- Что такое приказ
- Срок действия документа
- ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Пример заполнения унифицированной формы (образец)
- Как правильно его подготовить
- Внесение в приказ изменений или его отмена
- Группа зарплатных и стимулирующих приказов
- Регламентные приказы
- Виды приказов по личному составу и процедура их издания
- Унифицированная форма приказа: пример
- Подготовка приказа по личному составу
- РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
- Требования к содержанию
- Когда необходимо создавать
- ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Дисциплинарные приказы (пример)
- Оформление, нумерация, образец приказа по личному составу
- Как осуществляется нумерация
- ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ
- Сроки хранения
- Правила составления документа
- Правовые основания для внесения изменения в документе
- Группа организационных приказов: где взять образец?
Что такое приказ
Приказ — это правовой акт, который может быть издан руководителем предприятия на индивидуальной основе. Его основное предназначение — решение задач и проблем, стоящих перед бизнесом.
Проблемы, которые решаются путем выдачи соответствующего приказа, следующие:
- о деятельности компании в целом, требующей юридического решения;
- трудовые вопросы, направленные на регулирование взаимоотношений между сотрудниками и администрацией.
Следовательно, в деятельности предприятия принято различать разные виды выдаваемых заказов:
- Об основной деятельности, направленной на регулирование функционирования организации в целом.
- В кадровом отношении, например, при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ). Следует отметить, что приказы о назначении руководителей, главных бухгалтеров, высших должностных лиц предприятия будут касаться документации по основному бизнесу.
Порядок — важнейший документ кадровой политики компании. С его помощью оформляется прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и так далее
С помощью этого документа осуществляется формирование таких документов, как личная карточка сотрудника (форма Т-2), личные дела, деловые книги и др.
Важно! Приказ о кадрах, помимо административной, играет доказательную роль — подтверждает факт работы гражданина на конкретного работодателя.
Срок действия документа
Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный срок действия, который начинается либо с официальной даты выхода документа, либо со дня, указанного в его тексте.
Прекращение действия приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, правовых норм, существенно меняющих условия конкретного приказ директора компании.
ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Что такое AHV? Трудно сказать, что входит в круг «административно-экономических вопросов». На помощь снова приходит Список 2010 года, а точнее — раздел 10 «Административные и экономические вопросы», который состоит из подразделов:
• соблюдение правил внутреннего распорядка работы;
• управление зданиями, помещениями;
• транспортные услуги, внутренние коммуникации;
• гарантировать безопасность организации.
Следовательно, заказы организации, посвященные вышеуказанным вопросам, будут считаться заказами на AHD со сроком хранения 5 лет. Кроме Списка 2010 года здесь не на что черпать вдохновение: нет другого нормативного или методического документа по делопроизводству, содержащего перечень административных и экономических вопросов.
Хотя отделить приказы персонала от остального достаточно просто, часто возникают трудности с административными приказами. Многие секретарши решают проблему кардинально: они просто не выделяют эти заказы в отдельное производство, а все, что не по кадрам, относится к основному бизнесу. Такой подход как минимум исключает ошибку и преждевременное уничтожение заказа по основному бизнесу, что ошибочно приписывается AHD. Если заказов в организации немного и было решено хранить их только 10 лет (поскольку организация не является источником комплектования государственного архива), то этот метод имеет право на существование.
Судя по списку административных и экономических вопросов в разделе 10 Перечня за 2010 год, существует множество ситуаций, в которых размещается заказ AHD. Итак, заказы на AHD могут быть:
• положение о допуске рабочих / техников в организационные структуры (Пример 3);
• об определении места для курения;
• о переходе на систему электронного доступа;
• ремонт помещений;
• по организации закупки мебели, оргтехники, предметов домашнего обихода, расходных материалов для офиса;
• организация перевозки мебели, оргтехники, документов во время переезда;
• организация клининговых услуг (комплексных или разовых);
• о передаче транспортных средств водителям и должностным лицам;
• выделение средств на решение различных проблем;
• присвоение сотрудникам номеров телефонов компании, установка лимита звонков;
• проведение инструктажей по гражданской защите и чрезвычайным ситуациям;
• по охране объектов и т.д.
Невозможно предоставить исчерпывающий перечень, как в случае заказов на персонал.
- AHD или нет? Воспользуемся шпаргалкой. Пример 3 показывает обычную ситуацию:
Мы «забаним» этот заказ по четырем обязательным критериям (см. Врезку «Как определить заказ с помощью AHD: шпаргалка»):
1) касается административно-хозяйственного вопроса «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (ст. 10.1 Перечня 2010 г);
2) не утверждает и не вносит изменения в LNA организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые будут вне рабочего времени, но выход на работу по субботам оформлен в отдельном приказе для сотрудников с указанием заработной платы и письменного согласия каждого. В нашем приказе просто перечислены имена сотрудников, которые должны пройти через КПП. На каких условиях они это делают, начальнику службы безопасности все равно;
4) не содержит личных данных. Должность и полное имя руководителя надзорной службы присутствуют в тексте постановления с единственной целью указать сотрудника, которому поручено выполнение этой задачи.
Следовательно, заказ относится к AHD (обеспечение безопасности организации) и является единовременным. «Постоянно» 6, не говоря уже о 50 годах в архиве, тут ни при чем.
Пример заполнения унифицированной формы (образец)
В 2004 году Федеральная служба утвердила единую форму приказов по личному составу:
- по найму;
- об увольнении;
- об отправке в командировку и тд
Каждый заказ оформляется как самостоятельный документ. Что касается предписаний, не входящих в единый перечень, при составлении необходимо вести реестр требований по ГОСТ.
До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Единые системы документации.
Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к бюрократической практике».
Некоторые изменения разрешены законом, в том числе касающиеся деталей. Компания может добавить какую-то информацию, но изменить то, что уже одобрено Госкомстатом, невозможно.
Как правильно его подготовить
Поэтапное создание акта включает:
- прием карты, являющейся основанием для выполнения заказа;
- подготовительный этап самого проекта;
- сбор необходимых разрешений;
- получить подпись генерального директора;
- предоставить персоналу документацию, такую как ознакомление и подпись;
- консервация изданного постановления.
Основным компонентом обычно является приложение сотрудника при регистрации в компании или другом типе.
В 2013 году отменена единая форма первичного штатного и бухгалтерского учета (включительно, в том числе формы Т-6 и Т-6а).
Поэтому составлять можно по модели, разработанной компанией, или в любой форме.
Несмотря на изменения, многие компании продолжают использовать заказы на образцы, которые ранее были обязательными.
На самом деле это проще и удобнее, чем создавать новую редакцию документа того же типа.
Вне зависимости от способа формирования важно, чтобы свойства документа соответствовали правилам, основанным на параметрах делопроизводства, а в отношении текста — соблюдение всех основ русского языка.
В обязательную запись входят данные о печени:
- название карты;
- номер и дата контракта;
- название компании, в которой оформлен документ.
Итак, основа документа:
Суть порядка | Где записаны конкретные сотрудники, на которых была подана апелляция |
Дата | Когда карта начинает работать |
Обоснование создания | Письменная причина или обстоятельства |
База | Фиксируется статья закона или внутренний акт |
В конце заказа важно указать ответственных за его выполнение — это может быть директор или любой сотрудник компании. Без этой информации документ считается недействительным.
Внесение в приказ изменений или его отмена
Иногда менеджеру необходимо внести изменения в ранее оформленное поручение, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако такое решение требует серьезных юридических оснований. Может быть:
- внесение изменений в действующее законодательство об отношениях, оформленных постановлением
Обсуждение изменений - изменение личных данных сотрудника (например, изменение фамилии) или его личных обстоятельств
- изменение времени или места выполнения рабочих обязанностей, указанных в приказе
- иные обстоятельства, делающие невозможным выполнение заказа в прежнем виде
Изменение содержания заказа или его отмена оформляется новым распорядительным документом. К нему применяются те же правила, что и при оформлении правильного заказа. Содержание документа будет другим. В нем должно быть указано:
- какой порядок изменен (номер, дата, название)
- что послужило основанием для изменения или отмены уже размещенного заказа
- список офицеров и действий, которые они должны предпринять для выполнения текущего приказа
- указание конкретных пунктов измененного документа, утративших силу с принятием нового порядка
- меры по контролю за исполнением заказа (по желанию)
Изменение или отмена заказов не может быть обычным делом. Он осуществляется только в редких случаях, когда возникают обстоятельства, препятствующие исполнению заказа в неизменном виде.
Группа зарплатных и стимулирующих приказов
Понятия «зарплата» и «персонал» неразделимы, поэтому данная группа заказов является наиболее обширной по объему и разнообразию. Любые изменения, касающиеся сотрудников компании (их уровня квалификации, ставок, разрядов, условий труда и т.д.), Неизбежно приводят к изменению заработной платы и исполнению приказов.
Например, сотрудник повысил квалификацию и получил высшее профессиональное образование — это мероприятие дает ему право платить по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим приказом.
Vario — это также группа заказов, призванная стимулировать работников к повышению продуктивности, продуктивности и качества.
В арсенале работодателя много способов выразить благодарность своим сотрудникам за хорошую работу и строгую трудовую дисциплину, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и т.д.
Среди наиболее распространенных заказов этой группы можно выделить следующие:
- о выплате бонуса;
- вручение почетной грамоты;
- ободрение драгоценным подарком;
- объявление благодарности.
Регламентные приказы
Данная серия приказов помогает работодателю выполнять обязательные (регулирующие) функции в отношении персонала компании, в том числе:
- своевременно предоставлять сотрудникам все виды отпусков: обычные, дополнительные, обучающие и др.;
- выполнять свои обязанности по организации командировок и возмещению расходов, связанных с командировками сотрудников компании.
Распоряжение о командировке — это один из основных документов, который составляется перед началом процедуры отправки сотрудников в другое место или компанию для выполнения указаний работодателя. Он включает следующую обязательную информацию:
- персональные данные командированных сотрудников: ФИО, должность, порядковый номер;
- цель и продолжительность поездки;
- фактические координаты штаб-квартиры компании, куда направляются сотрудники по поручению работодателя;
- другие необходимые данные.
Виды приказов по личному составу и процедура их издания
Выполнение приказов по персоналу сопровождается следующими процедурами:
- нанять гражданина на работу;
- перевод на другую работу;
- увольнение;
- командировка;
- отпуск, выходной;
- внесение изменений во все существующие бухгалтерские документы;
- стимулы для сотрудников;
- наложение дисциплинарного взыскания;
- совмещение позиций;
- фиксировать зарплаты и т д.
В связи с пандемией коронавируса вы заказываете как
- перейти на удаленную работу,
- порядок в списке сотрудников для перевода на удаленную работу.
Все кадровые документы готовятся отделом кадров, а при его отсутствии — сотрудником, ответственным за определенную документацию.
Процедура оформления заказа и его выполнение разбиты на несколько этапов:
- разработка проекта;
- правильное оформление финальной версии документа;
- регистрация или присвоение номера с внесением, при необходимости, в специальный регистрационный реестр;
- утверждение приказа менеджментом компании;
- ознакомление сотрудника (или группы лиц) с карточкой подписи.
Согласно ст. 434 приказа Росархова «Об утверждении« Перечня нормативных распорядительных архивных документов… »» от 20.12.2019 п. 236 кадровая документация хранится 75 лет, если она составлена до 01.01.2003, и 50 лет, если выпущена позже. Исключения из этого правила составляют заказы на отпуск, учебу, показания для командировки, которые должны храниться в течение 5 лет, и заказы на инкассацию — 3 года.
Унифицированная форма приказа: пример
Большинство приказов по персоналу имеют унифицированные формы и широко используются на предприятиях сотрудниками кадровой службы.
Примечание! Сегодня формы утверждены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении единых форм первичной бухгалтерской документации по учету труда и оплаты труда» от 05.01.2004 г. 1 документация »от 24.03.1999 № 20.
Поэтому были установлены следующие бланки заказов:
- при приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
- при переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
- на расторжение трудового договора (формы Т-8, Т-8а) и некоторые другие.
Добавление буквы «а» к номеру формы дает понять, что она предназначена для выражения воли работодателя по отношению к группе людей. Бланки без такой буквы используются при фиксации административного действия в отношении сотрудника.
Важно! До 2013 года заказы оформлялись строго по утвержденным формам. Если образца не было, документ составлялся произвольно. Однако по состоянию на 01.01.2013 (с принятием Закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) некоторые модули не являются обязательными для использования, но многие компании продолжают использовать их в своей деятельности.
Подготовка приказа по личному составу
допускается использование единых бланков заказов, но также допускается их написание в произвольной форме. При этом нельзя забывать о соответствии этой независимо разработанной формы ТК РФ и Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. 402-ФЗ (приказ часто является документом — основанием для переводов).
Перед тем, как разработать проект приказа, сотрудник отдела кадров должен проверить документы, которые будут служить основанием. В подавляющем большинстве случаев это документы самих сотрудников, например, заявление об увольнении. Кроме того, в заказе необходимо указать название этой базы, ее номер и автора.
Перед составлением проекта приказа сотрудник кадровой службы получает от начальника постановление о готовности решить данную проблему.
На сегодняшний день существует порядок подготовки и исполнения заказов, регламентированный ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный постановлением Россстандарта от 08.12.2016 г. 2004-ул. Он носит рекомендательный характер.
Также существуют инструкции для использования некоторыми структурами, например, Постановление Росархива «Об утверждении Методических указаний по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23 декабря 2009 г. 76.
РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», независимо от вида, заказ должен содержать набор обязательных реквизитов.
Отметка об ознакомлении с документом не является требованием по ГОСТу, но должна быть оформлена в приказах для персонала. Сотрудник расписывается в соответствующем поле:
Или рукой нарисуйте знак:
Последний вариант оформления более распространен, так как считается ознакомительным.
Если в организации есть система электронного документооборота, работники не информируются о заказах на основную деятельность и AHD под подпись.
Принятие задания автоматически означает ознакомление с ним.
Что касается дизайна и структуры текста, есть различия из-за типа создаваемого заказа.
Требования к содержанию
Для выдачи приказа можно (но с 2013 года это не обязательно) применить образец приказа на личный состав по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 25.07.2012 г. 1 от 05.01.2004. Это означает, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по утвержденной организацией образцу. Независимо от того, какой вариант выбрало учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.
необходимо включить ряд обязательных элементов:
- Имя.
- Номер, дата учреждения.
- Название учебного заведения.
- Основная часть.
В основной части необходимо указать:
- имея в виду;
- список соответствующих сотрудников;
- дата вступления в силу;
- обоснование развития;
- причины.
Наконец, перечислите сотрудников, ответственных за выполнение заказов.
Формулировка приказа о персонале должна совпадать с редакцией ТК РФ. При увольнении сотрудника необходимо указать причины, которые в точности совпадают с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощрять или наказать сотрудника, сформулировать причины и виды санкций, указанных в ст. 191, 192, 193 ТК РФ.
ИМЯ И ФАМИЛИЯ сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности такое же, как указано в таблице персонала.
Приказ о персонале необходимо предъявить всем указанным в нем сотрудникам под их подписью.
Когда необходимо создавать
Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с перемещением в составе сотрудников организации. Это означает, что необходимо, например, нанять или наказать сотрудника. Нормативная документация решает ряд проблем, связанных с:
- проблемы, возникающие в трудовых отношениях между работником и работодателем;
- структура и штат учреждения;
- уважение прав и гарантий работника;
- укрепление дисциплины.
ТК РФ предусматривает обязанность работодателя отдавать приказы, например:
- изобразительное искусство. 68 — на ресепшене;
- изобразительное искусство. 84,1 — на момент увольнения;
- изобразительное искусство. 193 — при наложении санкции;
- изобразительное искусство. 229 — при расследовании несчастных случаев.
ВАЖНО Административный документ о назначении руководителя учреждения относится к документации по основному виду деятельности, а не к персоналу.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы по основной деятельности призваны регламентировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения является «постоянным» или не менее 10 лет для организаций, не являющихся источниками приобретения государственных архивов.
перечислить видовой состав заказов по основному виду деятельности невозможно — он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории заказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Мы перечисляем категории и приводим примеры заголовков заказов.
• Утверждение, внедрение, изменение местных нормативных актов:
— «Утвердить Инструкцию по делопроизводству»;
— «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
— «О внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка».
• Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных и обособленных подразделений организации:
— «О создании Офиса»;
— «О ликвидации филиалов« Запад »и« Юг »и создании макрорегиона« Юго-Запад”»;
— «Об утверждении Положения об архиве».
• Проведение мероприятий по решению производственных проблем:
— «О проверке делопроизводства»;
— «Экспертиза документов»;
— «Об утверждении программы приема и передачи документов в архив».
• Решать оперативные задачи по профилю структурных подразделений:
— «В День безопасности на рабочем месте»;
— «О разработке рекламной кампании косметической серии« Утро в Скандинавии”»;
— «О допуске автотранспорта на склад».
И, конечно же, приказ по основному виду деятельности не содержит отличительных особенностей приказов по кадровым и административно-хозяйственным вопросам, о которых мы поговорим ниже.
Дисциплинарные приказы (пример)
Группа дисциплинарных взысканий также разнообразна. Сюда входят различные предписания работодателя о наказании членов трудового коллектива за нарушение правил внутреннего распорядка, приказов и инструкций, несоблюдение трудовой и технологической дисциплины и т.д.
Заказы этой группы не могут быть составлены только на основании пожеланий администрации компании, поэтому требуют большего внимания.
Например, наложение дисциплинарного взыскания является завершающим этапом следующего алгоритма действий работодателя:
- обработка первоначально полученной информации о факте нарушения трудового законодательства;
- получать письменные объяснения от работника;
- изучение обстоятельств и условий нарушения трудового законодательства;
- объективная оценка полученной информации;
- принять мотивированное решение о виде и форме взыскания для работника.
Это могло бы выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»
ПОРЯДОК
14 января 2020 г. 9 / к
О дисциплинарных взысканиях
Евсеев Семен Викторович, токарь 2 разряда, 10 января 2020 года без уважительной причины отсутствовал на рабочем месте с 13:00 до 17:00, тем самым нарушив ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.
На основании изложенного и отчета начальника смены Тарасова П.Н от 10.01.2020 г письменное объяснение С.В. Евсеева, составленное при наличии комиссии акта об отсутствии работника, указанного от 10.01.2020. 2020 г., время работы на январь 2020 г
ПОРЯДОК:
- За серьезное нарушение служебных обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительной причины более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогулы) Евсееву Семену Викторовичу (закладка № 00365) с заявлением о замечании и снижении страховой премии за Январь 2020 от 30%.
- Инспектору отдела кадров Дерябиной С.А копию приказа необходимо отправить в ОТиЗ, сообщить сотруднику его подпись.
Директор ООО «Сфера» Сотников / Сотников Н.Е./
Прочитал приказ: Евсеев / Евсеев С.В. / 14.01.2020
Оформление, нумерация, образец приказа по личному составу
Выполнение приказа по личному составу включает внесение в него следующих сведений:
- Название организации, выдавшей документ.
- Название типа документа.
- Указание места его приготовления.
- Название принимаемого документа, например, «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания».
- Текст из двух частей:
- то есть выяснить обоснованность принятия этого документа;
- административный, выражающий волю тех, кто его издает.
- При необходимости допускается вставка строк по согласованию газеты с другими должностными лицами предприятия.
- Подписи руководителя с указанием должности подписавшего, его инициалов, а затем — фамилии.
- По регистрационному номеру присваивается после внесения информации в реестр заказов на персонал. При нумерации таких документов, как правило, через дефис или косую черту добавляется аббревиатура ЛС (персональный). Некоторые могут быть зарегистрированы с добавлением буквы «к» (краткосрочная), например командировка, отпуск. Такая нумерация полезна при формировании обращений на основе времени их хранения.
- Об ознакомлении с заказом.
Как осуществляется нумерация
Нумерация кадровых приказов не регламентирована. В свое время руководители могли опираться на модель обучения делопроизводству, утвержденную Приказом Минздрава России от 08.11.2005 N 536. Ранее информация в календаре нумерулась по текущему году.
На сегодняшний день из-за отмены нет конкретной правовой основы для нумерации. Что касается карточек в федеральных органах исполнительной власти, то нумерация по-прежнему там происходит.
В указателе указан порядковый номер, который прилагается к акту этого года. Поскольку информация о персонале и основной деятельности создается и хранится отдельно друг от друга, то чаще порядковому номеру присваивается буквенный индекс.
Указом Президента России строчные буквы вводятся через дефис, например, N 77-рп. Что касается порядковой нумерации, то указывается буква «п», например N 153-п.
Создание индексированного плана запасов считается индивидуальной разработкой. На это влияют многие факторы, такие как правила записи документации, принятые в конкретной компании, и количество вызываемых заказов также важно.
В небольших компаниях, где требуется минимальный набор персонала, нет необходимости делиться на группы.
важно помнить, что не все файлы могут быть заархивированы одинаково, так как периоды архивирования могут отличаться.
В более крупных компаниях с численностью сотрудников более 1000 человек количество заказов будет одинаковым, и в правильном порядке необходимо регистрировать индивидуально в структуре с порядковым буквенным индексом.
Например:
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ
- Текст постановления состоит из двух частей. Текст приказа, если документ не составлен по форме, утвержденной Госкомстатом, всегда имеет четкую структуру. Он разделен на две части: выясняющую и поучительную. Детали отделяются друг от друга словом «ЗАКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
- Управленческие решения нумеруются по порядку. Если решения оформляются в виде маркированного списка, в этом случае невозможно будет сослаться ни на один из пунктов административного акта. Статей просто нет. Есть точки, галочки или другие отметки, в зависимости от того, что нравится секретарю. И ссылаться на это довольно сложно. Для сравнения представим два варианта оформления административной части текста заказа:
- Текст приказа представлен от первого лица. Секретарей часто смущает необходимость принимать управленческое решение самостоятельно, и они используют такие фразы, как «ЗАКАЗАТЬ», «подготовить проект и представить его мне на утверждение», «резервный контроль» и так далее. Однако именно так должен оформляться управленческий документ, публикуемый в условиях индивидуального управления. Несмотря на то, что автором текста приказа практически всегда является рядовой сотрудник организации, документ публикуется от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
Сроки хранения
Заказы на персонал оформляются по определенному алгоритму. Оригинал отправляется в отдел кадров. Копии:
- один — в бухгалтерию;
- второй — личное дело каждого.
Приказы на персонал должны формироваться в случаях, в зависимости от срока хранения. Для полной регистрации дела вам необходимо:
- подшивка;
- номерные листы;
- сформировать опись;
- дизайн обложки.
Срок хранения кадровых приказов зависит от их содержания и может составлять до 75 лет. Расчет срока хранения начинается с 01.01, следующего за тем, в котором документы заканчиваются офисной работой. Конкретные сроки архивирования распорядительных документов определены Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. 558 в статье 19б.
Если один из видов отсутствует в списке, срок сохранения определяется ст. 22.1 125-ФЗ. Срок варьируется в зависимости от даты окончания работы в офисе:
- до 01.01.2003 — 75 лет;
- после 01.01.2003 — 50 лет.
В таблице указаны сроки хранения по типу в порядке убывания. 558:
5 лет75 лет
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности | Информация о найме |
О снятии с работника дисциплинарной ответственности | При расторжении трудового договора |
Отстранение от работы | Информация о переводе на другую работу |
В случае прекращения отстранения от работы и допуска к работе | Совмещайте должности, профессии |
В случае отказа от оплачиваемого ежегодного отпуска | Информация о сертификации |
О переводе оплачиваемого ежегодного отпуска | Смена фамилии |
О предоставлении отпуска для учебы | Информация о мотивации сотрудников |
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни | Кстати о заработной плате |
Информация о сверхурочной работе | Кстати о бонусах сотрудников |
Правила составления документа
С 2013 года отменены унифицированные формы первичной кадровой и бухгалтерской документации, поэтому теперь любые приказы можно оформлять в любой форме или по разработанному и утвержденному компанией образцу.
Некоторые представители бизнеса предпочитают использовать ранее обязывающие образцы заказов по старинке, что в целом понятно: они удобны, содержат всю необходимую информацию, не нужно думать о форме и содержании документа.
При этом, независимо от того, как выбран заказ, необходимо, чтобы заказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Кроме того, заказ должен содержать перечень обязательной информации. Это включает:
- название документа;
- его номер и дату завершения;
- название организации, в которой он опубликован.
Затем идет основная часть:
- суть приказа с указанием конкретных заинтересованных сотрудников;
- дата вступления в силу настоящего указа;
- причина его образования, т.е описать словами конкретную причину или обстоятельства;
- основание (здесь ссылка на статью закона или внутренний документ — акт, должностное лицо или меморандум).
В заключение, при необходимости, в приказе необходимо обозначить ответственных за его выполнение сотрудников (это может быть любой сотрудник предприятия или сам директор).
Правовые основания для внесения изменения в документе
Бывают ситуации, когда необходимо внести изменения в созданный акт или отменить то или иное действие документа.
Чтобы внести изменение на законных основаниях, необходимо убедиться, что это изменение серьезно необходимо. Невозможно изменить или отменить какое-либо действие в документе.
Чтобы поменять карту, она должна поддерживаться дополнительным заказом. Обстоятельства, вызывающие необходимость адаптации закона, могут быть:
- изменение инициалов сотрудника (смена имени, фамилии);
- корректировка законопроекта, устанавливающего отношения;
- смена места жизни;
- другие жизненные ситуации, которые вынуждают адаптироваться, и существующий файл по-прежнему невозможно воспроизвести.
В силу своих свойств акт остается прежним, только после написания «Заказываю» будет записано запрошенное действие: отменить, выполнить и т.д.
Кроме того, в нем необходимо зарегистрироваться:
Наименование документа | Место внесения исправления, номер и дата |
Причина, по которой требуется модификация данных | — |
Список сотрудников и необходимые действия | Обязательно для выполнения нового заказа |
Заморозить объекты | Это изменится |
Бывают ситуации, когда в документе при подписании обнаруживаются ошибки, а значит, его нужно переписать в желаемом виде.
При обнаружении серьезной ошибки корпоративный файл необходимо отменить или заменить метод выдачи другого документа.
Важно! Только лицо, подпись которого стоит в заказе, имеет право вносить изменения в карту.
Пересечения, исправления, письменные дополнения к оригиналу не допускаются. При совершении таких действий это может быть решено судом как подлог.
Видео: формы документов персонала
Группа организационных приказов: где взять образец?
Эта серия кадровых приказов сопровождает каждого сотрудника с момента приема на работу до выхода из компании, включая все нюансы внутренних перемещений.
Приказы о найме и увольнении являются наиболее распространенными в этой группе. Их принято оформлять по унифицированным бланкам, хотя закон не запрещает использование бланков заказов, разработанных компанией самостоятельно.
Приказы на перемещение сотрудников — это совокупность приказов разного типа от руководителя компании о различных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов коллектива.
Среди них можно выделить следующие виды заказов:
- о параллельном перемещении сотрудников, например, с одной должности на аналогичную в другом отделе;
- о динамичном восхождении («карьерной ступеньке») или понижении;
- о временном переводе: на место отсутствующего сотрудника, по медицинским показаниям на определенное время и т д.