Отчет о командировке — образец, пример написания, форма — Центр Про

Отчет о командировке

Закон предусматривает только один вид деловых отношений — авансирование (это правило определено статьей 26 Положения об особенностях направления сотрудников в командировки, утвержденного Постановлением Правительства № 749 от 13.10.2008). Вы можете прочитать, как заполнить предварительный отчет о командировке за 2016 год с примерами, образцами и подробными инструкциями, в нашей статье «Предварительный отчет о командировке».

Все остальные виды отчетов, их форма, порядок и сроки подачи определяются работодателем независимо от собственных нормативных актов.

Документы о результатах проделанной работы

Вся трудовая документация для данного типа отношений разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей работника предоставлять работодателю документы о выполняемой им работе на предприятии поездка.

С этой целью работодатель, руководствуясь положениями статей 8 и 22 ТК РФ, вправе оформить нормативный документ, который обяжет его сотрудников оформлять необходимые документы при возвращении из командировок.

При решении данной проблемы организация может разработать собственные виды документов или использовать существующие унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные постановлением Госкомстата от 01.05.2004 г. 1.

Бланк Т-10

Бланк Т-10а

Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а

В случае использования формы Т-10а заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки делает руководитель подразделения путем внесения краткой записи в форму о том, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель поездки не была достигнута, занятие записывается, что действие не было завершено.

Причины и условия, по которым она не была соблюдена, сотрудник указывает в виде записки на имя генерального директора, который примет соответствующее решение:

• об отправке сотрудника в новую командировку;
• о невозможности новых поездок;
• о принятии дисциплинарных мер в случае халатности работника и др.

Собственные разработки

В случае разработки собственных форм документов работодатель должен предусмотреть порядок их заполнения и отправки, а именно:

• какую информацию и в каком объеме работник должен предоставить работодателю по возвращении;
• срок поставки;
• кому отправлять документы и т д

важно, чтобы сотрудники организации знали требования этих нормативных документов под роспись.

При разработке документов работодатель должен учитывать, что есть категории сотрудников, которых нельзя отправлять в служебные командировки. Это включает:

• беременные женщины;
• работники моложе 18 лет.

Кроме того, есть сотрудники, которые имеют право отказаться от командировки:

• родители-одиночки, воспитывающие детей до 5 лет;
• родители детей младше 3 лет;
• родители детей-инвалидов;
• уход за больными близкими родственниками на основании медицинского заключения.

Данная категория работников должна быть письменно проинформирована об этом праве. Отчеты этих категорий работников допускаются только с их письменного согласия.

Пример отчета о командировке

Работодатель имеет право использовать любой формат документации, в том числе требовать от сотрудников предоставления документов произвольной формы. В следующем документе содержится пример заполнения отчета о поездке и возможность загрузки этого примера.

Финансовые документы о командировках сотрудников организации хранятся в бухгалтерии пять лет, после чего могут быть уничтожены в установленном предприятием порядке (как правило, отчеты сжигаются и об этом составляется акт).

Важные условия для руководства

Любому руководителю стоит учесть, что далеко не всех сотрудников можно отправить в командировку. Чиновники постановили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя отправлять на работу ни при каких обстоятельствах. Хотя эти рабочие не против поездки и дали письменное согласие.

отправлять некоторых специалистов в командировку допустимо только после получения от них письменного согласия. Это включает:

1. Родитель-одиночка, воспитывающий ребенка в возрасте до 5 лет.
2. Родители детей до трех лет.
3. Родители детей-инвалидов.
4. В медовых заключениях работники, ухаживающие за больными родственниками.

Если вы не получите письменного согласия такого специалиста, представители инспекции труда накажут организацию.

Пример краткого отчета о выполнении заданий в командировке

Отчет о деловой поездке служит документальным подтверждением результатов деловой поездки, совершенной физическим лицом. Большинство сотрудников забывают оформить и сдать такой отчет по возвращении из командировки. Я не исключение. Однако такое бездействие в моем случае привело к негативным последствиям.

Наш босс тоже изменился. Новый менеджер начислял командировочные пособия в зависимости от объема командировок, совершенных во время поездки. Так как отчет я вообще не подавал, оплата мне не была предоставлена. После этого я всегда начинал передавать этот документ работодателю. В этой статье я расскажу, как правильно составить отчет о проделанной работе в командировке, а также что указать в этом документе, если поездка оказалась неудачной.

Пример написания отчета по командировке

Действующее российское законодательство предусматривает, что вся информация о деловых поездках, в том числе информация отчетного характера, должна вводиться в специальной форме на форме Т-10а. Большинство руководителей предпочитают эту модель. Однако в зависимости от специфики командировки данная форма может не подойти, так как требуется сбор информации, указание которой в ней не предусмотрено.

В связи с этим законом было предусмотрено, что в случае необходимости могут использоваться произвольные формы отчетности. Ошибка многих подчиненных в том, что они начинают детально расписывать все детали путешествия. В этом нет необходимости, поскольку такой тип документа, как отчет, подразумевает своего рода выжимание из наиболее важной информации. Отчет не должен занимать более одной страницы листа формата А4.

Отчет обязательно должен содержать информацию о сотруднике, отправившемся в командировку, а также о том, какая цель перед ним была поставлена. Кроме того, необходимо подвести итоги поездки, а также записать детали (даты и подписи).

Образец произвольного отчета о командировке

Довольно часто люди в свободной форме пишут отчеты о том, какие задания они выполнили в командировке. Однако если форма документа неофициальная, это вовсе не означает, что его можно оформить каким-либо образом. Такой отчет должен быть составлен по ряду требований. Документ должен содержать следующую информацию:

В 2019 году требования к деловым поездкам были усилены. Вышеуказанные блоки документов нельзя смешивать, и каждый из них должен иметь название. Кроме того, в документе должна быть указана дата его оформления, а также подпись лица, находившегося в командировке, и его начальника.

Образец отчета для случая непродуктивной поездки

Иногда бывает и так, что руководитель отправляет подчиненного в командировку, надеясь на положительный результат, но все идет не по плану. В таких ситуациях сотрудник все равно должен подготовить и подать отчет о командировке. Это связано с тем, что командировки оплачиваются, и если командировка закончилась банкротством не по вине сотрудника, он в любом случае должен получить материальную компенсацию от начальника.

Однако, чтобы убедить руководителя в том, что ничего не получилось из-за обстоятельств, не зависящих от подчиненного, а не из-за его бездействия, необходимо предоставить хорошо оформленный отчет. Также важно, чтобы по прибытии был составлен документ с результатами поездки. Указанная на нем дата указывает, когда был составлен отчет.

также необходимо начать оформление документа о том, что командировка не состоялась, указав соответственно должности, фамилии, имена и отчества руководителя и подчиненного. Кроме того, как и в предыдущем примере краткого отчета о завершении деловой поездки, отображается место, куда было отправлено лицо, а также соответствующая информация о заказе.

Затем указывается цель поездки. Если занятий было несколько, не смешивайте их. Каждую цель необходимо перечислить отдельно, чтобы в результате было понятно, была ли она успешной. Также обращаю ваше внимание на то, что вы не должны забывать присваивать каждому блоку заголовок. Например, вы должны написать такое предложение, как цель поездки, подчеркнуть его, поставить двоеточие и затем перейти к их перечислению с новой строки.

Затем по пунктам указываются и результаты неудачной командировки. В первую очередь записывается последствие определенной цели (например, не был заключен договор), затем краткое объяснение того, почему это произошло и обстоятельства, которые на это повлияли.

Например, в моем случае не удалось разработать документ, так как потенциальные партнеры посчитали предложение бесперспективным и, соответственно, не были заинтересованы в сотрудничестве. Также может быть ряд других непредвиденных событий, вплоть до того, что иностранные коллеги могут просто не явиться на встречу. Задача сотрудника, отправленного в командировку, — сообщить работодателю, что поездка оказалась безрезультатной, и это далеко не его вина.

Требования и структура

Трудовое законодательство не требует, чтобы вы давали задание, и, как следствие, наш пример деловых отношений носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем занимался сотрудник, поэтому они разрабатывают соответствующие местные законы, регулирующие порядок командировок.

Что они обычно пишут? По возможности укажите конкретный результат: заключенный договор или счет, подтверждающий покупку продукции. Рекомендуется использовать краткий отчет о выполнении служебного задания (командировки), пример этого есть в служебном задании. Отправивший подчиненного менеджер проверит, соответствует ли результат поездки поставленной задаче.

Если командировка была длительной, она предполагала решение нескольких задач, поэтому вместо короткой используйте полный отчет о командировке, мы составили пример написания в свободной форме для бюджетной организации. Допустим, сотрудник отправился в удаленный филиал, где должен был провести серию обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. В итоге он напишет, что более половины респондентов успешно прошли тесты после курсов повышения квалификации, заключены договора на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2021?

Отчет о командировке — завершающий этап всей процедуры: от составления приказа о выезде до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен отражать финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Бюджетный отчет должен составлять сотрудник, отправленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается начальником. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница с расходами, превышающими аванс.

Требования к документу

Как правильно составить авансовый отчет, чтобы его приняли при налоговой проверке?

Отчет относится к документам строгой ответственности. Заполняется по форме № АО-1 используется для учета денежных средств, выданных лицу в командировке.

Документ оформляется на бумажном носителе или заполняется в электронном виде.

Обратите внимание, что в новой форме появились только строчки — квитанция от бухгалтера, получившего отчет от сотрудника. В остальном документ не изменился.

Форма и разделы

Как правильно заливать:

• Лицевая сторона — заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информацию о предыдущем авансе.
• На оборотной стороне: указаны даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть задокументированы. Список документов представлен ниже. Их необходимо сохранить и наклеить на отдельный лист формата А4 по прибытии.

Сумма к оплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример авансового отчета на командировку 2020 года:

Пример заполнения раннего отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, заполнившим его. Только после этого отчет может быть передан в бухгалтерию. Проверить правильность заполнения.

Документ должны подписать руководитель компании и главный бухгалтер. Только после этого можно будет перечислить средства, которые работник заплатил за себя.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3-х дней сотрудник должен составить и подать профилактический акт.

Сопроводительные документы

Разрешение нет. 749 от 13.10.2008 г установлен специальный пакет проездных документов:

• Путевка установленного образца. Оформляется для любой командировки на территорию РФ. Форма имеет дату, печать и подпись при выходе из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дату въезда, как и при выезде. Когда сотрудник возвращается, бухгалтерия отмечает дату прибытия.
• Чеки, квитанции об оплате проживания в командировке.
• Чеки, билеты — все расходы, связанные с поездкой к месту деловой поездки и обратно (билеты на поезд, туристическое страхование жизни, проверки платных дорог и т.д.)
• Отчет о командировке заполнен, утвержден начальником.
• Прочие командировочные расходы.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. Когда вы прикрепляете их к отчету о расходах, каждый документ наклеивается на лист формата А4.

В случае нарушения требований или отсутствия оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать понесенные работником расходы. В случае оплаты при налоговой проверке будет наложено нарушение и взыскание.

Бухгалтерия должна внимательно ознакомиться с документами, которые сотрудник предоставляет для подтверждения своих расходов.

Самым распространенным является кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, необходимо предоставить его с квитанцией или квитанцией.

Виды документов, подтверждающих совершенные расходы:

• Кассовый чек — необходим для налоговой проверки, подтверждает оплату. При оформлении чека нужно соблюдать несколько правил. Информация может исчезнуть в случае намокания или длительного пребывания на солнце. Этот чек не может быть приложен к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассы или на кассовом чеке проставляется только общая сумма. В этих случаях необходимо запросить квитанцию.
• Квитанция о продаже: содержит подробное описание бизнес-операции, количество, цену, общую сумму, название организации, дату, подпись и должность лица, заполнившего ее. Авансовый отчет прилагается к банковскому тратту. При отсутствии последнего на ПМ ставится печать продающей организации. Обратите внимание, что сумма и дата в товарном чеке должны совпадать с товарным чеком.
• Формы строгой отчетности. Документ должен содержать имя, реквизиты юридического лица, хозяйственную операцию, цену, сумму, дату, местонахождение и подпись лица, заполнившего его.

Отчетность в свободной форме

Работодатель имеет право использовать любой формат документации, в том числе требовать от сотрудников предоставления документов произвольной формы.

Отчёт о командировке – как составить, пример написания

После завершения командировки сотрудник должен зафиксировать результаты и перечислить затраты, приложив к ним подтверждающие документы. Для этого заполните два типа отчетов: авансовый отчет о командировочных расходах (для бухгалтерского учета) и отчет о завершении командировочной деятельности (для руководства). К ним приложите все документы, касающиеся поездки.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательством предусмотрен только один обязательный вид деловых отношений — аванс. Необходимо аннулировать денежные средства, выданные сотруднику на командировку. В нем сотрудник сообщает о своих расходах во время поездки. Если его расходы превышают полученный аванс, рабочему платят больше за командировку, если меньше, он должен их вернуть.

Транспортные расходы включают:

1. Суточное — этот вид расходов устанавливается нормативными актами и имеет фиксированную сумму для поездок по территории Российской Федерации или за границу.
2. Дорожные расходы — включают покупку билетов до места назначения и возвращения на работу, оплату дорожных расходов на автомобиле, принадлежащем деловому путешественнику (покупка бензина, страховка на случай выезда за границу).
3. Расходы на проживание: оплата гостиницы или аренда дома.
4. Расходы на развлечения — сюда входит оплата сувениров, расходы, необходимые для представления интересов компании.
5. Прочие расходы: оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России, это может быть оплата визы, страховки, получение необходимых разрешений и т.д.

Расходы на проезд и проживание должны быть задокументированы.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо хранить различные билеты, квитанции, договоры аренды и т.д.

Второй тип отчета, который может потребоваться получить от сотрудника, — это отчет о завершении командировки.

В этом документе сотрудник сообщает о решении задач, поставленных в заказе или служебном задании на командировку.

Примечание

Этот отчет о командировке содержит результаты командировки и, в случае невыполнения или частичного достижения целей, указание причин, помешавших выполнению задания.

К нему также прилагаются различные документы или их копии, подтверждающие выполнение заказа. Однако большинство из них не являются финансовыми. Это договоры, заключенные во время поездки, полученные сертификаты или дипломы, документы и так далее

оформлять отчет о командировке необходимо только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае незавершения деятельности этот документ может стать основанием для назначения другой командировки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка не удалась по его вине.

Сроки обоих отчетов о поездке могут отличаться. Для раннего отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о служебном задании также может быть представлен в течение трех дней, но работодатель вправе установить для него другие сроки.

Максимальный срок для составления и предоставления такого отчета менеджеру не должен превышать одного месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Имеется утвержденная форма авансового отчета АО-1 (Постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Он состоит из двух частей. Первая часть содержит:

• название компании, ее ОКПО;
• название самого документа (авансовый отчет);
• дата составления и регистрационный номер этого документа;
• одобрительная надпись с указанием должности начальника, его подписи и даты утверждения;
• данные прикомандированного сотрудника (ФИО, должность, структурное подразделение, штатная численность);
• информация о полученном авансе (его размере и способе выплаты работнику);
• общая сумма фактического расходования денежных средств;
• количество вопросов;
• подписи бухгалтера, который проверил и принял отчет, и главного бухгалтера;
• информация о возврате неизрасходованных денежных средств или доплаты прикомандированному сотруднику.

На обороте сотрудник, заполняющий авансовый отчет, указывает каждую потраченную сумму и информацию о подтверждающем ее документе.

В конце отчета сотрудник, возвращающийся из командировки, ставит свою подпись.

Все расходные документы должны быть оригиналами, копии не допускаются.

Если компания обычно составляет отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также должен быть приложен к отчету о расходах.

Отчет о командировке для руководства компании

Раньше этот тип отчета требовался, но с 2015 года его использование оставлено на усмотрение руководства или владельца организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Этот документ помимо описания самой поездки и ее результатов служит еще и подтверждением местонахождения сотрудника в рабочее время и выполнения поставленных перед ним задач.

Во внутренних документах компании также могут быть предусмотрены случаи, когда нет необходимости заполнять отчет о командировке.

Например, когда сотрудников отправляют подписать документ от имени компании или получить сертификат, необходимый для продолжения работы. Цель поездки считается выполненной, если работник принес с собой необходимый документ.

Важный

В случае неисполнения всех или части служебных обязанностей, помимо отчета о командировке, сотрудник должен составить меморандум с указанием причин неисполнения.

По результатам проверки обоих документов руководство принимает решение о необходимости повторной поездки и степени вины сотрудника в невыполнении задания.

Если несколько сотрудников были отправлены в командировку, они могут составить единый или отдельный отчет о командировке. В этом случае все будет зависеть от целей поездки.

Например, сотрудников отправили посетить выставку или семинар, написать совместный отчет о мероприятии, которое они посетили, и сотрудники, решившие разные проблемы в рамках одной поездки, каждый отчет со своей стороны — юристы по заключенным контрактам и инженеры по установке или проверке поставляемого оборудования.

Этот документ может быть оформлен на бумаге или в электронном виде. При его составлении на бумаге сотрудник распечатывает две копии документа, одну из которых оставляет себе.

Если в компании есть система электронного документооборота и сотрудники имеют электронные подписи, отчет можно заполнить и отправить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в командировку отправлено несколько сотрудников из разных отделов.

После утверждения отчета он фиксируется, копия прилагается к авансовому отчету, если это предусмотрено стандартом бухгалтерского учета.

Пример отчета о командировке

ОДОБРЕННЫЙ

Директор ООО «СветПлюс

Инокентьев Р.Д. (подпись)

20.06.2018

Отчет о командировке

Сотрудник: заместитель начальника отдела маркетинга Прокофьев А.З.

Инструкция: составляем отчет о командировке

Любой отчет подразумевает какой-то отчет о проделанной работе. В данном случае о том, что было сделано в период выполнения служебных обязанностей вне офиса или производства. Вы можете сообщить кратко или подробно — конкретные требования устанавливает работодатель.

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые в командировке и теперь перед вами стоит задача сформировать отчет по нему и вы не очень хорошо понимаете, как его писать, ознакомьтесь с нашими советами — они пригодятся для точного представления Как должен выглядеть этот документ. Также проверьте образец формы — на его основе вы легко сможете создать свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к подробному описанию документа, приведем некоторые общие сведения. Начнем с того, что этот отчет может быть написан в любой форме, либо в единой, либо, если у организации есть свой утвержденный шаблон документа в учетной политике, по типу. Метод формирования отчета должен быть указан в локальных документах компании.

Отчет может быть составлен на обычном листе бумаги любого подходящего размера (желательно А4) или на фирменном бланке — если это требование предусмотрено внутренними нормативными документами компании. Его можно написать от руки или набрать на компьютере (с последующей обязательной печатью).

Безоговорочно должно соблюдаться только одно правило: в протоколе должен быть автограф путешественника, лицо, принявшее отчет (обычно руководитель структурного подразделения), а также директор предприятия (помимо подписи он должен поставить свое решение по отчету).

отчет лучше составлять в двух идентичных экземплярах (если вручную можно сделать «под копирку»), один из которых необходимо сдать руководству, второй на всякий случай оставить вам (отметив принятие копии представителем работодателя).

Оформление результатов проделанной работы

Отчет о поездке и другие документы необходимо предоставить не позднее, чем через 3 дня после возвращения гражданина. Его заполняет не только сотрудник, цели и задачи ставит руководство соответствующего подразделения компании. В принципе, при заполнении такого документа, как отчет о командировке, сложностей возникнуть не должно, пример написания легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к оформлению документа:

• четко описаны цель управления и конкретные задачи;
• соответствующая часть документа составляется самим гражданином и самостоятельно описывает результаты выполнения поставленных задач.

Пример отчета о командировке (письменной) подтверждает выполнение поставленных задач, достижение результата, в нем командировка указывает конкретные данные о проделанной работе во время командировки. Это основное содержание документа, и на его основе необходимо разработать соответствующую форму.

Детали документа, отчет:

• название компании;
• номер и дата составления;
• фамилия, имя, отчество путешественника;
• департамент бизнеса;
• должность сотрудника;
• место назначения: район, город, конкретная компания;
• продолжительность поездки, дату ее начала и окончания;
• основание для направления гражданина: потребность в услуге, план строительства и так далее;
• источник финансирования;
• цель поездки и конкретные обязанности сотрудника;
• подписи начальника отдела и начальника.

Эти разделы заполняются администрацией, сотрудник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.

Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок

Допустим, сводный отчет (отчеты нескольких сотрудников) содержит цели участия сотрудника в командировке, о которых мы говорили выше. В этом случае документ может содержать следующую формулировку:

1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

«По итогам переговоров был подписан контракт на поставку крепежа №2. 1 от 18.02.2020. Копия договора прилагается к отчету».

2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

«Путешественник выступил с презентацией на тему« Энергоэффективность в текстильной промышленности »и получил награду« Лучший спикер »от организаторов конференции».

3. Если целью поездки является проверка деятельности филиала:

«Деловые люди проверили финансовую отчетность Нижегородского филиала за 2019 год, а также ряд первичных документов (согласно перечню, приведенному в Приложении 1 к настоящему отчету). По результатам проверки руководству филиала даны поручения».

4. Если целью поездки является участие в судебном заседании:

«Делегаты получили свидетельские показания по делу №2. A111222333, что позволило суду открыть ряд существенных новых обстоятельств спора. В связи с обнаружением этих обстоятельств и необходимостью проведения сторонами дальнейшего расследования суд назначил новое заседание на 18.04.2020».

Отчет, помимо целей поездки путешественника и связанных с ними результатов, может отражать другую важную информацию.

Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю

Помимо отчета, путешественник должен предоставить в бухгалтерию:

• авансовый отчет (о расходах в командировке);
• квитанции, чеки, проездные документы и др., удостоверяющие платежные карты;
• проездной (если выдан).

Образец и правила составления отчета о командировке

Специальных форм не предусмотрено, поэтому сотрудник может оформить документ в любой форме или на отдельном бланке компании согласно внутреннему регламенту. В тексте должна быть указана следующая информация:

1. ФИО и место нахождения путешественника.
2. Название организации, ее филиала или структурного подразделения, отделения.
3. Продолжительность командировки (количество дней, диапазон дат);
4. Цель, обязанности поездки (устанавливаются на основании рабочего задания).
5. Проведенные встречи (имя, фамилия и должности коллег, название компании).
6. Полученные результаты.
7. Дата отчета.
8. Подпись, транскрипция подписи (фамилия, инициалы).

При заполнении можно использовать готовую форму.

Или воспользуйтесь образцом, адаптировав его к вашей ситуации.

Еще один вариант готовых деловых отношений — ознакомление с литературой, переговоры, подписание договоров о намерениях с партнерами. Все действия сотрудника должны подтверждаться соответствующими документами, которые указаны в приложениях.

Собственные разработки

Если работодатель решил, что отчет о командировке является обязательным и собирается разработать свои правила, у него должна быть подробная процедура заполнения и подачи документов, а именно:

• какую информацию и в каком объеме работник должен предоставить работодателю по возвращении;
• когда их предоставлять;
• какую форму взять (желательно подготовить пример краткого отчета об исполнении служебного задания в командировке, на котором сотрудники могут сосредоточиться);
• кому передать и так далее

При разработке документов работодатель должен учитывать, что есть категории сотрудников, которых нельзя отправлять в служебные командировки. Это включает:

• беременные женщины;
• работники моложе 18 лет.

Кроме того, есть сотрудники, которые имеют право отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом месте. Высылка этих категорий сотрудников допускается только с их письменного согласия. В «преференциальные условия» входят:

• родители-одиночки, воспитывающие детей до 5 лет;
• родители детей младше 3 лет;
• родители детей-инвалидов;
• уход за больными близкими родственниками на основании медицинского заключения.

Эту категорию работников следует письменно проинформировать о возможности отказа в командировке.

ВАЖНО: Убедитесь, что сотрудники осведомлены о требованиях всех подписываемых нормативных документов организации.

Срок и порядок сдачи отчета по командировке

Подготовка к командировке начинается рано: руководитель ставит цели и дает письменные и устные инструкции. Достижение этих целей, подтверждение выполненных работ должно быть отражено в отчете.

Шаг 1. Составление служебного задания

Еще до отправки сотрудника в командировку менеджер ставит цели командировки, которые можно записать в письменной форме, чтобы потом их можно было перенести в отчет. Как правило, они регистрируются в служебном задании, которое оформляется по форме № Т 10-ао в любом виде. Фактически, в этом документе отражена та же информация, что и в отчете: полное имя путешественника, дата поездки, цели и т.д.

Шаг 2. Составление отчета о командировке

Поэтому сотрудник должен нести ответственность за достижение поставленных целей, и недостаточно просто написать «Выполнено». Как правило, менеджер запрашивает подробное описание действий, например: «Я провел переговоры с Ф.И.О партнера и подписал рамочное соглашение о сотрудничестве».

Акт должен быть составлен сразу после возвращения из командировки. Обычно на это отводится 3-5 рабочих дней, после чего сотрудник обязан явиться руководителю. Конкретный период зависит от правил компании, но в любом случае не должен превышать 30 календарных дней.

Документ, как правило, оформляется в печатном виде, реже — в рукописном виде. Рекомендуется, чтобы сотрудник составил 2 оригинала, один из которых должен быть передан руководителю, а второй сохранен для любых разъяснений по любой информации, касающейся поездки.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчета о результатах командировки, сотрудник должен будет сообщить о понесенных расходах. Помните, что при отправке специалистов работодатель обязан внести аванс на командировочные расходы.

Этот аванс выплачивается:

1. Оплата проезда к месту выполнения служебного задания.
2. Сдам жилплощадь для командировки. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
3. Туристический сбор, если работник направляется на территорию РФ, за время пребывания в котором необходимо будет уплатить туристический сбор.
4. Ежедневные расходы на компенсацию неудобств сотрудника, проживающего за пределами основного места жительства.
5. Остальные расходы согласовываются с менеджером. Например, покупка учебных пособий, оплата сертификатов и других услуг.

При подаче авансового отчета в бухгалтерию необходимо предоставить подтверждающие документы: чеки, квитанции, билеты, счета-фактуры и другие документы.

Применение отчета Т-10а: нюансы

Алгоритм применения данного отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общепринятой можно назвать следующую схему подачи документов:

1. Решение о командировке (плановой или внеплановой) принимается руководством (директором или непосредственным руководителем туриста) и оформляется документально в установленном порядке.

2. Сотруднику, которого вы решили отправить в дорогу, отправляется напоминание о необходимости подготовки к отъезду.

Можно отметить, что документального согласия сотрудника на командировку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.

3. Задание на обслуживание в форме T-10a завершено с точки зрения целей, информации о поездках, работодателя и сотрудника. Документ в этой части заполняется и подписывается директором и непосредственным руководителем сотрудника.

4. На основании формы T-10a выдается приказ директора компании отправить сотрудника в дорогу и выдается проездной сертификат (опять же, если требуется местным законодательством, поскольку, как и рассматриваемый отчет, не является обязательным документом).

5. По окончании командировки сотрудник заполняет отчет о достижении поставленных целей. В документе непосредственный руководитель командировочного отражает оценку результатов работы подчиненного и заверяется подписью.

Следовательно, рассматриваемый документ, в отличие от многих других внутренних отчетов компании, не может быть заполнен одним сотрудником.