Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2022 года

Форма трудовой книжки

В новой форме трудовой книжки стало меньше разворотов, в которых отражается информация о премии, но больше разворотов, в которые заносится информация о работе. Как изменилась структура трудовой книжки (вкладыша) — покажем в таблице.

Содержание	Эра (развороты)	стало (инверсии)
Информация о вакансии (книга вакансий)	10	14
Информация о вознаграждении (рабочая тетрадь)	10	7
Информация о вакансии (вставить)	девять	12
Информация о призах (вставить)	восемь	5

Порядок ведения трудовой книжки

Офицерам по кадрам следует учесть следующие изменения в этом разделе.

Добавлены пояснения по удаленной работе. По запросу удаленного работника работодатель должен внести информацию о его трудовой деятельности в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы работа была в кадровом офисе, даже если это может быть отправлено заказным письмом с уведомлением (п.2 Порядка).

Согласно пункту 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут производиться полностью или частично с использованием технических средств — штампа (печати).

В разделе 2 «Сбор информации о сотрудниках» Порядка только сказано, что изменение (добавление) на титульном листе трудовой книжки записей о новом полученном обучении осуществляется путем интеграции существующих записей (если они уже существуют) или путем заполнение соответствующих строк без удаления ранее введенных записей (стр. 8 Порядок). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» есть уточнение: наименования видов и уровней образования, внесенных в документ, даются в соответствии с действующим законодательством об образовании (общее основное, общее среднее, среднее специальное, высшее (диплом, специализация, магистр, высшая квалификация)). Такая регистрация может производиться только на основании документов об образовании — аттестата, аттестата, диплома (пп. «В» п. 28 Порядка).

А вот незаконченное образование соответствующего уровня не будет занесено — в Порядке информации об этом нет.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификацию, награды работодатель должен занести в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня мероприятия, а при увольнении — со дня увольнения. Регистрация осуществляется на основании ранее выданного положения (о допуске, переводе, награждении и т.д.) или квалификационного документа и должна точно соответствовать тексту этого приказа, документа (пункт 9 Порядка).

К сведению: информацию о санкциях нельзя заносить в трудовую книжку, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Статья 11 Порядка регулирует особенности завершения работы по совместительству. По желанию такого сотрудника включение в документ сведений о работе по совместительству может осуществляться на основном рабочем месте при условии предоставления документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если необходимо зарегистрировать работу неполный рабочий день и сотрудник не работает, он может связаться с работодателем, у которого он работал неполный рабочий день, для регистрации.

Работодатель может вносить в трудовую книжку элементы подработки, перевода и увольнения как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно с приемом и увольнением) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и увольнении расторжение настоящего трудового договора.

Если работник до получения постоянной работы работал неполный рабочий день в другом месте, последний работодатель может записать это в трудовую книжку этого сотрудника.

То есть «постоянный» работодатель вправе вносить записи о работе по совместительству в трудовую книжку штатного сотрудника при условии предоставления подтверждающих документов. Но работодатель по месту агрегирования также имеет право внести соответствующую информацию в «трудовик.

Обращается внимание на статью 14 Порядка, которая регулирует ведение так называемых служебных книжек. Таким образом, реестры профессиональной служебной деятельности в форме государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

Сведения о занятости, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек требуется соответствующими федеральными законами.

количество «премиальных» спредов уменьшилось, но материализовалась выдача информации о премиях (поощрениях) за трудовые заслуги. В трудовую книжку внесена информация о назначении: государственные награды, в том числе присвоение почетных званий; благодарности Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных и региональных властей, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетные грамоты, значки, значки, дипломы работодателя, а также иные виды поощрения, предусмотренные законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и дисциплинарными правилами (пункт 25 Порядка).

Также процедура проясняет ситуацию, когда организация была переименована и запись об этом в трудовой книжке оказалась ошибочной.

Поэтому в случае признания акта об увольнении или переводе на другую работу недействительным, работнику по письменному запросу выдается дубликат трудовой книжки на том рабочем месте, где допущена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, кроме неверного, а неточность заменяется правильной формулировкой.

В случае реорганизации организации, сделавшей неверную или неточную регистрацию, исправление вносит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации работодатель исправляет ситуацию на новом рабочем месте или рабочем месте, на последнем из которых была произведена регистрация трудовая книжка на основании соответствующего документа (п. 30 Постановления).

Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления

Отчет по форме СЗВ-ТД для передачи в ПФР

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать отчеты в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД (Постановление Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет собственную базу данных о занятости.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может подать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, отчет необходимо подавать в электронном формате.

Модуль СЗВ-ТД

Модуль СЗВ-ТД содержит:

• сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
• персональные данные сотрудника: имя и фамилия, СНИЛС;
• информация о кадровом мероприятии: дата, вид мероприятия, место проведения, порядковый номер, статья ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или представление сотрудником одного из типов вопросов, указанных в пункте 2 ниже.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида деятельности персонала (п. 2.5 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форма должна быть отправлена ​​не позднее следующего рабочего дня:

• когда вы нанимаете сотрудника;
• когда вы увольняете сотрудника

Форма должна быть отправлена ​​до 15 числа следующего месяца:

• при переводе сотрудника на другую постоянную работу;
• при подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки работодателем;
• когда сотрудник запрашивает информацию о вакансии в форме STD-R (подробнее об этом мы поговорим ниже).

Кроме того, работодатели должны были подать специальный отчет в SZV-TD до 15 февраля 2021 года. Он распространяется на сотрудников, нанятых в 2019 году или ранее, которые не участвовали в мероприятиях по подбору персонала в течение 2020 и января 2021 года.

Выяснилось, что у таких сотрудников не было оснований для прохождения СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021, а информация о них вообще не попадала в электронную базу ПФР. Чтобы восполнить пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были предоставить в СЗВ-ТД отчет с информацией об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020 года до 15 февраля 2021 года.

За нарушение сроков подачи формы СЗВ-ТД или предоставление недостоверной информации ответственным должностным лицам выносится предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили крайний срок, отправьте отчет как можно скорее.

Отчет по форме СТД-Р для передачи работнику

Если сотрудник выбирает себе электронную трудовую книжку, с этого момента вся информация о его трудовой деятельности будет формироваться в базе данных ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего трудового стажа и профессионального опыта в бумажной форме.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставлять работникам информацию об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20 января 2020 г. 23н в следующем порядке:

• при увольнении — день увольнения;
• по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней с момента запроса.

Модуль STD-R

Форма STD-R содержит практически те же данные, что и SZV-TD: информация о корпоративных, служебных и личных событиях. Отличается только период, за который были собраны данные.

СЗВ-ТД необходимо доставить либо сразу после штатного мероприятия, если это прием или увольнение, либо в конце месяца в других случаях. Следовательно, в SZV-TD будет одно последнее личное событие или информация за последний месяц. А в форме STD-R вам необходимо включить информацию обо всех связанных с работой кадровых действиях для этого работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму STD-R только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто еще не перешел на новый формат, подтвердят, как и прежде, свой стаж и опыт с записями в бумажной рабочей тетради.

КАКИЕ НОВШЕСТВА ОЖИДАЮТ НАС С 1 СЕНТЯБРЯ?

Что меняется в форме трудовых книжек

1. Фактически в целом формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденные Порядком, претерпели незначительные изменения, а существующие совершенно несущественны:

• Титульная страница:

— для обозначения профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предоставляется одна. Так что новую профессию или специальность, полученную работником, некуда будет вводить;

— в строке «Дата заполнения» больше нет мест, предрасположенных для указания даты, месяца (открытым текстом) и года — только чистая строка, где дату необходимо указывать численно в формате «XX.XX. XXXX»;

• Раздел «Информация о работе»:

— количество разворотов разделов увеличено с 10 до 14;

• Раздел «Информация о награде»:

— количество разворотов разделов уменьшено с 10 до 7;

— в графе 3 вместо множественного числа («Информация о бонусах (поощрениях)») использовано единственное («Информация о бонусах (поощрениях)»);

• Вставить в книгу:

— нет крышки для вставки;

— установлено 12 спредов для информации о приеме на работу, 5 — для информации о вознаграждении;

• Нумерация модулей:

— ни в виде книги, ни в виде вкладыша, приведенного в Порядке, нет указания (!) их серии и их номеров.

2. Как и раньше, рабочая тетрадь и листы-вкладыши должны храниться у работодателей как документы строгой ответственности и выдаваться руководителю по его просьбе. В конце каждого месяца менеджер обязан предоставлять бухгалтерии отчет о наличии бланков и полученных сумм по выданным трудовым книжкам и вкладышам в них, с приложением порядка получения кассового аппарата организации.

Очень странный факт: в новом нормативном документе не учтено то обстоятельство, что сейчас подавляющее большинство работодателей не имеют наличных платежей и не могут иметь сборы из-за отсутствия кассы.

3. Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее, поврежденные при заполнении, как и прежде, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и без возложения материальной ответственности на работника, испорчившего бланк строгой ответственности.

Что меняется в формах регистрационных книг

1. Как и прежде, работодатели будут обязаны вести учет как самих рабочих тетрадей, так и содержащихся в них вкладышей, а также рабочей книги и вкладышей.

2. Меняются не сами формы, а порядок их утверждения. Модули, используемые сегодня:

• книга доходов и расходов для учета модулей трудовой книжки и вкладыш в нее и

• бухгалтерская книга для ведения трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября нам необходимо поддерживать:

1. Учет форм трудовой книжки и включение в нее;

2. Учет трудовых книжек и вкладышей в них —

при этом конкретные названия книг или журналов, а также их формы, работодатели должны будут разработать сами, устанавливаются только обязательные элементы регистрации:

• при учете бланков книг и вкладышей необходимо будет фиксировать информацию обо всех операциях, связанных с приемом и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого белья;

• при учете трудовых книжек и вкладышей — указать:

— трудовые книжки, принимаемые сотрудниками при приеме на работу — конечно, только те сотрудники, у которых еще ведутся трудовые книжки, а также

— трудовые книжки и вкладыши в них, выданные повторно сотрудникам (т е дубликаты, новые книги взамен отсутствующих сотруднику и вкладыши) с указанием их серий и номеров.

3. Как и прежде, эти книги (или журналы) должны быть пронумерованы, связаны, заверены подписью руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (если есть).

4. Нет никакого абсурдного обязательства запечатать их сургучной печатью или запечатать их в Ордене — что нам может только понравиться.

Что меняется в ведении трудовых книжек

1. Изменения в главу 49.1 ТК РФ, согласно которой ведется трудовая книжка удаленного работника, учтены:

• по вашему запросу;

• при условии предоставления работником работодателю (в том числе путем отправки заказным письмом с уведомлением о вручении).

Конечно, это только для тех случаев, когда у сотрудника ведется трудовая книжка.

2. Записи в рабочих тетрадях теперь можно делать законно, полностью или частично, с использованием технических средств путем переноса красителей на принтере или в виде штампа.

3. Существует крайний срок для оформления любой регистрации (кроме протокола об увольнении): в течение пяти рабочих дней (запись об увольнении — день увольнения).

4. Уточнено, что структурное подразделение указывается в трудовой книжке, если условие для работы в конкретном структурном подразделении указано в трудовом договоре (в Инструкции указано «существенное условие», но работа в России Федерация не предусматривает таких условий).

5. Установлено правило для закрепления в трудовой книжке преобразования временного перевода на другую постоянную работу. В этом случае в трудовой книжке делается следующая запись:

6. Урегулирован порядок постановки на работу по совместительству, который вводится по заявлению работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если сотруднику необходимо зарегистрировать работу неполный рабочий день и в настоящее время он не работает ни у одного работодателя, ему следует связаться с работодателем, у которого он работал неполный рабочий день — это совершенно новая практика, когда работодатели могут вносить записи в трудовые книжки сотрудников, работающих неполный рабочий день время сотрудников.

Учет приема на работу, перевода и увольнения по совместительству может производиться как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно с приемом и увольнением) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и расторжении настоящего трудового договора.

было указано, что регистрация работы по совместительству также производится в тех случаях, когда она происходила до приема на работу у работодателя, работа которого является основной для работника, — раньше этого не делалось.

7. Пункт 12 Порядка производит странное впечатление: в первом абзаце сказано, что в разделах «Информация о работе» и «Информация об оплате труда» трудовой книжки не вносятся неточные, неверные или иным образом недействительные записи, ранее внесенные разрешено. В нем также говорится, что «таким же образом акт об увольнении, переводе на другую постоянную работу признается недействительным, если увольнение или перевод признаны незаконными работодателем, надзорным органом, решением трудовых споров или суд и восстановление на прежней работе или изменение формулировки причины увольнения».

Проблема в том, что не установлен именно порядок… Кроме обязательства запретить зачеркивание… Нам кажется, что в документе отсутствует абзац.

8. Даны специальные инструкции по учету профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и иных видов государственной службы, установленных федеральным законом. Они, как указано в Порядке, оформляются в трудовой книжке по месту работы с учетом положений федеральных законов по данному вопросу, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок передачи государственной функции.

Что меняется в оформлении дубликата

1. Подробно описана процедура заполнения титульного листа — не очень понятно зачем, так как заполняется он так же, как и рабочая тетрадь.

2. Больше не нужно указывать продолжительность непрерывного трудового стажа, достаточно ввести документально подтвержденную информацию об общем трудовом стаже сотрудника до прихода на работу к данному работодателю. Это подтверждение может быть, в частности, STD согласно модулям STD-R и STD-PFR.

3. Работодатель теперь обязан помогать работнику в получении документов, подтверждающих его трудовой стаж, только в том случае, если потеря трудовой книжки произошла по вине работодателя.

4. Информация о вакансии и вознаграждения (поощрения), которые были внесены в трудовую книжку на последнем месте работы, вводятся — так как в большинстве случаев вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат, этот абзац кажется несколько странным.

Что меняется в оформлении вкладыша

1. Подчеркнуто, что вкладыш в трудовую книжку является ее неотъемлемой частью.

2. Установлено, что если на титульном листе нет места для записи выпуска следующего вкладыша, это замечание должно быть сделано на титульном листе первого вкладыша.

Что меняется в порядке выдачи трудовой книжки работнику

1. Дублирование положения ст. 62 ТК РФ о выдаче работнику трудовой книжки для оформления пенсии — «в целях его обязательного социального страхования (пенсии)».

2. Установлен крайний срок для выдачи трудовой книжки работнику, подавшему заявление для работодателя о предоставлении ему СТД: книжка должна быть выдана в течение трех рабочих дней с даты подачи такого заявления, но не позднее указанного срока день увольнения.

3. Обычно в трудовой книжке в таких случаях устанавливаются формулировки:

4. Но остается вопрос, нужно ли удостоверять такой акт так же, как и акт об увольнении. Однако, если вы следуете правилу буквального соблюдения нормативных требований, вам не следует сертифицировать запись, поскольку это требование не предусмотрено Процедурой.

5. Завершена процедура выдачи разрешения на работу в случае смерти работника. Сделав в нем соответствующую запись, трудовая книжка:

• выдано под расписку на руки члена семьи сотрудника, предъявившего свидетельство о смерти, или

• отправлено по почте по письменному запросу одного из родственников.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные книги для работодателя.

Во-первых, до 31.10.2020 года работники должны быть письменно проинформированы о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве на ведение трудовой книжки (подробнее об этом ниже).

Загрузите пример уведомления сотрудника здесь.

ВАЖНЫЙ! Уведомление о переходе на электронную работу должно быть персональным. Чиновники не разрешают создавать общий документ, в котором прописано, что все сотрудники должны подписывать знания.

И самое главное, необходимо фиксировать факт согласия каждого сотрудника на отказ от бумажной работы или, наоборот, его желание сохранить документ в обычном виде. Для этого необходимо будет собрать у сотрудников соответствующие ведомости. Форма произвольная. Формы проще подготовить и позволить сотрудникам их заполнять.

ВАЖНЫЙ! Заявление необходимо подавать в любом случае: если сотрудник принимает электронную работу и хочет ли он оставить бумажную. Вы можете найти формы для этих заявлений здесь.

эти декларации необходимо собрать до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, был болен (по другим причинам см. Пункт 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ), он может подать заявление позже, и работодатель должен продолжать хранить его в традиционной бумажной форме.

Во-вторых, новый отчет SZV-TD должен быть подан в ПФР.

В 2020 году необходимо отчитываться только за те месяцы, в которых произошли перемещения персонала или возникновение вопросов сотрудниками о выборе между электронными и бумажными книгами.

Изначально на 2020 год срок отправки отчета, общий для всех кадровых событий, был установлен до 15 числа следующего месяца. Однако вспышка коронавируса внесла свои коррективы. Крайний срок подачи отчета для нанятых и уволенных сотрудников с 1 по 27 апреля был установлен на 28 апреля 2020 года. Кроме того, об этих двух личных событиях необходимо сообщить не позднее рабочего дня после выдачи соответствующего приказа. Для других мероприятий (трансферы, акции и т.д.) ирайний срок подачи формы не изменился (15 число следующего месяца).

Эта процедура будет продолжена в последующие годы. Фактически это было запланировано с 01.01.2021. Именно из-за вируса они были введены ранее.

Запасаться модулями для доставки СЗВ-ТД не нужно. Отчеты могут быть автоматически созданы с использованием соответствующего программного обеспечения, например, от 1С или других поставщиков программного обеспечения для бухгалтерского учета и персонала. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, в течение 2020 года необходимо будет внести изменения в местные правила, изменить коллективные договоры и контракты, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Возможно, вам понадобится какое-то регулирование самого алгоритма для перехода на электронные книги, LNA о том, как вы будете хранить электронные книги.

Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК

Как известно, если сотрудник решит перейти на ETC, работодатель должен предоставить ему трудовую книжку. Однако ранее срок выполнения этого обязательства не устанавливался.

Специалисты Минтруда дали противоречивые объяснения. В свое время официальные лица заявили, что печатная книга должна быть возвращена в день подачи заявки на электронный коммутатор. Поэтому они посоветовали вернуть его не позднее, чем через три рабочих дня с момента получения заявления. Потом снова передумали (см. «Когда нужно выпустить бумажную работу тем, кто выбрал электронику: Минтруд изменил позицию »).

В аннотированном постановлении четко указано, что бумажная книжка должна быть доставлена ​​не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления о переходе на ETC. Процедура регистрации в этом случае описана в п. 35 Постановления No. 320н.

СПРАВКА

В настоящее время форма и порядок заполнения трудовой книжки регулируются двумя нормативными актами. Так, форма самой книги, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. 225 и инструкция по составлению приказом Минтруда п. 69 от 10.10.03. В 2008 году в Трудовой кодекс внесены изменения, разрешающие уполномоченному федеральному органу исполнительной власти утверждать форму, порядок хранения и архивирования трудовых книжек (ст. 66 ТК РФ). Руководствуясь этим правилом, Минтруд утвердил новую форму, а также порядок сохранения и сохранения трудовой книжки, которая вступит в силу с 1 сентября 2021 года. 69. В то же время Постановление Правительства №. 255 еще не отменено.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму

До 1 июля 2020 года все работодатели должны уведомить каждого сотрудника о том, что:

• информация об опыте работы теперь будет архивироваться ПФР в электронном формате;
• сотрудники имеют право выбирать, как работодатель будет вести трудовую книжку.

важно не забывать о тех, кого «по факту» нет в офисе: о тех, кто в декрете, сотрудниках в отпуске за свой счет. Информировать индивидуальных подрядчиков о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору, трудовые книжки по ним не ведутся.

Единой формы уведомления нет. Следовательно, вы сами можете «изобрести» форму.

В уведомлении попросите сотрудников принять решение и подать заявку на конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не имеете права требовать более быстрого решения. Работник имеет право определиться до конца 2020 года.

Пример уведомления о переходе на электронные книги с 2020 г

СОВЕТ

Распечатайте уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр отдайте сотруднику, а второй храните под своей подписью. Это подтвердит, что вы сообщили работнику. Вы также можете использовать электронную почту или мгновенные сообщения для уведомлений. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.

Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении оставить трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант — подготовить шаблоны уведомлений и отправить их сотрудникам вместе с уведомлением из шага 1. Существует два возможных варианта применения:

• справка о сохранении трудовой книжки;
• заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Пример заявления сотрудника об отказе от трудовой книжки

Если человек не пишет никаких вопросов, необходимо продолжать вести трудовую книжку. Каждый имеет право в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронику. Если вы отказываетесь от использования бумажной книги, документ необходимо передать работнику на хранение.

Шаг 3: Проверьте бумажные трудовые книжки

Прежде чем переходить к ведению трудовых книжек в электронном формате, обратите внимание на бумажные трудовые книжки — лучше проверить правильность их заполнения. За что? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения должны будут отражаться в новых отношениях СЗВ-ТД.

Что именно проверять в действующих бумажных рабочих тетрадях? Вот ориентиры, которые стоит проверить:

• Персональные данные сотрудников (ФИО, дата рождения, образование, специальность);
• Даты назначений, переводов и увольнений;
• Названия компаний и должности;
• Наличие пломб;
• Требования приказов о назначениях и увольнениях;
• Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
• Наличие записей о переводах;
• Оформление увольнительных записок.

Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность: подавать в ПФР информацию о трудоустройстве по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет необходимо подать, если произошли изменения в штате или если сотрудник подал заявление о том, как вести трудовую книжку в 2021 году. Отправьте форму впервые до 15 числа месяца, следующего за месяцем в котором вы участвуете, произошло одно из следующих событий:

• компания наняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
• работник ходатайствовал о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Организация приняла на работу нового сотрудника в январе 2020 года. В такой ситуации необходимо отправить информацию о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной день, суббота).

Стоит отметить, что работодатели, насчитывающие более 24 человек, обязаны подавать отчет в ПФР через Интернет. Если в штате меньше людей, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 года надо сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если количество человек 10 и более. Поэтому, если у вас есть от 10 до 24 человек, проще сразу поставить электронную подпись и сообщить в ПФР в электронном виде.

Шаг 6: Заведите специальный ящик электронной почты

Получите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что работодатели обязаны предоставлять информацию о трудовой деятельности сотрудников на основании их вопросов с 2020 года не только в бумажном, но и в электронном виде. В этом случае работник должен иметь возможность отправить работодателю запрос об экстрадиции по электронной почте. Эти правила закреплены в новой статье 66.1 Трудового кодекса. Для этого требуется адрес электронной почты компании, на который сотрудники могут отправлять заявки.

Шаг 7: Измените внутренние документы по кадрам

Ознакомьтесь с внутренними документами компании, где разъясняется порядок работы с бухгалтерскими книгами. В правилах внутреннего трудового распорядка обновить разделы «Набор» и «Предоставление информации о работе». Они должны зарегистрировать нововведения новой редакции ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Наем и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию осуществляется на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от соискателя:

• трудовая книжка и (или) сведения о занятости, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству ;
• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• диплом или иной документ о полученном образовании (полном или незаконченном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, подтверждающий регистрацию в системе персонализированного индивидуального учета, в том числе в виде электронного документа, или страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
• военно-регистрационные документы — для лиц, несущих военную службу, и лиц, подлежащих призыву.

Как и где должны храниться ТК

Правила ведения и сохранения трудовых книжек устанавливаются законодателем, задача работодателя не ограничивается только правильным составлением, обеспечение сохранности этого документа крайне важно. Работодатель оформляет приказ о том, где хранятся трудовые книжки, также указывает ответственное лицо: должность и ФИО. Не запрещено оформлять два отдельных заказа. Обязательная форма заказа законодательно не установлена.

установлено, что деловые книги необходимо хранить в специально отведенном безопасном месте. Обычно для этого выбирают поднос или ящик в железном шкафу или сейфе. В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 г. 320н работодатель ведет два отдельных журнала. Первый — оформить бланки трудовой книжки с указанием серии и номера. Во второй записываются книги, полученные вновь нанятыми рабочими. Модули для обоих журналов не устанавливаются. Работодатель имеет право разработать собственную версию для использования.

Ведение трудовой книжки изменилось существенно

Уточняются требования к чернилам и их цвету, которыми выполняются надписи: чернила должны быть устойчивы к воздействию легкой воды (паста, лак, гель черного, синего или пурпурного цвета). Данная спецификация требований не нарушает устную традицию кадровиков вводить информацию о незаконном трудоустройстве только в отношении умершего сотрудника или сотрудника, взятого «на карандаш», тем самым сигнализируя о своей ненадежности другому сотруднику кадрового агентства такой рекорд.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, даже при получении разной квалификации, уточнено и исключает удаление информации об образовании.

Нумерация записей информации о произведении уже проставляется при указании полного наименования организации. Другими словами, порядковый номер записи и дата приема на работу заносятся в строку, содержащую имя (согласно уставу) работодателя.

Предоставление отпуска, класс, категория, классный чин и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации должны быть указаны в разделе 3 «Информация о трудоустройстве».

Временный перевод на другую работу, который стал бессрочным, также должен быть занесен в трудовую книжку, независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство этого перевода.

Информация о подработке по-прежнему вводится только по запросу сотрудника. Кроме того, эту информацию можно вводить как в хронологическом порядке, так и по блокам (одновременно с приемом на работу и увольнением), даже в тех случаях, когда работа на условиях неполного рабочего времени имела место до приема на работу в главный офис.

Реестры профессиональных достижений изменили свой алгоритм и условия, обеспечивая выполнение требований соответствующих законодательных положений и других правовых актов.

В журналах учета увольнений сотрудников отражаются особенности не только причин увольнения, но и наличия выплачиваемых ими пособий, с обязательной регистрацией в трудовой книжке законодательных причин увольнения, выплатой пособий: ссылки как на Трудовой кодекс и другой федеральный закон, приговор суда.

В информации о награде в обязательном порядке отражаются почетные грамоты, значки, дипломы, выданные работодателем, а также другие виды поощрения работников в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, уставом, дисциплинарным регламентом, коллективным договором.

Причины внесения информации в трудовую книжку часто отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем необходимо проанализировать действующие с работодателем документы и внести в них соответствующие изменения.

Порядок выдачи трудовой книжки

В случае увольнения работника отметки, сделанные в его трудовой книжке, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовой книжки, с печатью работодателя (кадровой службы) при ее наличии (п процедура). Но нет условия для обязательного заверения информации, внесенной с подписью сотрудника. Но помните, что согласно пункту 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книжке для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьи 34 — 36 Порядка устанавливают сроки, в течение которых работодатель обязан передать работнику трудовую книжку. При увольнении — последний день работы (с приложением отметки об увольнении). При поступлении сотрудником заявления о выпуске или заявления о переходе на электронный «трудовик» — в течение 3 рабочих дней.

Изменение порядка ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) при соблюдении следующих условий:

• сотрудник проработал у него более 5 дней;
• работа на этого работодателя является основной для работника;
• ситуация не попадает в случаи, когда в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом трудовая книжка работника не ведется.

Ожидается, что по запросу удаленного работника информация о его трудовой деятельности будет внесена в трудовую книжку по представлению работника (также путем отправки заказным письмом с уведомлением).