимые реквизиты указаны в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если в организации используется единая форма штатного расписания No. Т-3, утверждена постановлением Госкомстата России от 01.05.2004 г. 1, то есть все необходимые детали.

Самое важное, что нужно проверить, это заполнение данных. И они были скомпилированы правильно.

При самостоятельной разработке формы табеля по персоналу необходимо обязательно видеть, что форма документа содержит все детали, указанные в ч. 2 ст. 9 закона п. 402-ФЗ и утвержден приказом руководителя организации.

Санкции. Отсутствие штатного расписания у работодателя можно квалифицировать как нарушение трудового законодательства. Организация может быть привлечена к административной ответственности, указанной в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Санкция будет:

• на одну организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• для индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.

Можно ли менять штатное расписаниею и кто составляет приказ

Все изменения в СР осуществляются путем принятия межведомственных нормативных актов внутри компании.

Если эти изменения несущественны, выдается приказ об изменении предыдущего приказа с приложением исправленного RS.

Если изменения радикальные, например, зарплата всего персонала проиндексирована до коэффициента, утвержденного Постановлением Правительства, то необходимо будет переделать форму Т-3 с отображением в ней новой (повышенной) заработной платы и оформить новый заказ с указанием даты, с которой будут списаны новые. При этом в одном из пунктов заказа необходимо отметить отмену предыдущего заказа.

Изменения в РС с последующей выдачей приказа могут быть внесены:

1. Увеличение количества сотрудников.
2. Сократите количество персонала.
3. Изменения названий отделов и структурных должностей.
4. Повышение тарифов и должностных окладов.

Все приказы на утверждение или изменение штатного расписания готовит, как правило, кадровый работник по согласованию с руководством предприятия (главным бухгалтером и менеджером), но документ подписывается директором предприятия или руководителем предприятия лицо, исполняющее свои обязанности, полномочия которого возложены на него постановлением директора.

С правилами и советами по составлению штатного расписания вы можете ознакомиться посмотрев видео

(Видео: «Как составить штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации — Пономарева Елена Анатольевна»)

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

1. В организации есть штатное расписание.
2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может иметь свою, не обязательно по форме Т-3. Главное, чтобы это было утверждено учетной политикой.
3. На какой период утверждается штатное расписание.
4. Есть приказы об утверждении штатного расписания.
5. Если количество сотрудников превышает 50 человек, проверьте, присутствует ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
6. Если на военном учете числится не менее 500 человек, должен быть не менее 1 специалиста, ведущего военные книги (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о военном учете»).
7. Вилки зарплаты за работу вызывают споры с инспекторами и сотрудниками
   (Статья 22, статья 132 ТК РФ).
8. Срок хранения штатного расписания является бессрочным (статья 71 Перечня типовых административных архивных документов, формируемых в ходе деятельности государственных органов, администраций и местных организаций, с указанием сроков хранения»,
   утверждено Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. 558).

Как внести изменения?

Любые изменения в персонале или компенсации отражаются в локальном документе организации. Если они незначительны и касаются нескольких пунктов, допускается их формализовать, преобразовав в заказ, приложив адаптированное штатное расписание. При этом применять новый необязательно, достаточно подробно указать в пункте заказа, какие изменения он претерпел.

Если изменений много, например, повышение заработной платы на определенный процент прошло по предприятию, всем сотрудникам придется пересчитать и указать их в документе. Тогда приказ утвердит новое штатное расписание, но тем же приказом аннулирует старое. Это должно быть указано в записях.

Изменения могут происходить по нескольким причинам:

• увеличение количества постов или единиц для конкретной должности;
• сокращение штатных единиц (должностей или количества ставок на любую из должностей);
• изменить названия должностей или структурных подразделений;
• изменение должностных окладов.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинает пополняться с указанием наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код отдела в штатном расписании указывается в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, следует учитывать, что они являются структурным подразделением организации и, соответственно, штатное расписание следует составлять для организации в целом. Даже если руководителю филиала предоставлено право самостоятельно утверждать штатное расписание, оно все равно составляется как часть единого штатного расписания.

В графе 3 кадровой таблицы указываются наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Название должности, профессия присваивается работодателем, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и предоставлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно руководствоваться:

• по Общероссийскому классификатору профессий, должностей и разрядов работников (ОК 016-94) (утвержден постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (ИСКЗ-08) (утвержден приказом Россстандарта от 12.12.2014 №2020-ст);
• Справочник квалификаций должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден приказом Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифные справочники и квалификации труда и профессий работников по отраслям;
• профессиональные стандарты (п. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Если организация нанимает сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), это также должно быть отражено в штатном расписании.

Кроме того, количество штатных единиц указано в столбце 4 штатного расписания. Кадровые единицы могут быть указаны как полные или неполные. Состав неукомплектованной единицы персонала в штатном расписании указывается дробями, например 0,25; 0,5; 2,75 и др.

При составлении штатного расписания особое внимание следует обратить на графу 5 «Тариф (заработная плата) и др., рубли». В простейшем случае в этом столбце штатного расписания указывается фиксированный размер месячной заработной платы.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате труда. В этом случае желательно поставить прочерк в столбце 4 штатного расписания, а в столбце 10 указать: «Сдельная заработная плата / Сдельная заработная плата» и дать ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления размера оплаты труда а также его размер для определенного курса развития. Аналогичным образом рекомендуется поступить при заполнении штатного расписания в ситуации, когда у сотрудника почасовая оплата.

Если в штатном расписании есть неполная штатная единица, в столбце «Ставка (оклад)» по-прежнему указывается полная сумма заработной платы для данной должности.