Подотчетные лица в учреждении: бухгалтерский учет

Кто может быть подотчетным лицом?

Ответственными лицами могут быть (письма Минфина РФ от 14.03.2019 № 02-05-10 / 17199, ЦБ РФ от 10.02.2014 № 29-РР-6/7859):

• сотрудники учреждения, в том числе его руководитель, с которыми заключены трудовые договоры;
• субъекты, привлекаемые к выполнению определенных работ на основании договора или договора гражданского характера.

Вопросы, связанные с организацией выдачи денежных средств лицам, не являющимся сотрудниками учреждения (внештатным сотрудникам), входят в компетенцию учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств. ‘выдача им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10 / 2476).

На какие цели выдаются подотчетные суммы?

Бухгалтерские суммы могут быть выданы:

• для административных нужд (п. 6.3 п. 6 Постановления ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
• на командировочные расходы, перечень которых приведен в ст. 168 ТК РФ;
• для иных целей, установленных организацией. Например, выплачивать заработную плату (стипендии, пенсии, пособия) через дистрибьютора. Список таких лиц утверждается приказом руководителя.

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 реализован в 2015 году приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. 52н (далее — Заказ № 52н). Эта форма первичного документа обязательна для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Профилактический акт должен быть оформлен в виде электронного документа и заверен квалифицированной электронной подписью. Если невозможно создать и сохранить электронные документы или требуется бумажный бланк, составьте отчет на бумажном носителе.

Как исправить ошибки в авансовом отчете?

При обнаружении ошибки в авансовом отчете исправления могут быть внесены в соответствии с общими правилами исправлений в первичных документах:

• Если вы ввели неверную запись (например: сотруднику дали 5000 руб. На канцелярские товары. Фактическая стоимость составила 4278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник ошибся, он указал сумму расходов 4287,13.) в этом случае необходимо перечеркнуть строку 4 278,13, указать правильную сумму 4 287,13 с пометкой, чтобы поверить в правильную, при этом правильный элемент должен быть разборчивым;
• Отметьте «правильно» рядом с ним»;
• Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.

Сроки отчета по командировке

Если сотрудник заполняет анкету в связи с командировкой, порядок обработки остается прежним. Предварительный отчет предоставляется в течение трех дней с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а основными подтверждающими документами командировки будут проездные билеты (авиа и ж / д), счета за гостиничные услуги, чеки. Без подтверждения остается только суточная.

он оформляется в копии и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Порядок составления

Вам необходимо отразить информацию:

• об учреждении, номере и дате составляемого документа;
• на сотрудника, получившего аванс;
• объем выданных средств и их назначение;
• фактические расходы (прилагаются все подтверждающие первичные документы).

Лицевая сторона содержит данные о движении и списании предоплаты и аналитические счета, отражающие учет денежных средств в организации. Вся полная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдавшего деньги и принявшего возврат бухгалтерских сумм главного бухгалтера и сотрудника, получившего аванс. Бухгалтер заполняет отрывную квитанцию, подтверждающую проверку первичных документов. Это подтверждается примером заполнения авансового отчета. После регистрации и отделения квитанция остается у ответственного лица. На обороте сотрудник вводит подробную разбивку расходов, а ответственный бухгалтер указывает сумму, которая должна быть проведена, и счет, через который будут проводиться расходы.

Предварительная отчетность формируется в единственном экземпляре. Это номенклатура внутреннего документооборота учреждения, штамп ставить не нужно.

ВАЖНО Исключенные исправления! Если будут допущены ошибки, а ошибок еще больше, вам придется составлять новую форму.

Пошаговая инструкция

В организации контактное лицо и бухгалтер участвуют в составлении авансового отчета.

Сотрудник, получивший аванс, заполняет лицевую часть. Требуется информация:

• краткое и полное наименование организации, ее код по классификации ОКПО;
• реквизиты документа: номер и дата;
• далее необходимо оставить место для утверждения отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и прописью указывает объем отчетности;
• фамилия, имя и отчество докладчика, его должность, регистрационный номер и структурное подразделение;
• выделение суммы, выданной с субсчета.

После ввода исходной информации ответственный сотрудник должен заполнить табличную часть отчета.

Если вы руководствуетесь формой АО-1, сотрудник должен внести информацию в левую и правую таблицы.

В таблице слева представлены данные по авансам:

• итого;
• денежной единицей аванса является рубль или иностранная валюта;
• баланс или перерасход (если есть).

В таблице справа представлена ​​учетная информация: счета и субсчета, по которым производится аванс, с указанием точной суммы затрат. Эта часть заполняется бухгалтером.

Далее необходимо записать подтверждающую документацию — количество чеков и квитанций, подтверждающих расходы.

В передней части документа есть место для постановления главного бухгалтера. Своевременно сверив информацию в таблице и предоставленные документы, главный бухгалтер прописывает объем отчетности цифрами и прописью.

Если есть чрезмерные траты на аванс или, наоборот, на остаток средств, отразите это в отчете. Также указывается касса in (out), на основании которой проводились операции с остатками.

После табличной части подписываются бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Затем заполните заднюю сторону.

Во-первых, в таблице указаны детали и названия всех вопросов — сопроводительная документация (чеки, счета-фактуры, билеты, квитанции). Запишите не только их количество и дату, но и точную сумму бухгалтерии и счетов, субсчетов, по которым будут проводиться операции. Табличная часть реверса заверяется подписью лица, получившего аванс.

По окончании составляется бухгалтерская квитанция, которую вырезают и передают сотруднику. Часть прерывания подтверждает факт явки сотрудника на предоплату и предоставление всех необходимых документов. Бухгалтер вносит под своей подписью данные: ФИО ответственного сотрудника, реквизиты АО-1, размер предоплаты письмом, количество подтверждающих документов и дату, когда сотрудник явился. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчеты поданы вовремя.

Как выдать денежные средства под отчет?

Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется пунктом 213 Инструкции № 157н, Постановление № 3210-У. Из этого пункта следует, что денежные средства выдаются приказом руководителя организации на основании письменного заявления ответственного лица, содержащего:

• назначение аванса;
• расчет (обоснование) размера аванса и срока, на который он выдан.

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения долга лицом, ответственным за ранее полученную за отчет денежную сумму (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина Минфина России). Российской Федерации от 06.12.2016 № 02-07-10 / 72408).

Выдача средств на счет осуществляется двумя способами:

1) через кассу учреждения с оформлением расходной накладной (ф. 0310002). При оформлении выдачи наличных денег из кассы для отчетности нескольким лицам применяется декларация о выдаче наличных из кассира ответственным лицам (ф. 0504501).

Выписки (ф. 0504501) составляются отдельно по видам (причинам) выплат:

• на заработную плату;
• на деловые расходы;
• дорожные расходы;
• для других нужд.

По результатам выдачи денежных средств согласно ведомости (ф. 0504501) составляется распоряжение о расходном фонде (ф. 0310002);

2) по безналичному расчету, по безналичному расчету, в том числе по картам «Мир», выпущенным кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (письма ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04-45-7 / 4048, г. Минфина РФ от 06.07.2018 № 09-02-07 / 47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07-04-05 / 05-15900).

В Письме Федерального казначейства от 16 июля 2018 г. 07-04-05 / 05-14896 (далее — Письмо № 07-04-05 / 05-14896), следует отметить, что для контроля движения указанных денежных средств и дифференциации денежных потоков целесообразно оформить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (корпоративная карта учреждения).

Примечание: с помощью карты можно совершать операции, не связанные с приемом и внесением наличных денег, не более 100 000 рублей в сутки (стр. 3 Письма № 07-04-05 / 05-14896).

Как заполнить форму 0504505

Перед составлением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых контролирует налоговый орган при проверке отчета:

1. Отчет должен составлять сотрудник компании с подчиненным или гражданским трудовым договором. Вы не можете давать деньги другим людям из-за отношений.
2. Управляющий должен утвердить отчет о расходах. Расходы признаются на дату утверждения отчета. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут быть оспорены.
3. К авансовому отчету работник прилагает документы, подтверждающие расходы: проездные документы, чеки, квитанции и так далее. Они нумеруются в том порядке, в котором они записаны в выписке.
4. В документах обязательно должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, сотрудник должен запросить товарный чек. В противном случае определить цель расходов и обосновать их не получится.
5. В документах должны быть указаны даты расходов, иначе срок их совершения не может быть подтвержден. Следовательно, учесть эти расходы для целей налога на прибыль будет невозможно.

Кто является подотчетным лицом

Бухгалтерские средства выдаются начальником работнику предприятия для осуществления общепроизводственных или общехозяйственных расходов. О выплаченных суммах сотрудник своевременно сообщает посредством предварительной отчетности. Сотрудник, получивший средства на нужды предприятия, является ответственным лицом.

ВАЖНО Авансы предоставляются не только работникам предприятия, но и внештатным сотрудникам, заключившим с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Постановления ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2011). / 2014).

Ответственные средства перечисляются ответственным сотрудникам не только наличными, но и на банковскую карту по безналичному расчету (письмо Минфина РФ № 03-11-11 / 42288 от 25.08.2014).

В особом порядке работодатель определяет круг ответственных сотрудников. Сотрудники соглашаются на встречу. Распоряжением утверждается список подотчетных работников, получающих подотчетные денежные средства.

Все ответственные лица обязаны сообщать о понесенных расходах, прилагая подтверждающую документацию и своевременно представлять отчеты в бухгалтерию.

Сколько необходимо хранить авансовые отчеты?

Согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона n. 402-ФЗ, авансовые отчеты должны храниться в течение 5 лет после отчетного периода. Каждая организация самостоятельно выбирает порядок архивирования авансовых отчетов. Как правило, авансовые отчеты с приложением подтверждающих документов составляются в хронологическом или ежеквартальном порядке.

Обращаем ваше внимание, что ЦБ внес изменения в Инструкцию № 3210-У (Распоряжение ЦБ от 05.10.20 № 5587-У), что упростило правила выдачи денег на счет.

Эти изменения вступили в силу 30 ноября 2020 г:

• в заявлении на выдачу денег указывать размер аванса и период, за который выдаются бухгалтерские суммы, не обязательно. Вы также можете разместить заказ на многократное снятие наличных одному или нескольким сотрудникам.
• организация и индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно установить срок, в течение которого бухгалтер должен сдать авансовый отчет.
• те сотрудники, которые не сообщили о суммах, полученных в прошлом, также имеют право на получение денег. Требование о подаче работником ранее выданных сумм было удалено из пункта 6.3 Инструкции ЦБ от 11 марта 2014 г. 3210-У.
• кроме того, с 2021 года ответственные деньги могут быть переведены на зарплатную карту сотрудника. Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую переводятся деньги, должны быть отражены в приказе директора, либо работник должен записать их в иске об ответственности. А чтобы налоговые органы не решили, что это зарплата сотрудника и не потребовали исчислять НДФЛ с учетной суммы, платежные поручения придется заполнять особым образом. В поле 24 «Название платежа» укажите, что переводимые средства являются бухгалтерскими. Например, вы можете проводить такие разноски, как: предоплата для деловых нужд или предоплата командировочных расходов и т.д.

Поэтому выдача денежных сумм для отчетности может превратиться в головную боль для компании, если не следовать простым, но строгим требованиям законодательства.

Каков порядок отчета по выданным суммам?

Лица, получившие денежные средства на счет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, на который они были освобождены, представить главному бухгалтеру или бухгалтеру (в их отсутствие — начальнику) отчет о потраченных суммах и окончательный баланс по ним.

Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляет сотрудник (самозанятый) с приложением подтверждающих документов (п. 6.3 п. 6 Инструкции № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).

Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 г. 52н.

Ответственное лицо предоставляет информацию в авансовом отчете (ф. 0504505):

• на лицевой стороне — на себя;
• на обороте — графы 1-6 заполнить фактически потраченными им суммами с указанием документов, подтверждающих понесенные расходы.

Документы, прилагаемые к авансовому отчету (форма 0504505), нумеруются отчитывающейся стороной в том порядке, в котором они указаны в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом.

Кроме того, согласно п. 26 ФСБУ «Концептуальные основы» первичный бухгалтерский документ принимается к бухгалтерскому учету при условии, что в нем отражены все реквизиты, требуемые единой формой документа, и если документ подписан руководителем бухгалтерского органа или уполномоченного им лица.

Неизрасходованный остаток суммы отчета подлежит возмещению.

Какие существуют нарушения, если нет авансового отчета?

Если ответственное лицо не представило авансовый отчет в установленный срок, это нарушение кассовой дисциплины. Это нарушение влечет за собой следующие санкции:

• Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение является серьезным нарушением требований бухгалтерского учета и финансовой отчетности и влечет наложение штрафа до 10 000 рублей. В случае повторного нарушения размер штрафа увеличивается до 20 000 рублей. (Статья 15.11 КоАП)
• С точки зрения налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции за неуплату НДФЛ и страховых взносов, задолженность по налогу на прибыль (налог по упрощенному режиму налогообложения). Санкции предусматривают санкцию для организации или индивидуального предпринимателя в размере 20% от суммы дополнительных расходов (статьи 122, 123 ТУИР)

Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:

• отсутствие подтверждающих документов для авансового отчета;
• отсутствие заявок на выдачу профилактического заключения.

Как бухгалтеру проверить отчет

Авансовый отчет своевременно подается в бухгалтерию. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок сдачи отчета, закрепив этот стандарт в своих локальных правовых актах и ​​учетной политике.

После того, как сотрудник сдал в бухгалтерию отчеты о предоплате, необходимо это проверить. Бухгалтер проверяет не только правильность составления документации, но также правильность введенных сумм и их соответствие предъявленным чекам и другим регистрам подтверждения.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую часть отчета и выдает ответственному работнику отрывную квитанцию, подтверждающую сдачу авансовых отчетов.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. В нем отражаются реквизиты документа (номер и дата), информация об организации и ответственном лице, о выданном ему авансе, сводная информация о потраченных средствах и счетах бухгалтерского учета, отражающих их движение и списание, а также информация о выдаче сотруднику завышенного вознаграждения или получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — отрывная квитанция о принятии отчета на проверку. Бухгалтер заполняет его, разрезает и передает бухгалтеру.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Ответственный сотрудник построчно отображает в нем реквизиты документов, которыми он подтверждает произведенные им расходы, а также размер расходов «согласно отчету». А бухгалтер проставляет принятую сумму на учет и счет бухгалтерского учета, на который «повесить» расход.

Отчет подписывается сотрудником, бухгалтером и главным бухгалтером. Затем его передают на согласование менеджеру — соответствующий штамп стоит на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может быть составлен не только в бумажном, но и в электронном виде.

Общие правила

Единого официального вида, регулируемого законом, не существует. Бухгалтер имеет право составить авансовый отчет по единой форме №1. АО-1 или разработать личную форму, утвердив ее заказом.

Документация хранится как в бумажном, так и в электронном формате. Если заполнение учреждения осуществляется в электронном виде, АО подписывается электронной подписью каждым из участников процесса отчетности.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата №55 от 01.08.2001):

1. Отчет формируется в трехдневный срок после истечения срока, на который были выданы учетные средства (должен определяться приказом или приказом), возвращения сотрудника из командировки или выезда сотрудника после больничный при условии, что заранее установленный день возврата подотчета приходится на момент нетрудоспособности.
2. В случае нарушения срока возврата денег авансом работодатель применяет к работнику штрафные санкции, в том числе материальные.
3. Бухгалтер оказывает полную помощь отчитывающемуся лицу в завершении компиляции.
4. Документ, составленный и оформленный по всем правилам, подписывается руководителем организации.
5. К отчету прилагается первичная документация, подтверждающая понесенные расходы (чеки, билеты, банковские выписки, счета-фактуры).

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки доставки зависят от назначения предоплаты:

1. Сотрудник представляет отчет о командировочных расходах в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, с момента выхода на работу отсчитываются три дня (Постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
2. Авансовый отчет о хозяйственных расходах представляется не позднее трех дней после истечения срока, на который выдан аванс (п. 6.3. Распоряжения ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).